Google Docs chắc chắn là một trong những trình xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới, được người đi làm, sinh viên cho đến người dùng thông thường ở nhà tin dùng hằng ngày.
Google Docs là gì?
Google Docs là một ứng dụng chạy trên web cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính cũng như bài thuyết trình theo thời gian thực cùng người khác. Bạn có thể dùng phần mềm này gần như giống hệt các phần mềm offline trên máy tính của mình, nhưng lại có thêm rất nhiều lợi thế. Google Docs không chỉ là phần mềm xử lý văn bản mà còn tích hợp cả chức năng bảng tính và trình chiếu. Giao diện của phần mềm tối giản, thân thiện, dễ tìm tính năng và dễ sử dụng.
Lợi ích khi sử dụng Google Docs
Google Docs mang đến cho người dùng vô số lợi ích, chẳng hạn như:
- Truy cập dễ dàng: Với Google Docs, tài liệu của bạn được lưu trữ trực tuyến, nghĩa là bạn có thể mở chúng từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào có kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích với những ai làm việc từ xa hoặc thường xuyên phải di chuyển.
- Cộng tác: Nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc, giúp việc cộng tác trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Tính năng này đặc biệt lý tưởng cho các dự án nhóm hoặc khi bạn làm việc với các thành viên ở xa. Ngoài ra, Google Docs cung cấp các công cụ cộng tác mạnh mẽ như theo dõi thay đổi, giúp bạn dễ dàng biết được ai đã chỉnh sửa những gì.
- Tiết kiệm chi phí: Google Docs hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu cài đặt, phí bản quyền hay chi phí nâng cấp phần mềm. Điều này giúp cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận. Hơn nữa, nó tích hợp trơn tru với các dịch vụ Google khác như Google Drive và Gmail, cung cấp trọn bộ công cụ làm việc mà không phát sinh thêm chi phí.
- Tích hợp: Google Docs kết nối mượt mà với các dịch vụ khác của Google như Google Drive và Gmail. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu qua email hoặc lưu trữ trên tài khoản Google Drive. Sự tích hợp này cũng giúp bạn xem lại các bản lưu trước đó của tài liệu một cách thuận tiện, để khôi phục phiên bản cũ khi cần.
- Tự động lưu: Một trong những ưu điểm lớn nhất của Google Docs là tự động lưu toàn bộ công việc của bạn. Bạn không còn phải lo mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố hoặc quên bấm lưu. Tính năng này, kết hợp với lịch sử phiên bản, mang lại sự yên tâm và bảo vệ tài liệu khỏi những sự cố ngoài ý muốn.
Thiết lập tài khoản Google
Trước khi bắt đầu dùng Google Docs, bạn cần có một tài khoản Google. Việc tạo tài khoản chỉ mất vài phút. Nếu đây là lần đầu bạn dùng dịch vụ của Google, có thể bạn sẽ thắc mắc vì sao lại cần tài khoản này. Một tài khoản Google không chỉ cho phép bạn truy cập Google Docs mà còn mở cửa cho hàng loạt dịch vụ khác như Gmail, Google Drive và Google Calendar.
Tạo tài khoản Google mới
Để tạo một tài khoản Google mới, hãy làm theo vài bước đơn giản sau:
- Truy cập trang đăng ký tài khoản Google.
- Nhập họ và tên của bạn. Nên dùng tên thật, vì điều này sẽ giúp người khác dễ nhận ra bạn khi bạn chia sẻ tài liệu.
- Chọn tên đăng nhập và mật khẩu. Tên đăng nhập của bạn sẽ chính là địa chỉ email, nên hãy chọn một cái tên dễ nhớ và đủ lịch sự. Mật khẩu cũng cần mạnh và duy nhất để giữ tài khoản an toàn.
- Nhập ngày sinh và giới tính. Thông tin này được dùng để cá nhân hoá trải nghiệm của bạn trên Google.
- Nhập số điện thoại khôi phục tài khoản (không bắt buộc). Đây là một lớp bảo mật bổ sung, giúp bạn lấy lại quyền truy cập nếu quên mật khẩu hoặc tài khoản bị khoá.
- Đồng ý với các điều khoản và chính sách. Hãy đọc qua những nội dung này, vì chúng quy định quyền lợi và trách nhiệm của bạn khi sử dụng dịch vụ Google.
- Nhấn vào “Tạo tài khoản”. Vậy là xong, bạn đã có tài khoản Google!
Đăng nhập vào Google Docs
Khi đã có tài khoản Google, bạn có thể đăng nhập vào Google Docs bằng cách truy cập trang chủ Google Docs và nhấn “Đăng nhập”. Sau đó, nhập địa chỉ email và mật khẩu, bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển Google Docs. Nếu dùng máy tính chung hoặc mạng công cộng, nhớ đăng xuất sau khi hoàn tất để bảo mật thông tin.
Điều hướng trang chủ Google Docs
Trang chủ Google Docs có giao diện đơn giản, trực quan để bạn tạo và quản lý tài liệu. Tại đây hiển thị các lối tắt đến những tài liệu bạn vừa sử dụng gần đây, đồng thời bạn cũng có thể tìm tài liệu bằng thanh tìm kiếm. Để tạo tài liệu mới, chỉ cần bấm vào “Tài liệu mới” ở góc trên bên trái màn hình. Google Docs hỗ trợ nhiều loại tệp như văn bản, bảng tính, trình bày và biểu mẫu. Mỗi loại có tính năng và mục đích riêng, nên hãy dành chút thời gian khám phá để chọn đúng thứ mình cần.
Tạo và quản lý tài liệu
Sau khi đã thiết lập xong tài khoản Google, giờ là lúc bắt tay vào tạo tài liệu trong Google Docs. Cách thực hiện như sau.
Tạo tài liệu mới
Để tạo tài liệu mới, bạn chỉ cần nhấn vào “Tài liệu mới” ở góc trên bên trái màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn tài liệu trống, dùng mẫu có sẵn hoặc tạo từ tệp trên Google Drive. Sau khi chọn xong, bạn có thể bắt đầu soạn thảo ngay. Google Docs cung cấp hàng loạt tính năng và công cụ hữu ích như phím tắt thao tác nhanh hay các tuỳ chọn định dạng để tài liệu trông rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.
Nhập tài liệu có sẵn
Nếu bạn đã có sẵn tài liệu lưu trên máy tính, bạn có thể dễ dàng đưa chúng vào Google Docs. Để làm điều này, nhấn “Tệp” ở góc trên bên trái màn hình rồi chọn “Nhập”. Sau đó, bạn có thể tải tệp từ máy lên hoặc chọn nhập từ các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Dropbox hay OneDrive. Tính năng này giúp bạn chuyển từ những phần mềm soạn thảo khác như Microsoft Word sang Google Docs mà không lo thất lạc nội dung quan trọng.
Tổ chức tài liệu trong Google Drive
Toàn bộ tài liệu Google Docs của bạn sẽ tự động được lưu trong Google Drive, dịch vụ lưu trữ đám mây của Google. Bạn có thể truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào có internet. Để sắp xếp tài liệu, chỉ cần vào phần “My Drive” trên trang chủ Google Docs. Tại đây, bạn có thể tạo thư mục, kéo thả tài liệu để phân loại gọn gàng hơn. Ngoài ra, Google Drive còn cho phép bạn đặt quyền truy cập cho từng tài liệu, kiểm soát ai được xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét. Nhờ vậy, việc chia sẻ tài liệu vừa an toàn vừa đúng người.
Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu
Một trong những tính năng mạnh nhất của Google Docs là khả năng cộng tác thời gian thực trên cùng một tài liệu. Để chia sẻ, bạn chỉ cần nhấn nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ và chọn quyền (chỉ xem, được nhận xét, được chỉnh sửa, v.v.). Khi đã chia sẻ, tất cả cộng tác viên có thể cùng chỉnh sửa và theo dõi thay đổi ngay tức thì. Quy trình làm việc kiểu này giúp tăng hiệu quả và khả năng phối hợp trong nhóm, dù bạn đang làm bài tập nhóm hay dự án với đồng nghiệp.
Định dạng và chỉnh sửa tài liệu
Một trong những khả năng quan trọng nhất của bất kỳ phần mềm xử lý văn bản nào là định dạng và chỉnh sửa nội dung. May mắn là Google Docs cung cấp rất nhiều công cụ mạnh mẽ cho việc này.
Định dạng văn bản cơ bản
Google Docs mang lại đầy đủ các công cụ định dạng văn bản tiêu chuẩn như in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang chữ, chọn cỡ chữ và kiểu chữ. Để truy cập các công cụ này, hãy nhấn vào menu “Định dạng” ở phía trên rồi chọn “Văn bản”. Ngoài ra, Google Docs còn hỗ trợ nhập liệu bằng giọng nói, cho phép bạn đọc để phần mềm tự chuyển thành chữ thay vì phải gõ. Tính năng này đặc biệt hữu ích với những ai muốn rảnh tay hoặc gặp khó khăn khi sử dụng bàn phím.
Làm việc với danh sách và bảng
Google Docs có sẵn các công cụ đơn giản để tạo và chỉnh sửa danh sách cũng như bảng biểu. Để tạo danh sách, bạn chỉ cần bấm biểu tượng “Danh sách” trên thanh định dạng. Bạn có thể tạo danh sách chấm đầu dòng hoặc đánh số để trình bày thông tin có hệ thống hơn. Để tạo bảng, bấm “Bảng” trong menu trên, rồi chọn số hàng và cột mong muốn. Bảng đặc biệt hữu ích khi bạn cần trình bày dữ liệu, chẳng hạn số liệu tài chính hoặc tiến độ dự án. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh bảng bằng cách thay đổi kích thước ô, đường viền hoặc thêm màu nền.
Chèn hình ảnh và video
Google Docs cho phép bạn dễ dàng chèn hình ảnh và video vào tài liệu. Để chèn ảnh, nhấn “Chèn” trên thanh menu rồi chọn “Hình ảnh”. Bạn có thể tải ảnh từ máy lên hoặc dán URL ảnh trên web. Nhờ vậy, tài liệu sẽ trực quan hơn với biểu đồ, sơ đồ hoặc hình minh hoạ. Để chèn video, chỉ cần dán URL video vào tài liệu. Video có thể dùng để minh hoạ sinh động trong các bài giảng hoặc tài liệu hướng dẫn.
Sử dụng đầu trang, chân trang và số trang
Đầu trang, chân trang và số trang là những thành phần quan trọng trong các tài liệu học thuật và tài liệu chuyên nghiệp. Google Docs giúp bạn thêm những phần này rất dễ dàng. Để thêm đầu hoặc chân trang, hãy nhấn “Chèn” trên menu rồi chọn “Đầu & số trang” hoặc “Chân & số trang”. Tại đây, bạn có thể tuỳ biến nội dung và kiểu trình bày của đầu/chân trang. Người dùng thường chèn tiêu đề, tên tác giả, ngày tháng và số trang để tài liệu trông chỉn chu và đồng nhất hơn.
Quy trình làm việc và tiện ích mở rộng
Google Docs hỗ trợ nhiều quy trình làm việc và tiện ích mở rộng giúp tăng hiệu suất và mở rộng khả năng của phần mềm. Quy trình làm việc là chuỗi thao tác được tự động hoá để xử lý những việc lặp đi lặp lại, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tạo workflow tuỳ chỉnh với Google Apps Script — môi trường lập trình mở rộng các dịch vụ của Google. Ví dụ, bạn có thể tự động tạo mục lục dựa trên các tiêu đề hoặc tạo sẵn mẫu tài liệu chuẩn. Ngoài ra, bạn có thể khám phá thêm các add-on trên Google Workspace Marketplace để tích hợp thêm nhiều tính năng và dịch vụ phổ biến khác, giúp Google Docs làm được nhiều việc hơn.
Giá thành và hỗ trợ
Google Docs hoàn toàn miễn phí như một phần của bộ công cụ Google Workspace, bao gồm cả Google Sheets và Google Slides. Bên cạnh đó, Google cũng cung cấp các gói trả phí cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhu cầu dùng thêm tính năng nâng cao, dung lượng lưu trữ lớn hơn hay cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu. Mức giá linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô và ngân sách khác nhau. Google cũng chuẩn bị sẵn tài liệu hướng dẫn, video trợ giúp để người dùng khai thác tối đa sức mạnh của Google Docs. Dù bạn mới làm quen hay đã dùng lâu năm, bạn đều có thể tìm được kiến thức cần thiết để làm chủ phần mềm này và tăng hiệu quả công việc.
Google Docs là một công cụ xử lý văn bản mạnh mẽ và linh hoạt trong bộ Google Workspace. Nền tảng dựa trên web, khả năng cộng tác cùng bộ tính năng toàn diện khiến đây trở thành lựa chọn ưu tiên cho cá nhân, doanh nghiệp và các cơ sở giáo dục. Nhờ tích hợp mượt với những dịch vụ Google khác, nhiều công cụ định dạng/chỉnh sửa và khả năng tự động hoá nhờ workflow, tiện ích mở rộng, Google Docs mang lại giải pháp xử lý văn bản trọn gói. Dù bạn soạn thảo tài liệu chuyên môn, làm việc nhóm hay đơn giản chỉ cần một trình xử lý văn bản tiện lợi, Google Docs đều đáp ứng rất tốt. Hãy dùng thử ngay hôm nay để trải nghiệm nền tảng tạo và cộng tác tài liệu hiện đại trên đám mây.
Cách sử dụng chuyển văn bản thành giọng nói trong Google Docs
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói ngay trong Google Docs, kèm theo một số mẹo và thủ thuật hữu ích. Bạn cũng có thể chia sẻ phiên bản âm thanh của tài liệu với bất kỳ ai — giúp họ nắm nội dung nhanh hơn rất nhiều.
Trước đây, dù bạn dùng Mac hay máy tính Windows, gần như bạn chỉ có một lựa chọn thực tế là bộ công cụ Microsoft Office. Nhưng giờ đây, không chỉ có thêm nhiều đối thủ mới trên thị trường mà những cái tên như Google Docs còn hoàn toàn miễn phí cho bất kỳ ai sở hữu một tài khoản Google thông thường.
Không chỉ vậy, hầu như mọi thứ bạn tạo đều được lưu trên đám mây — nghĩa là bạn có thể truy cập tài liệu đó không chỉ từ máy bàn, laptop mà còn cả điện thoại, máy tính bảng hay bất cứ thiết bị nào khác bạn đang dùng.
Tất nhiên, điều này dẫn đến một câu hỏi — liệu có thể dùng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói với các tài liệu tạo bằng Google Docs hay không? Câu trả lời là có, nhưng bạn cần lưu ý một vài điểm quan trọng sau.
Cách để Google Docs tự đọc cho bạn: Hướng dẫn chi tiết
Cách đơn giản nhất để bật tính năng này là sử dụng một tiện ích mở rộng chuyển văn bản thành giọng nói cho Google Docs. Đây là một ứng dụng nhỏ mà bạn chỉ cần thêm vào trình duyệt web, phổ biến nhất là Google Chrome.
Tiện ích chuyển văn bản thành giọng nói cho Google Docs
Speechify hỗ trợ chuyển văn bản thành giọng nói cho Google Docs trên mọi thiết bị. Từ Android, Chrome, Safari, cho tới iOS. Khi đã cài đặt tiện ích Speechify TTS, bạn chỉ cần nhấn nút “Phát” trên thanh công cụ. Speechify sẽ đọc toàn bộ tài liệu cho bạn, mang lại trải nghiệm nghe lý tưởng giúp bạn ghi nhớ thông tin tốt hơn và hiểu nội dung sâu hơn.
Như minh hoạ phía trên, nút “Phát” luôn ở đó khi bạn cần. Bạn có thể phát toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một vài đoạn nhất định. Khi nghe xong, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là đã có thể chia sẻ bản âm thanh của tài liệu.
Hiện chưa có tiện ích nào khác vừa tiện lợi, vừa mạnh mẽ mà vẫn dễ dùng cho Google Docs như vậy. Công cụ này sẽ biến bạn thành một người dùng Google Docs cực kỳ hiệu quả. Tuyệt nhất là bạn có thể dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Tóm lại, sử dụng chuyển văn bản thành giọng nói trong Google Docs là một cách tuyệt vời để nâng cao khả năng giao tiếp và cộng tác với cả bạn bè lẫn đồng nghiệp. Vì Google Docs chạy trên đám mây, mọi thay đổi được ai đó thực hiện trên tài liệu sẽ hiển thị gần như ngay lập tức trên máy của bạn.
Vì vậy, nếu bạn đang cùng đồng nghiệp cộng tác trên một dự án và họ thêm vài đoạn văn mới vào file, bạn có thể dùng Speechify để nghe những nội dung mới đó — hoặc toàn bộ văn bản — ngay sau khi được cập nhật.
Theo cách này, bạn không phải lo bị chậm tiến độ. Dù bạn đang gặp vấn đề về thị lực hay đơn giản là tiếp thu thông tin qua nghe tốt hơn nhìn (điều này đúng với phần lớn chúng ta), thì đây thực sự là giải pháp giúp bạn hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn.
Lưu ý rằng tuỳ theo loại máy tính bạn sử dụng, có thể đã có sẵn những lựa chọn chuyển văn bản thành giọng nói mà không cần cài thêm gì. “VoiceOver” chẳng hạn là tính năng tích hợp trên máy tính Apple. Bạn chỉ cần bật trong mục “Tùy chọn hệ thống” là có thể bắt đầu trải nghiệm với hiệu quả tương tự.
Chuyển văn bản thành giọng nói trên Google Docs di động
Câu trả lời là có. Bạn thậm chí có thể dùng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói cho Google Docs ngay trên điện thoại di động của mình. Speechify TTS có mặt trên mọi nền tảng và đồng bộ qua đám mây. Bạn cứ thoải mái tiếp tục làm việc trên tài liệu, Speechify sẽ luôn sẵn sàng khi bạn cần — ngay trong thanh bên của Google Doc.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao chuyển văn bản thành giọng nói trên Google Docs?
Nhìn chung, thao tác dùng chuyển văn bản thành giọng nói trên Google Docs khá đơn giản. Bạn chỉ cần mở tài liệu cần nghe và bôi đen đoạn văn bản muốn chương trình đọc, tương tự như khi bạn chọn đoạn để sao chép.
Sau đó, nhấn đồng thời tổ hợp phím “CTRL” và “A” trên bàn phím. Thao tác này sẽ chọn toàn bộ văn bản. Tiếp theo, bạn chọn mục “Trợ năng” trên thanh menu phía trên. Sau đó, chọn “Đọc đoạn đã chọn” trong menu thả xuống “Đọc”. Phần mềm đọc màn hình bạn đang dùng sẽ đọc to đoạn văn bản đó.
Bạn muốn trải nghiệm giọng đọc tự nhiên, sống động hơn? Hãy thử Speechify miễn phí!
Google Docs có đọc to văn bản không?
Khi đã mở Google Doc cần nghe, hãy chọn menu “Trợ năng” trên thanh công cụ phía trên màn hình. Chọn tuỳ chọn “Đọc”. Sau đó, bạn có thể nhấn vào mục “Đọc đoạn đã chọn” trong menu thả xuống.
Sau khi bật tính năng này, bạn có thể để Google Docs đọc to từ vị trí con trỏ hiện tại. Lưu ý, nếu kích hoạt chức năng “ChromeVox”, trình duyệt sẽ đọc to nội dung trên mọi tab bạn đang mở.
Dù vậy, Speechify vẫn là lựa chọn tốt hơn. Hãy thử miễn phí! Dù bạn nghe Google Docs trên laptop hay điện thoại, trên Safari hay Chrome, Speechify vẫn luôn là ứng dụng được đánh giá cao nhất cho nhu cầu chuyển văn bản thành giọng nói.
Tôi dùng chuyển văn bản thành giọng nói của Google trên Chrome như thế nào?
Nếu bạn đang sử dụng một công cụ như Speechify, việc bật tính năng này trên trình duyệt Google Chrome gần như không thể đơn giản hơn. Chỉ cần cài đặt tiện ích mở rộng Speechify cho Chrome, bạn có thể nghe bất kỳ nội dung nào trên máy tính để bàn hay laptop. Khi đó, chỉ việc nhấn nút “Phát” ở cửa sổ phía dưới màn hình. Bạn cũng có thể sử dụng các nút “Tiến” hay “Lùi” để nhảy tới hoặc quay lại các đoạn trong văn bản, hoặc điều chỉnh tốc độ đọc theo ý mình.
