Bạn đã bao giờ cố gắng sao chép văn bản từ file PDF nhưng lại bị kẹt, loay hoay mãi vẫn không sao chép được chưa? Đó thực sự là trải nghiệm rất dễ gây bực mình, nhất là khi bạn cần thông tin đó gấp.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do vì sao lại xảy ra tình trạng đó và cách khắc phục hiệu quả.
PDF và những đặc điểm “khó nhằn” của chúng
PDF, hay Định dạng Tài liệu Di động, là một loại tệp được thiết kế để hiển thị tài liệu đồng nhất trên mọi thiết bị.
Tuy nhiên, chính sự đồng nhất này đôi khi lại gây rắc rối. Có lúc bạn cố gắng sao chép văn bản từ một file PDF nhưng lại bị chặn. Đó là vì PDF không chỉ đơn thuần là nội dung chữ mà còn được tạo ra để giữ nguyên bố cục trang tài liệu.
Định dạng này rất tuyệt để xem tài liệu đúng như ý định ban đầu, nhưng lại không phải lúc nào cũng thuận tiện khi bạn muốn trích xuất văn bản.
Những lý do phổ biến khiến bạn không thể sao chép văn bản từ PDF
Để hiểu vì sao bạn không thể sao chép chữ từ PDF, hãy bắt đầu từ những nguyên nhân thường gặp nhất. Cùng điểm qua từng lý do dưới đây.
Văn bản thực chất là hình ảnh
Đôi khi, trong một file PDF, những gì trông như văn bản thực ra chỉ là một bức ảnh chụp lại. Điều này gây khó khăn vì khi bạn cố chọn và sao chép “chữ”, sẽ chẳng có gì xảy ra.
Nó tương tự như việc sao chép chữ từ một ảnh chụp màn hình. Dù bạn có cố gắng thế nào cũng không thể bôi đen hay kéo để sao chép được. Đây là vấn đề rất phổ biến, dễ khiến nhiều người nhầm lẫn vì nhìn thì giống chữ nhưng lại không hề thao tác được.
Cài đặt bảo mật
Người tạo ra file PDF có thể đặt khoá cho tài liệu của họ để bảo vệ bản quyền hoặc thông tin riêng tư. Lúc này, PDF trở thành một file được bảo mật.
Điều này đồng nghĩa bạn không thể dùng các phím tắt quen thuộc như ctrl + c để sao chép hay ctrl + v để dán. Tài liệu gần như bị “khóa cứng” trong một chế độ đặc biệt, ngăn bạn sao chép nội dung bên trong.
Tập tin bị lỗi hoặc hỏng
Một nguyên nhân khác khiến bạn gặp khó khăn là khi file PDF bị hỏng hoặc gặp lỗi. Điều này có thể làm rối loạn cách tài liệu hoạt động, bao gồm cả khả năng chọn và sao chép chữ.
Giống như đọc một quyển sách mà các trang đều bị mờ; bạn có thể nhìn thấy chữ nhưng không sao đọc nổi.
Giới hạn kỹ thuật và sự cố phần mềm
Đôi khi, vấn đề lại không nằm ở chính file PDF mà xuất phát từ các công cụ hoặc hệ thống bạn đang sử dụng.
Trình đọc PDF lỗi thời
Sử dụng phiên bản cũ của một trình đọc PDF, như Adobe Reader hay Acrobat Reader, có thể gây ra đủ kiểu sự cố. Những phiên bản cũ này có thể thiếu các tính năng hoặc bản vá mới nhất, khiến việc sao chép văn bản từ PDF trở nên khó khăn. Vì vậy, hãy luôn cập nhật phần mềm để tránh những rắc rối không đáng có.
Không tương thích với hệ điều hành
Các thiết bị và hệ điều hành khác nhau như Windows, Mac, iOS hay Android đôi khi không thực sự tương thích hoàn toàn với mọi loại file PDF.
Ví dụ, một file PDF có thể mở và hoạt động hoàn hảo trên Windows 10 nhưng lại gặp trục trặc trên Mac. Đó là do mỗi hệ điều hành đọc và xử lý PDF theo cách riêng của mình.
Vấn đề nhận diện font chữ
Đôi khi, PDF sử dụng những font chữ đặc biệt mà máy tính hoặc thiết bị của bạn không nhận diện được. Điều này cũng có thể khiến bạn không thể sao chép văn bản.
Nó giống như việc bạn đang cố đọc một ngôn ngữ lạ; dù nhìn thấy các từ nhưng lại không hiểu nổi nghĩa.
Những giải pháp hiệu quả để sao chép văn bản từ PDF
Biết được vấn đề là bạn đã đi được nửa chặng đường. Giờ hãy cùng xem cách xử lý chúng.
Sử dụng trình đọc PDF nâng cao
Một trong những giải pháp tốt nhất là nâng cấp trình đọc PDF của bạn. Các phần mềm cao cấp như Adobe Acrobat không chỉ giúp bạn mở PDF mà còn cho phép chỉnh sửa, chuyển đổi, thậm chí thêm ghi chú lên tài liệu.
Nhờ đó, bạn có thể làm được nhiều việc hơn với file PDF, chẳng hạn chuyển sang những định dạng dễ dàng sao chép và dán văn bản.
Chuyển PDF sang định dạng khác
Thường thì cách đơn giản nhất để sao chép văn bản từ PDF là chuyển nó sang một định dạng khác như tài liệu Word hoặc thậm chí là file Excel. Bạn có thể thực hiện việc này nhờ các công cụ chuyển đổi PDF.
Một số chương trình như Microsoft Word còn cho phép bạn mở trực tiếp PDF và lưu lại dưới dạng Word. Văn bản từ PDF sẽ được chuyển thành chữ có thể chỉnh sửa, sao chép và dán tùy ý.
Công nghệ OCR
Nhận diện ký tự quang học (OCR) là một công cụ rất mạnh. Nó giúp “nhìn” và nhận diện chữ từ các file scan - vốn chỉ là hình ảnh của chữ viết - rồi biến chúng thành văn bản có thể sao chép.
Công nghệ này đặc biệt hữu ích với các file PDF được scan từ tài liệu giấy. Nó giống như dạy cho máy tính biết cách “đọc” chữ trong hình ảnh.
Tóm lại quá trình này, bạn có thể làm theo những bước sau:
Bước 1: Trang bị đúng công cụ
Bước đầu tiên là đảm bảo bạn có đúng công cụ. Tức là nên sử dụng một trình đọc hoặc chỉnh sửa PDF hiện đại có thể xử lý những “ca khó” này.
Hãy tìm những chức năng như OCR, chuyển đổi PDF sang định dạng khác và khả năng tương thích tốt với hệ điều hành bạn đang dùng.
Bước 2: Thực hiện đúng quy trình
Khi bạn đã có đúng công cụ, bước tiếp theo là biết cách tận dụng chúng.
Điều này có thể bao gồm việc học cách mở PDF bằng phần mềm mới, dùng công cụ chọn để bôi đen chữ hoặc tìm hiểu cách chuyển đổi PDF sang Word. Quan trọng là bạn nắm rõ từng bước cần làm.
Ví dụ, nếu bạn dùng Google Chrome làm trình duyệt, bạn có thể dễ dàng mở PDF ngay trong đó. Bạn cũng có thể sử dụng thanh công cụ để lưu, lưu dưới dạng hoặc in file PDF.
Nếu bạn sử dụng Mac, bạn có thể dùng Preview để mở và chú thích trên PDF. Còn nếu làm việc với file HTML, biết cách chuyển đổi chúng sang PDF cũng rất hữu ích.
Mẹo và thủ thuật bổ sung
Khi bạn cố sao chép văn bản từ PDF, đôi khi các cách thông thường lại không hiệu quả. Đừng lo, vẫn còn khá nhiều “chiêu” khác bạn có thể thử.
Dùng công cụ và dịch vụ trực tuyến
Nếu bạn gặp khó khăn với PDF, các công cụ trực tuyến đôi khi thực sự là “cứu cánh”. Chúng đặc biệt hữu ích khi bạn chỉ có trình duyệt web mà không cài thêm phần mềm trên máy.
Chỉ cần tải lên tập tin PDF, các dịch vụ này sẽ giúp bạn trích xuất nội dung chữ ra ngoài. Cách làm này rất đơn giản và không đòi hỏi phần mềm chuyên dụng cài trên máy tính.
Thêm vào đó, đây là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang dùng thiết bị không thể cài phần mềm, chẳng hạn máy tính công cộng hoặc máy tính bảng.
Phím tắt bàn phím và chức năng hỗ trợ truy cập
Biết một vài phím tắt thông dụng sẽ khiến công việc của bạn nhẹ nhàng hơn nhiều. Ví dụ, nhấn ctrl + c để sao chép văn bản, dùng ctrl + v để dán sang chỗ khác.
Những phím tắt này nhanh hơn rất nhiều so với việc dùng chuột để tìm menu chuột phải. Chúng hoạt động với hầu hết phần mềm, bao gồm cả các trình đọc PDF.
Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng sao chép và dán chữ từ PDF sang tài liệu khác như Word hoặc email. Ghi nhớ những phím tắt này sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn hẳn, đặc biệt khi phải xử lý lượng lớn văn bản.
Xin phép chủ tài liệu
Đôi khi bạn sẽ gặp phải file PDF được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc bị khóa tính năng sao chép chữ.
Thông thường, điều này là do người tạo tài liệu không muốn nội dung bị sao chép tràn lan. Nếu bạn thực sự cần trích xuất chữ, tốt nhất là nên hỏi ý kiến hoặc xin phép chủ tài liệu.
Họ có thể cung cấp cho bạn một bản tài liệu cho phép sao chép nội dung hoặc gửi thông tin bạn cần ở định dạng khác.
Cách làm này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn xử lý tài liệu đúng theo mong muốn của chủ sở hữu và bảo vệ nội dung một cách an toàn.
Khám phá Speechify Text to Speech để trích xuất văn bản PDF dễ dàng hơn
Bạn đã nghe về Speechify Text to Speech chưa? Đây là một công cụ tuyệt vời, hoạt động trên nhiều nền tảng như iOS, Android, PC và Mac.
Với Speechify, bạn dễ dàng chuyển đổi văn bản từ PDF thành âm thanh bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, cực kỳ tiện lợi cho những ai thích nghe hơn là đọc.
Dù bạn đang “vật lộn” với một file PDF khó nhằn trên iPhone hay tài liệu phức tạp trên máy tính Windows, Speechify đều hỗ trợ bạn rất tốt. Hãy thử ngay Speechify Text to Speech để cảm nhận việc truy cập nội dung PDF tiện lợi hơn thế nào!
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào cải thiện quy trình khi dùng trình chỉnh sửa PDF để trích xuất văn bản trên macOS?
Để tối ưu hoá quy trình trên macOS khi trích xuất văn bản bằng trình chỉnh sửa PDF, trước tiên hãy đảm bảo phần mềm của bạn tương thích tốt với macOS.
Sử dụng các chức năng như “công cụ chọn” để định vị chính xác con trỏ và bôi đen đoạn văn bản cần trích xuất. Nhiều trình chỉnh sửa PDF trên macOS còn hỗ trợ xử lý hàng loạt, cho phép bạn trích xuất văn bản từ nhiều file cùng lúc, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Có cách nào trích xuất văn bản từ PDF trực tuyến bị bảo vệ bằng mật khẩu không?
Để trích xuất văn bản từ file PDF trực tuyến được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn bắt buộc phải biết mật khẩu để mở khoá. Sau khi mở khoá, bạn có thể dùng công cụ PDF trực tuyến hoặc phần mềm chỉnh sửa PDF để lấy chữ.
Nếu không có mật khẩu, bạn cần liên hệ với chủ sở hữu tài liệu để xin quyền truy cập. Hãy nhớ, cố tình vượt qua lớp bảo vệ mật khẩu khi chưa được phép có thể là hành vi bất hợp pháp và không đúng đạo đức.
Làm gì khi con trỏ không chọn được chữ trong PDF trên macOS?
Nếu con trỏ không thể chọn được văn bản trong PDF trên macOS, rất có thể do tài liệu chỉ là hình ảnh hoặc bị giới hạn chức năng.
Hãy thử dùng công cụ OCR (nhận diện ký tự quang học) để chuyển đổi chữ trong ảnh thành văn bản có thể chọn và sao chép.
Nếu tài liệu có hạn chế quyền, bạn cần có đủ quyền để bật tính năng chọn chữ. Đảm bảo trình đọc hoặc chỉnh sửa PDF của bạn đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất để hoạt động ổn định và mượt mà nhất.
