Dialpad, một nền tảng giao tiếp sáng tạo, đã đơn giản hóa vượt bậc việc liên lạc cho doanh nghiệp nhờ giới thiệu hệ thống Tương tác Thoại (IVR). Đúng vậy, Dialpad có IVR, một tính năng then chốt cho các trung tâm cuộc gọi hiện đại, giúp cải thiện rõ rệt việc quản lý cuộc gọi đến.
Menu IVR, thường được người dùng gọi là giọng nói tự động khi gọi điện, là một hệ thống định tuyến được cài đặt sẵn để hướng người gọi đến đúng phòng ban hoặc nhân viên phù hợp. Những menu này thường được điều khiển bởi tín hiệu DTMF (Đa tần số kép) từ bàn phím của người gọi hoặc bằng công nghệ nhận diện giọng nói.
Giọng nói tự động này, về cơ bản, chính là hệ thống tương tác thoại IVR. Nó khác với hệ thống Tổng đài viên ảo (AA) ở chức năng và mức độ phức tạp. Dù cả hai đều cung cấp tính năng chuyển tiếp cuộc gọi tự động, IVR mang lại trải nghiệm khách hàng hiện đại và mang tính tương tác hơn. IVR có thể xử lý luồng cuộc gọi phức tạp, cung cấp các dịch vụ tự động như tra cứu số dư tài khoản hoặc gửi SMS tích hợp. Ngược lại, AA giống như một nhân viên lễ tân kỹ thuật số, chủ yếu dùng cho việc chuyển tiếp cuộc gọi đơn giản dựa trên giờ làm việc của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa giọng nói tự động và giọng nói thật nằm ở mức độ cá nhân hóa và độ phức tạp của tương tác. Trong khi nhân viên trực có thể mang lại trải nghiệm cá nhân hóa và xử lý các vấn đề phức tạp, IVR tự động giúp đơn giản hóa việc xử lý khối lượng cuộc gọi lớn bằng cách tự động hóa các phản hồi và tác vụ cơ bản. IVR của Dialpad phát huy hiệu quả trong cả hai trường hợp, bằng cách định tuyến cuộc gọi chính xác đến menu IVR hoặc chuyển cho nhân viên trực tiếp dựa trên lựa chọn của khách hàng.
Thời lượng ngắn nhất của một thông điệp IVR hoặc tin nhắn ghi âm sẵn có thể chỉ kéo dài vài giây. Tuy nhiên, rất cần thiết để giữ cho các thông điệp này ngắn gọn, dễ hiểu, giúp tăng sự hài lòng cho khách hàng và giảm thời gian chờ đợi.
Cách tốt nhất để sử dụng IVR là xây dựng menu IVR trực quan với các tùy chọn rõ ràng, triển khai ghi âm cuộc gọi theo thời gian thực để kiểm soát chất lượng và đảm bảo hệ thống IVR kết nối với CRM của bạn nhằm mang lại trải nghiệm hỗ trợ khách hàng liền mạch. Ngoài ra, tận dụng các giải pháp IVR trên nền tảng đám mây như của Dialpad có thể giúp tối ưu hóa vận hành trung tâm cuộc gọi, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ.
Bây giờ, hãy cùng điểm qua 8 phần mềm hoặc ứng dụng IVR hàng đầu cùng chức năng chi tiết, giá cả và khả năng tích hợp của từng lựa chọn:
1. IVR của Dialpad: Nhà cung cấp VoIP trên nền tảng đám mây này cung cấp hệ thống IVR đa năng với khả năng định tuyến cuộc gọi mạnh mẽ, hội nghị, ghi âm cuộc gọi và tích hợp CRM vượt trội. Giá được tính theo từng người dùng và thay đổi dựa trên mục đích sử dụng.
2. Five9: Nổi tiếng với phần mềm trung tâm liên lạc mạnh mẽ, Five9 cung cấp các tính năng IVR toàn diện cùng khả năng tích hợp chặt chẽ với CRM. Vui lòng liên hệ để biết giá chi tiết.
3. RingCentral: Cung cấp hệ thống IVR mạnh với các tùy chọn định tuyến cuộc gọi nâng cao và tích hợp với các phần mềm CRM phổ biến. Giá cả thay đổi tùy theo gói dịch vụ.
4. Twilio: Nền tảng giao tiếp đám mây cung cấp API để xây dựng hệ thống IVR tùy chỉnh, tích hợp SMS và nhiều hơn nữa. Giá dựa trên mức độ sử dụng.
5. NICE inContact: Nhà cung cấp IVR này nổi bật với các tính năng IVR mạnh mẽ và hỗ trợ cả cuộc gọi đi lẫn cuộc gọi đến. Liên hệ để biết thêm chi tiết về giá.
6. Avaya: Cung cấp công nghệ IVR tiên tiến với tính năng nhận diện giọng nói hiện đại. Giá cả sẽ được cá nhân hóa dựa trên yêu cầu cụ thể.
7. Aspect: Mang đến phần mềm IVR tiên tiến với khả năng đa kênh, bao gồm thoại, SMS và trò chuyện. Vui lòng liên hệ để biết giá chi tiết.
8. Genesys: Phần mềm IVR mạnh mẽ với khả năng triển khai trên nền tảng đám mây. Được đánh giá cao về tính năng nâng cao trải nghiệm khách hàng và khả năng tích hợp linh hoạt. Liên hệ để biết giá chi tiết.
Các nhà cung cấp này mang đến những giải pháp tự động giúp quản lý cuộc gọi đến hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu suất trung tâm cuộc gọi và cải thiện chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT). Việc lựa chọn phần mềm hay ứng dụng cụ thể nên dựa trên nhu cầu hệ thống điện thoại doanh nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng mà bạn cung cấp.
Việc áp dụng công nghệ IVR ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi các doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức hỗ trợ khách hàng theo thời gian thực và xử lý khối lượng cuộc gọi lớn. Với các tính năng tiên tiến, IVR của Dialpad đang từng bước nâng cao hiệu quả và năng lực cho các trung tâm liên lạc.
Chìa khóa để triển khai IVR thành công là nắm bắt và ưu tiên nhu cầu của khách hàng. Điều quan trọng là tìm được điểm cân bằng giữa tự động hóa và cá nhân hóa. Hãy dùng IVR để xử lý các yêu cầu đơn giản và chuyển các vấn đề phức tạp hơn cho nhân viên trực. Đồng thời, đảm bảo hệ thống IVR linh hoạt, dễ dàng cập nhật để nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.
Không thể phủ nhận công nghệ IVR đã làm thay đổi toàn diện ngành viễn thông, mang lại cho doanh nghiệp khả năng tự động hóa, tinh gọn và nâng cao giao tiếp. Khi được tích hợp vào quy trình kinh doanh, những hệ thống này giúp mang đến trải nghiệm khách hàng vượt trội và giải phóng nguồn lực để tập trung vào các tương tác phức tạp hơn.
IVR của Dialpad với tính năng định tuyến cuộc gọi thông minh, VoIP và tích hợp CRM linh hoạt là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp hiện đại tự động hóa và tối ưu hóa quy trình giao tiếp. Điều này mở đường cho dịch vụ khách hàng tốt hơn, nâng cao mức độ hài lòng và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn—đảm bảo hỗ trợ khách hàng vượt trội theo thời gian thực.
Lưu ý: Hãy luôn liên hệ trực tiếp nhà cung cấp phần mềm để nhận được thông tin chính xác, cập nhật và đầy đủ nhất. Giá cả có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm số lượng người dùng, mức độ tính năng cần thiết, nhu cầu tích hợp cũng như các điều khoản hợp đồng.
