Hệ thống trả lời tự động tương tác (IVR) đã đóng vai trò then chốt trong việc đổi mới các trung tâm cuộc gọi, hệ thống PBX, và trung tâm chăm sóc khách hàng. IVR cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ hiệu quả và giúp các ứng dụng điện thoại thân thiện hơn với người dùng. Một phần thiết yếu của bất kỳ hệ thống IVR nào chính là lời nhắc bằng giọng nói. Những lời nhắc IVR này sẽ hướng dẫn người gọi đi qua hệ thống điện thoại, góp phần mang lại quy trình xử lý cuộc gọi trôi chảy và chất lượng cao.
Lời Nhắc IVR Là Gì?
Lời nhắc IVR là những thông điệp bằng giọng nói mà người gọi nghe được khi tương tác với hệ thống điện thoại tự động. Các lời nhắc này có thể bao gồm thông báo chờ máy, lời chào, menu và hướng dẫn – tất cả đều được thiết kế để dẫn dắt người gọi đi qua hệ thống. Chúng được tạo bằng các bản ghi âm chuyên nghiệp bởi diễn viên lồng tiếng, hoặc sử dụng phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói.
Làm Sao Để Ghi Âm Một Thông Điệp IVR?
Đầu tiên, hãy chuẩn bị các kịch bản (script) cho IVR của bạn để ghi lại thông điệp IVR. Nội dung script nên đơn giản, rõ ràng và chứa đầy đủ thông tin cần thiết mà người gọi có thể cần.
Sau đó, bạn có thể thuê một giọng đọc chuyên nghiệp hoặc sử dụng nghệ sĩ lồng tiếng để ghi âm. Bạn cũng nên cân nhắc thuê giọng đọc song ngữ, ví dụ như nghệ sĩ nói tiếng Tây Ban Nha, để mở rộng phạm vi phục vụ. Ngoài ra, phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói cũng có thể được dùng để tạo lời nhắc bằng giọng nói.
Sau khi hoàn tất ghi âm, tệp âm thanh sẽ được chỉnh sửa để đảm bảo độ rõ ràng và đồng nhất, mang đến sản phẩm cuối cùng chất lượng cao.
Sự Khác Biệt Giữa IVR Và Lời Nhắc
IVR đề cập đến toàn bộ hệ thống trả lời tự động tương tác, bao gồm thiết kế, chức năng và quản lý của hệ thống, trong khi lời nhắc là một thành phần trong IVR. Lời nhắc, hay giọng nói IVR, là thông điệp mà người gọi nghe và phản hồi trong quá trình dẫn hướng qua hệ thống IVR.
Định Dạng Giọng Nói IVR Được Sử Dụng Là Gì?
Định dạng tệp âm thanh tiêu chuẩn cho hệ thống IVR là WAV hoặc MP3. Hai định dạng này được hỗ trợ rộng rãi trên nhiều nền tảng khác nhau và đảm bảo chất lượng âm thanh cao. Định dạng cụ thể sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của hệ thống điện thoại bạn sử dụng.
Sự Khác Biệt Chủ Chốt Giữa Lời Nhắc và Thông Điệp IVR
Lời nhắc là một loại thông điệp IVR cụ thể nhằm hướng dẫn người gọi thực hiện một hành động nào đó. Trong khi đó, thông điệp IVR có thể là bất kỳ thông báo ghi âm nào phát trong cuộc gọi, như lời chào, thông báo chờ máy hoặc thông tin về giờ làm việc của doanh nghiệp.
Làm Sao Để Tải Lên Ghi Âm Giọng Nói IVR?
Cách tải lên ghi âm giọng nói IVR sẽ phụ thuộc vào hệ thống IVR hoặc nhà cung cấp dịch vụ cụ thể của bạn. Tuy nhiên, thường sẽ bao gồm việc truy cập vào cổng quản trị hệ thống, đi đến phần lời nhắc hoặc ghi âm giọng nói và tải lên tệp âm thanh phù hợp. Hãy luôn tham khảo hướng dẫn hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp để nhận được chỉ dẫn chi tiết.
Tôi Nên Nói Gì Khi Ghi Âm Thông Điệp?
Nội dung bạn nói trong thông điệp IVR sẽ tùy thuộc vào mục đích của nó. Nguyên tắc chung là giữ cho thông điệp rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Hãy luôn chào người gọi, cung cấp thông tin cần thiết và hướng dẫn họ đến bước tiếp theo.
Top 8 Phần Mềm và Ứng Dụng Ghi Âm IVR Hàng Đầu
- Twilio: Nổi tiếng với tính linh hoạt và API mạnh mẽ, Twilio hỗ trợ xây dựng các hệ thống IVR tùy chỉnh, bao gồm cả lời nhắc và ghi âm giọng nói.
- Genesys: Là một trong những giải pháp hàng đầu về trải nghiệm khách hàng, Genesys cung cấp tính năng IVR nâng cao, bao gồm định tuyến linh hoạt và ghi âm lời nhắc.
- Avaya: Giải pháp trung tâm liên lạc của Avaya tích hợp chức năng IVR hiện đại cùng dịch vụ ghi âm giọng nói chuyên nghiệp.
- Nuance: Nuance cung cấp giải pháp IVR và tổng đài tự động với tính năng chuyển văn bản thành giọng nói và nhận diện giọng nói nâng cao. Phần mềm của họ hỗ trợ đa dạng ngôn ngữ.
- 8x8: 8x8 cung cấp giải pháp IVR tổng thể, bao gồm quản lý lời nhắc dễ dàng, cùng với những bản ghi âm giọng nói chất lượng cao.
- Five9: Được biết đến với phần mềm trung tâm liên lạc đám mây, Five9 cũng cung cấp các tính năng IVR mạnh mẽ cùng dịch vụ tự phục vụ hiệu quả.
- Aspect: Aspect mang đến cả dịch vụ IVR tự động và hỗ trợ bởi tổng đài viên, đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch.
- NICE inContact: Sản phẩm này hỗ trợ các chức năng IVR và ACD cho định tuyến cũng như tự phục vụ, phù hợp với trung tâm liên lạc ở mọi quy mô.
Hãy nhớ rằng việc lựa chọn phần mềm sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, mục tiêu về trải nghiệm khách hàng và ngân sách mà bạn cân nhắc.
Lời nhắc ghi âm giọng nói IVR là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ trung tâm cuộc gọi hoặc hệ thống PBX hiện đại nào. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng trải nghiệm khách hàng và đảm bảo tương tác suôn sẻ. Đầu tư vào các lời nhắc IVR chất lượng cao và dịch vụ lồng tiếng chuyên nghiệp sẽ giúp tổ chức của bạn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp hơn và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.
Để hiểu rõ hơn về hệ thống IVR, bạn nên tận dụng các công cụ như tài liệu e-learning, bản demo, lời chứng thực và podcast. Luôn cân nhắc sử dụng dịch vụ diễn viên lồng tiếng chuyên nghiệp để đảm bảo các bản ghi IVR tự nhiên và thu hút.
Dù bạn tự ghi âm nội bộ hay thuê ngoài dịch vụ ghi âm giọng nói, điều quan trọng nhất vẫn là sự rõ ràng, chuyên nghiệp và chất lượng của các thông điệp. Khi được lên kế hoạch và triển khai hợp lý, hệ thống IVR sẽ trở thành công cụ vô giá giúp nâng cao hiệu quả tương tác với khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ tổng thể của bạn.
