Hệ thống điện thoại Voice Over Internet Protocol (VoIP) cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi thoại và nhắn tin thông qua kết nối internet, thay vì sử dụng các dịch vụ điện thoại cố định truyền thống với tín hiệu analog qua Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Hướng dẫn này sẽ đồng hành cùng bạn qua từng bước thiết lập hệ thống điện thoại VoIP của riêng mình.
Cần Chuẩn Bị Những Thiết Bị Nào Để Thiết Lập VoIP?
Để thiết lập một hệ thống VoIP, bạn cần có kết nối internet, bộ định tuyến (router), nhà cung cấp dịch vụ VoIP và một điện thoại IP hoặc điện thoại truyền thống kèm adapter VoIP. Nếu dùng máy tính, phần mềm gọi điện (softphone) có thể thay thế cho điện thoại IP. Một số thiết bị khác giúp nâng cao trải nghiệm VoIP như tai nghe để cải thiện chất lượng cuộc gọi và cáp ethernet để đảm bảo kết nối internet ổn định hơn.
Thiết Lập Hệ Thống Điện Thoại VoIP Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Với doanh nghiệp nhỏ, triển khai hệ thống VoIP có thể mang lại nhiều lợi ích vì cho phép sử dụng các tính năng nâng cao như trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị video, hộp thư thoại, hiển thị số gọi đến và thậm chí cả số miễn phí. Hệ thống tổng đài nội bộ (PBX) – một dạng hệ thống điện thoại chuyên dùng cho doanh nghiệp – có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc định tuyến các cuộc gọi đến.
- Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ VoIP: Có rất nhiều nhà cung cấp để bạn lựa chọn. Hãy cân nhắc nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và tìm kiếm đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Một số tên tuổi nổi bật là RingCentral và Nextiva.
- Mua Điện Thoại Hỗ Trợ VoIP: Đầu tư vào điện thoại IP, phần mềm softphone hoặc tận dụng điện thoại hiện có với adapter. Điện thoại để bàn phù hợp cho môi trường văn phòng, trong khi các ứng dụng di động giúp bạn mang cả hệ thống điện thoại doanh nghiệp theo bên mình.
- Cấu Hình Bộ Định Tuyến: Một bộ định tuyến được cấu hình tốt rất quan trọng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tối ưu. Hãy đảm bảo bộ định tuyến của bạn có khả năng ưu tiên lưu lượng VoIP để giảm độ trễ và giữ kết nối ổn định.
- Thiết Lập PBX: Việc này bao gồm cấu hình hệ thống để xử lý các cuộc gọi đến và đi, thiết lập menu trả lời tự động và bật hộp thư thoại.
- Kiểm Tra Hệ Thống: Thực hiện các cuộc gọi thử để xác nhận hệ thống hoạt động trơn tru. Kiểm tra chất lượng cuộc gọi, hiển thị số, định tuyến cuộc gọi và các tính năng khác.
Top 8 Phần Mềm & Ứng Dụng VoIP Nên Dùng
- RingCentral: Cung cấp giải pháp giao tiếp doanh nghiệp trên nền tảng đám mây với tính năng nhắn tin hợp nhất, hội nghị video và dịch vụ hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ.
- Nextiva: Nổi tiếng với các tính năng nâng cao như chuyển đổi hộp thư thoại thành email và ghi âm cuộc gọi.
- Vonage: Mang đến dịch vụ ổn định cùng chất lượng cuộc gọi cao.
- 8x8: Cung cấp giải pháp “tất cả trong một” trên nền tảng đám mây cho thoại, video, trò chuyện và trung tâm liên hệ.
- Ooma: Phù hợp với nhu cầu VoIP của doanh nghiệp nhỏ với giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Mitel: Có nhiều dòng điện thoại IP đa dạng và các tính năng như định tuyến cuộc gọi, hỗ trợ di động.
- Google Voice: Nổi bật với ứng dụng di động trên Android và iOS, cùng chi phí gọi quốc tế phải chăng.
- Skype for Business: Cho phép gọi thoại và video miễn phí giữa các tài khoản người dùng, cũng như thực hiện cuộc gọi giá rẻ tới số di động và cố định.
Những Ưu Điểm Nổi Bật Của VoIP
Khác với hệ thống điện thoại truyền thống, VoIP không chỉ hỗ trợ mỗi cuộc gọi thoại. Các tính năng như liên lạc hợp nhất, hội nghị video, chuyển tiếp cuộc gọi mang lại sự linh hoạt cao cho việc trao đổi thông tin trong doanh nghiệp bạn. Chi phí lắp đặt và vận hành thường thấp hơn so với hệ thống điện thoại cố định, và khả năng mở rộng linh hoạt của công nghệ VoIP khiến đây trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang trên đà phát triển.
Không cần điện thoại bàn vật lý cũng là một ưu điểm lớn của VoIP: bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trên điện thoại di động, vô cùng thuận tiện cho nhân viên làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển.
Chi Phí Thiết Lập VoIP Là Bao Nhiêu?
Chi phí thiết lập hệ thống điện thoại VoIP có thể thay đổi tùy vào nhà cung cấp dịch vụ, số lượng người dùng và gói dịch vụ VoIP doanh nghiệp mà bạn lựa chọn. Thông thường, bạn sẽ cần một khoản chi phí ban đầu nhỏ để mua điện thoại IP và có thể cần thêm adapter VoIP nếu muốn tận dụng các điện thoại hiện tại.
Tiếp theo là phí dịch vụ VoIP hàng tháng, thường dao động từ 10 đến 50 đô la mỗi đường dây, phụ thuộc vào nhà cung cấp và các tính năng đi kèm. Ngoài ra, một số nhà cung cấp còn có chính sách ưu đãi khi bạn đăng ký gói năm thay vì thanh toán theo tháng.
VoIP đã thay đổi cách doanh nghiệp liên lạc khi giúp việc duy trì một hệ thống điện thoại chất lượng cao trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn. Việc chuyển đổi từ hệ thống điện thoại cố định truyền thống sang VoIP có thể diễn ra suôn sẻ nếu bạn nắm rõ yêu cầu hệ thống, quy trình lắp đặt và chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Với những thông tin trong hướng dẫn này, bạn đã có đủ nền tảng để thiết lập hệ thống điện thoại VoIP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy kiểm thử kỹ lưỡng và tận dụng tối đa các tính năng nâng cao do nhà cung cấp cung cấp để khai thác trọn vẹn lợi ích từ công nghệ tuyệt vời này.
