Bản ghi biên bản cuộc họp là gì?
Bản ghi biên bản cuộc họp là bản chép lại nội dung âm thanh và đôi khi cả video của một cuộc họp, ghi rõ từng chi tiết đã được phát biểu trong suốt phiên họp. Dù đó là Zoom hay Google Meet, các dịch vụ ghi biên bản cuộc họp sẽ chuyển đổi toàn bộ tệp âm thanh của hội nghị thành văn bản dễ đọc. Quy trình này, gọi là "ghi biên bản", sẽ ghi lại gần như từng từ một và thường bao gồm cả dấu thời gian cũng như thông tin nhận diện người nói.
Làm thế nào để lấy bản ghi biên bản cuộc họp?
Việc lấy bản ghi biên bản cuộc họp hiện nay rất đơn giản nhờ sự đa dạng của các dịch vụ chuyển đổi nội dung. Hầu hết các nền tảng họp trực tuyến như Zoom hay Microsoft Teams đều có tính năng ghi biên bản tích hợp, có thể ghi lại nội dung cuộc họp theo thời gian thực hoặc từ các tệp ghi âm. Ngoài ra, còn có nhiều công cụ bên thứ ba cung cấp dịch vụ chuyển biên bản chính xác, phục vụ nhiều mục đích như hội thảo trực tuyến, podcast và các cuộc họp ảo. Các công cụ này thường được tích hợp với các nền tảng họp trực tuyến và các công cụ làm việc khác như Google Calendar, Slack, Dropbox.
Bản ghi biên bản cuộc họp so với biên bản tóm tắt
Dù cả bản ghi biên bản và biên bản tóm tắt đều là bản chép lại nội dung cuộc họp, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Bản ghi biên bản cung cấp bản ghi chi tiết từng lời đã được trao đổi, kể cả các từ đệm. Trong khi đó, biên bản tóm tắt tập trung vào các ý chính, các đầu việc và quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp. Biên bản tóm tắt thường bám sát theo đề cương cuộc họp và hay được chuẩn bị theo mẫu để đảm bảo tính nhất quán.
Bản ghi biên bản trên Microsoft Teams và Zoom
Trong các cuộc họp video trên Microsoft Teams, tính năng ghi biên bản nằm dưới menu "..." ở thanh điều khiển cuộc họp. Bản ghi sẽ được tạo theo thời gian thực và có thể tải xuống dưới dạng tệp .txt hoặc .docx. Tương tự, Zoom cũng cung cấp dịch vụ ghi biên bản. Tính đến ngày đăng bài viết này, chức năng ghi biên bản của Zoom chưa hỗ trợ theo thời gian thực và cần quy trình riêng để tải ghi âm của cuộc họp lên dịch vụ chuyển đổi.
Lợi ích của bản ghi biên bản cuộc họp
Bản ghi biên bản cuộc họp mang lại nhiều lợi ích:
- Hòa nhập: Hỗ trợ những người gặp khó khăn khi theo kịp nội dung nói trong thời gian thực.
- Xem lại: Cho phép thành viên xem lại nội dung cuộc họp theo tốc độ của riêng mình, đảm bảo không bỏ sót các điểm quan trọng.
- Lưu trữ: Cung cấp bằng chứng chi tiết về cuộc họp cho mục đích tra cứu sau này.
- Hiệu quả: Giúp tiết kiệm thời gian ghi chép, để mọi người tập trung vào thảo luận khi họp.
- Rõ ràng: Giúp làm sáng tỏ mọi hiểu lầm bằng cách cung cấp bản ghi chính xác những gì đã được nói.
8 Công Cụ Ghi Biên Bản Cuộc Họp Hàng Đầu
- Otter.ai: Dịch vụ ghi biên bản sử dụng AI, tích hợp với Zoom và Google Meet, cung cấp ghi biên bản theo thời gian thực, các tính năng cộng tác và dấu thời gian. Có sẵn trên iOS, Android và web.
- Rev: Dịch vụ ghi biên bản phổ biến cung cấp bản ghi chính xác với thời gian trả kết quả nhanh, phù hợp với tệp lớn và các cuộc họp dài.
- Descript: Cung cấp quy trình toàn diện cho việc ghi biên bản, chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung. Hỗ trợ cả chỉnh sửa video.
- Transcribe: Công cụ chuyên chuyển đổi tệp âm thanh thành văn bản. Cho phép người dùng tải tệp lên và ghi biên bản gần như ngay lập tức.
- Trint: Cung cấp nền tảng dễ sử dụng để ghi biên bản tệp âm thanh, video và có trình chỉnh sửa tích hợp để hoàn thiện nội dung.
- Scribie: Cung cấp cả dịch vụ ghi biên bản tự động và thủ công, chú trọng vào độ chính xác.
- Temi: Dịch vụ dựa trên AI, giá phải chăng, lý tưởng cho việc ghi biên bản nhanh và tổng quát.
- Happy Scribe: Cung cấp nhiều tính năng như ghi biên bản, chèn phụ đề và dịch sang nhiều thứ tiếng, bao gồm cả tiếng Bồ Đào Nha.
Mỗi nhà cung cấp đều có các mô hình giá dịch vụ khác nhau, nên bạn hãy cân nhắc nhu cầu và ngân sách trước khi lựa chọn. Nhiều công cụ còn tích hợp với các ứng dụng khác và có phiên bản ứng dụng di động để hỗ trợ làm việc từ xa.
Bằng cách sử dụng các công cụ ghi biên bản cuộc họp, bạn có thể nâng cao hiệu quả và năng suất cho các cuộc họp của mình, đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin và các công việc sau cuộc họp được triển khai đầy đủ.
Hãy nhớ rằng lựa chọn công cụ ghi biên bản cuộc họp nên phù hợp với nhu cầu họp, quy mô tổ chức và tính chất trao đổi của bạn. Với những thông tin này, bạn đã sẵn sàng ghi lại mọi cuộc trò chuyện giá trị trong các cuộc họp của mình.
