Nếu đang muốn giữ hiệu suất làm việc ở mức cao nhất, có thể bạn đã từng nghĩ đến việc dùng Hotmail. Dù đã quen với dịch vụ email qua Microsoft outlook.com, nhiều người vẫn thích chọn tài khoản email từ Hotmail.com hơn. Ngay cả khi bạn đang cân nhắc chuyển từ Gmail hoặc MSN (hay live.com) sang Hotmail, bạn cũng cần đảm bảo mình đang tạo cho bản thân điều kiện tốt nhất để tận dụng tối đa dịch vụ này.
Dù bạn chuyển từ Microsoft Windows Live hay bất kỳ dịch vụ email mới nào khác, vẫn có một số mẹo bạn nên áp dụng nếu muốn tận dụng tốt nhất địa chỉ email Hotmail của mình.
Tùy chỉnh hộp thư đến Hotmail để nâng cao hiệu suất
Trước hết, dù bạn sử dụng Android, iOS, macOS, Windows hay bất kỳ nền tảng nào khác, bạn cần chắc chắn mình đã tùy chỉnh hộp thư email để giúp tối đa hóa năng suất. Một vài mẹo bạn nên làm gồm có:
- Giữ hộp thư của bạn gọn gàng, tránh lộn xộn. Nếu từng dùng Onedrive hoặc tài khoản outlook.com, bạn sẽ hiểu việc rối mắt có thể khiến inbox “quá tải” như thế nào. Nó làm cho việc tìm thứ quan trọng gần như bất khả thi, vì vậy hãy chịu khó xóa bớt những gì không còn cần thiết.
- Bên cạnh đó, bạn cần tinh chỉnh hộp thư bằng cách quản lý tốt dung lượng lưu trữ. Nếu tài khoản quá đầy, bạn có thể không nhận được email mới. Điều này sẽ khiến bạn khó theo dõi công việc.
- Bạn cũng có thể cá nhân hóa hộp thư bằng cách dùng màu sắc và cờ đánh dấu. Cách này giúp bạn nhận diện nhanh từng loại email.
- Bạn có thể cân nhắc cập nhật thông tin liên hệ bằng số điện thoại hoặc tên Skype của mình. Đôi khi, bạn cũng có thể dùng biệt danh, chẳng hạn như Jack Smith, cho một vài trường hợp cụ thể.
- Tận dụng các tùy chọn thông báo để kiểm soát thời điểm nhận thông báo. Hãy thiết lập sao cho bạn chỉ nhận thông báo về những việc quan trọng, đừng để bị làm phiền bởi những thứ vụn vặt.
- Hãy luôn giữ phiên bản Hotmail của bạn được cập nhật. Thỉnh thoảng sẽ có những bản cập nhật phần mềm mới, và việc dùng bản mới nhất sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Nếu chú ý đến những thiết lập tùy chỉnh này, bạn sẽ tạo cho mình lợi thế tốt nhất để khai thác Hotmail. Đây đã là một trong những nền tảng email phổ biến nhất suốt nhiều năm, và bạn có thể dùng nó để giữ liên lạc với cả đồng nghiệp lẫn người thân.
Cách dùng các tính năng tích hợp sẵn của Hotmail để nâng cao hiệu suất làm việc
Dịch vụ webmail này cũng có một số tính năng tích hợp sẵn giúp bạn làm việc năng suất hơn. Là một khách hàng email, bạn có thể bắt đầu với tài khoản miễn phí, nhưng sau đó hoàn toàn có thể nâng cấp nếu thấy cần thêm tính năng. Một vài tính năng tích hợp mà bạn nên thử trong menu thả xuống bao gồm:
- Theo dõi các tính năng mới được cập nhật định kỳ. Có rất nhiều nhà cung cấp ngoài kia và tính năng mới liên tục xuất hiện cho cả điện thoại lẫn máy tính dùng Hotmail. Hãy để ý và tận dụng chúng để cải thiện trải nghiệm của bạn.
- Tận dụng bộ lọc email rác. Rất nhiều người bị email rác làm đầy hộp thư. Hãy xác định nguồn gửi thư rác và dùng bộ lọc để giữ inbox luôn sạch sẽ.
- Bạn cũng có thể sử dụng tính năng lên lịch gửi email trên Hotmail. Điều này giúp bạn kiểm soát thời điểm những email nhất định được gửi đi hoặc nhận. Nhờ vậy, bạn sẽ không bị chuông báo reo giữa đêm trừ khi đó là việc thực sự gấp.
- Nên dùng thư mục để sắp xếp mọi thứ gọn gàng. Chẳng hạn, tạo một thư mục cho công việc hoặc trường học, một thư mục khác cho email cá nhân. Cách này giúp bạn dễ dàng phân loại và quản lý email.
- Đừng quên sao lưu dữ liệu định kỳ. Bạn không thể biết khi nào tài khoản MSN Hotmail có thể bị xâm nhập. Đừng để bị mất hoặc lộ thông tin. Hãy thường xuyên sao lưu dữ liệu cá nhân.
Dù bạn dùng email này trên Firefox, Internet Explorer hay qua bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ Internet nào khác, bạn vẫn nên ghi nhớ những tính năng tích hợp sẵn này. Hotmail có rất nhiều chức năng mà Yahoo không có, và nếu áp dụng các mẹo trên, bạn sẽ dùng Windows Live Hotmail một cách hiệu quả nhất có thể.
Cách quản lý email hiệu quả hơn với Hotmail
Dù bạn đang sử dụng sản phẩm Microsoft (như Microsoft Office) hay chuyển từ email Outlook sang, bạn vẫn phải đảm bảo mình dùng Hotmail một cách hiệu quả nhất. Một vài mẹo quan trọng cần nhớ gồm:
- Không thể bàn về việc dùng email hiệu quả mà bỏ qua an ninh mạng. Có rất nhiều thông tin quan trọng trong tài khoản email và bạn không muốn bị tấn công. Dù MSN.com từng gặp một số sự cố mạng, phần lớn vấn đề liên quan đến tài khoản email, như Windows Live Mail, lại bắt nguồn từ phía người dùng. Hãy tìm hiểu kỹ về các kiểu lừa đảo phishing. Tuyệt đối không cung cấp thông tin đăng nhập qua tin nhắn hoặc email.
- Nếu bạn dùng www.hotmail.com, có rất nhiều tính năng tự động mà bạn nên khai thác. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để một số email bị xóa trước khi vào hộp thư. Hoặc đảm bảo các email quảng cáo chỉ được chuyển đến đúng thư mục vào những khung giờ nhất định trong ngày. Điều này giúp bạn kiểm soát email dễ dàng hơn.
- Đừng quên sử dụng thư mục để tổ chức lại inbox. Khi đã quen chương trình, hãy tạo các thư mục riêng cho dịch vụ đăng ký, nhóm chat, công việc, trường học, thành viên gia đình hoặc chương trình khuyến mãi. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ tìm lại email khi cần.
- Nếu có bản cập nhật phần mềm mới, hãy chắc chắn bạn không bỏ lỡ. Chúng không chỉ mang đến những chức năng mới mà bạn có thể chưa biết, mà đôi khi còn là các bản vá bảo mật rất quan trọng cần được cài đặt ngay.
- Bạn nên tích hợp tài khoản email với lịch cá nhân. Như vậy, việc quản lý lịch trình hằng ngày sẽ đơn giản hơn nhiều. Bạn có thể đặt thông báo vào những thời điểm mong muốn để không bỏ lỡ sự kiện quan trọng. Đừng quên đồng bộ lịch với các thiết bị khác, đặc biệt nếu bạn làm việc tại nhà.
Đây chỉ là một vài mẹo quan trọng nếu bạn muốn quản lý Hotmail hiệu quả. Dù đây là một chương trình rất phổ biến, bạn vẫn cần đảm bảo mình khai thác tối đa các chức năng sẵn có.
Mẹo và thủ thuật khi dùng Hotmail trên di động
Nếu muốn dùng Hotmail khi đang di chuyển, vẫn còn một số mẹo khác bạn nên lưu ý. Cụ thể:
- Ứng dụng: Hãy đảm bảo bạn cài đúng ứng dụng cho hệ điều hành mình đang dùng. Có ứng dụng dành cho hầu hết các thiết bị phổ biến và bạn nên dùng phiên bản mới nhất để tận dụng trọn vẹn các tính năng.
- Thông báo: Bạn có thể vào phần cài đặt để chọn mình muốn nhận những loại thông báo nào. Có thể bạn muốn tắt toàn bộ thông báo, hoặc chỉ hiển thị banner mà không phát âm thanh.
- Cỡ chữ: Đảm bảo nội dung hiển thị trên màn hình dễ đọc. Nhiều người để cỡ chữ mặc định, kết hợp với màn hình mờ khiến mắt rất nhanh mỏi. Hãy chỉnh sao cho bạn có thể đọc email thoải mái, rõ ràng.
Ngoài ra còn một cách khác để đảm bảo bạn tận dụng tối đa chương trình này.
Dùng Speechify để đọc email Hotmail cho bạn
Đọc email khi đang lái xe có thể cực kỳ nguy hiểm, trong khi bạn lại thường có nhiều email cần xử lý ngay cả lúc đang di chuyển. Một cách giúp mọi thứ nhẹ nhàng hơn là để email được đọc to cho bạn nghe. Bạn có thể làm điều này bằng cách dùng Speechify.
Speechify là một chương trình có thể chuyển mọi loại văn bản, bao gồm cả email, thành âm thanh để bạn có thể nghe ngay cả khi đang di chuyển. Bạn có thể tùy chỉnh giọng đọc theo ý mình, sao cho tự nhiên nhất có thể. Bạn kiểm soát được tốc độ, cao độ, tông giọng, âm lượng và nhiều yếu tố khác.
Bạn cũng có thể tăng tốc độ đọc để lướt qua email nhanh hơn. Nhờ đó, bạn tiết kiệm thời gian đọc và có thể làm nhiều việc cùng lúc khi đang di chuyển. Hãy dùng Speechify để giúp bạn tận dụng tốt nhất Hotmail khi ra ngoài. Đây là một công cụ dựa trên HTML rất hữu ích cho người dùng Hotmail.
