Làm thế nào để tôi cải thiện năng suất
Năng suất là yếu tố quan trọng cho một cuộc sống thành công và vô cùng thiết yếu cho lợi nhuận cũng như sự phát triển bền vững trong kinh doanh. Tuy nhiên, việc giữ vững sự tập trung không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Có rất nhiều yếu tố có thể cản trở năng suất của bạn, từ việc bị mạng xã hội làm phân tâm cho đến vật lộn với một nhiệm vụ phức tạp hoặc rơi vào tình trạng kiệt sức.
May mắn là có rất nhiều cách khác nhau để tăng hiệu quả làm việc. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những mẹo tăng năng suất cực kỳ hữu ích.
Lời khuyên chung để tăng năng suất
Năng suất là chìa khóa để hoàn thành công việc. Khi làm việc hiệu quả, bạn sẽ luôn có đủ thời gian để xử lý ít nhất những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.
Dưới đây là một số mẹo tăng năng suất bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả làm việc. Ngay cả các doanh nhân cũng có thể tận dụng những mẹo này để bớt trì hoãn và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.
Ưu tiên làm việc quan trọng trước
Để giúp bạn tập trung hơn, hãy xử lý những nhiệm vụ khó và tốn thời gian nhất trước, rồi mới đến các việc nhỏ hơn. Hãy cân nhắc tạo một danh sách công việc. Có nhiều ứng dụng giúp bạn sắp xếp ghi chú, bao gồm cả ứng dụng ghi chú Evernote.
Sắp xếp các nhiệm vụ bắt đầu từ việc khó hoặc khẩn cấp nhất để quản lý thời gian tốt hơn. Hãy dành buổi sáng hoặc khoảng thời gian bạn thấy tràn đầy năng lượng nhất để xử lý việc quan trọng, và để những nhiệm vụ nhẹ nhàng hơn vào cuối ngày.
Tránh làm nhiều việc cùng lúc
Bạn có thể nghĩ rằng sẽ hoàn thành danh sách công việc nhanh hơn nếu làm nhiều việc cùng lúc, nhưng tập trung vào từng việc một thực ra lại có thể giúp bạn làm được nhiều hơn. Khi cố gắng ôm đồm, bạn sẽ phải mất thêm thời gian để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Điều này dễ khiến bạn bỏ dở hoặc làm xong nhưng chất lượng không cao.
Tập trung vào một việc hoặc một dự án tại một thời điểm sẽ giúp bạn hoàn thành nó nhanh hơn và tạo đà cho những nhiệm vụ tiếp theo.
Nghỉ giải lao thường xuyên
Đôi khi bạn sẽ muốn cố gắng làm cho xong việc mà không nghỉ ngơi. Tuy nhiên, nếu không cho mình thời gian nghỉ, điều này sẽ phản tác dụng, làm giảm năng suất và gây mệt mỏi hoặc kiệt sức.
Khi rơi vào trạng thái này, bạn sẽ chẳng còn chút động lực nào để tiếp tục. Nghỉ giải lao đều đặn sẽ giúp bạn lấy lại sự tập trung và cải thiện tâm trạng.
Hãy chủ động lên lịch cho những khoảng nghỉ ngắn trong ngày làm việc của bạn. Thông thường, nơi làm việc sẽ quy định nghỉ từ 5 đến 10 phút. Nếu bạn làm việc từ xa, hãy chắc chắn rằng mình cũng có những khoảng nghỉ đều đặn để nạp lại năng lượng.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro giúp bạn quản lý hiệu quả hơn quỹ thời gian dành cho các nhiệm vụ hằng ngày. Khi áp dụng phương pháp này, bạn sẽ đặt hẹn giờ làm việc cho một dự án trong 30–45 phút. Khi chuông báo vang lên, bạn nghỉ khoảng năm phút.
Kỹ thuật này rất phù hợp để làm việc tập trung, không bị gián đoạn, đồng thời vẫn có những khoảng nghỉ thường xuyên.
Áp dụng “quy tắc hai phút”
Đừng phí thời gian chần chừ với những việc có thể hoàn thành trong hai phút. Tận dụng các khoảng trống giữa giờ (không phải thời gian nghỉ) để xử lý những việc lặt vặt có thể xong dưới hai phút sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tổng thể. Dĩ nhiên không phải nhiệm vụ nào cũng giải quyết trong hai phút, nhưng bạn có thể dùng khoảng thời gian này để khởi động mục tiêu mới và hoàn thành các cột mốc quan trọng.
Giải quyết các vấn đề năng suất cụ thể
Sự sao nhãng có thể đến từ đủ mọi phía; dù bạn làm việc tại văn phòng hay ở nhà, những yếu tố này đều có thể ảnh hưởng đáng kể tới hiệu suất. Điều chỉnh các mẹo năng suất sao cho phù hợp với tính cách và phong cách làm việc sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề cố hữu về năng suất. Hãy tham khảo một số gợi ý sau để hạn chế những yếu tố gây xao nhãng phổ biến tại văn phòng và khi làm việc từ xa.
- Chặn cuộc gọi và thông báo. Hãy thử bật chế độ “Không làm phiền” trên điện thoại trong giờ làm việc và đăng xuất khỏi các ứng dụng mạng xã hội.
- Tránh trò chuyện quá lâu với đồng nghiệp. Nếu có thể, hãy hạn chế việc đồng nghiệp ghé ngang bàn của bạn bằng cách đeo tai nghe. Bạn không nhất thiết phải nghe gì cả. Chỉ cần đeo tai nghe thôi là đã ít bị làm phiền hơn rồi. Nếu có ai muốn tán gẫu, hãy đề nghị sắp xếp sang thời gian khác khi cả hai đều rảnh.
- Sự xao nhãng khi làm việc ở không gian mở. Những âm thanh lớn như nói chuyện điện thoại, tiếng gõ bàn phím, tiếng chuột máy tính và tiếng người đi lại thường ồn ào hơn ở các văn phòng mở. Nếu có thể, hãy tìm một chỗ yên tĩnh hơn để làm việc. Đặt phòng họp để làm việc một mình trong 1–2 tiếng hoặc chuyển sang khu vực ít ồn hơn trong văn phòng.
- Thông báo từ các công cụ làm việc từ xa. Khi dùng các công cụ giao tiếp như Slack, hãy đặt trạng thái vắng mặt hoặc tạm thời tắt thông báo. Bạn có thể xử lý tin nhắn khi có thời gian rảnh.
Trì hoãn
Trì hoãn là một trong những lý do khiến nhân viên lãng phí thời gian nhiều nhất. Nghiên cứu cho thấy trì hoãn trong công việc thường là dấu hiệu của sự khó chịu về mặt cảm xúc. Não bộ gửi tín hiệu rằng bạn cần thêm điều gì đó để có thể hoàn thành nhiệm vụ, và chính sự khó chịu này ở tầng vô thức lại ngăn bạn bắt tay vào làm hoặc thậm chí khiến bạn né tránh cả nhiệm vụ.
Chủ nghĩa hoàn hảo và nỗi sợ hãi mới là gốc rễ thực sự của việc trì hoãn. Để giải quyết những nỗi sợ đang khiến bạn chần chừ:
- Nhận diện, chất vấn và đối mặt với nỗi sợ của bạn
- Cân nhắc tác động tiêu cực và lợi ích tiềm năng khi vượt qua chúng
- Chuẩn bị cho sự thành công
Sử dụng Speechify để tăng năng suất
Bằng cách áp dụng những phương pháp cụ thể để cải thiện quản lý thời gian, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn.
Ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói Speechify có thể giúp tăng năng suất ở nhà lẫn nơi làm việc bằng cách cải thiện khả năng tập trung, mức độ chú ý cũng như khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc. Ứng dụng này sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để chuyển văn bản thành âm thanh và công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) để đọc một hình ảnh thành giọng nói.
Thử Speechify ngay hôm nay bằng cách cài đặt tiện ích mở rộng Chrome trên trình duyệt web hoặc cài đặt phiên bản máy tính để bàn và ứng dụng di động.
Câu hỏi thường gặp
3 cách để tăng năng suất là gì?
Dưới đây là ba cách bạn có thể tăng năng suất:
- Đặt mục tiêu
- Tránh làm nhiều việc cùng lúc
- Hạn chế tối đa các yếu tố gây sao nhãng, đặc biệt là mạng xã hội
Thiếu ngủ ảnh hưởng thế nào tới năng suất?
Nghiên cứu cho thấy thiếu ngủ sẽ tác động tiêu cực đến trí nhớ, khả năng ra quyết định, giải quyết vấn đề và mức độ tỉnh táo. Tất cả những yếu tố này đều vô cùng cần thiết để duy trì hiệu suất làm việc tối ưu.
5 nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến năng suất thấp là gì?
Dưới đây là năm lý do phổ biến khiến hiệu suất làm việc của nhân viên thấp:
- Thiếu đào tạo
- Thiếu công nhận/khen thưởng
- Giám sát kém
- Thiếu công nghệ phù hợp
- Làm nhiều việc cùng lúc
Lợi ích của việc cải thiện năng suất là gì?
Làm việc năng suất hơn giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Điều này cũng giúp giảm căng thẳng và nâng cao sức khỏe tinh thần nhờ cảm giác hoàn thành công việc.
