Phần mềm đào tạo onboarding trực tuyến là gì?
Phần mềm đào tạo onboarding trực tuyến là một nền tảng đám mây giúp các công ty đơn giản hóa và tự động hóa quá trình giới thiệu nhân viên mới vào vai trò, văn hóa công ty và các chức năng công việc thiết yếu. Loại phần mềm nhân sự này đảm bảo nhân viên mới có trải nghiệm thân thiện, hấp dẫn ngay từ ngày làm việc đầu tiên, tạo nền tảng cho việc giữ chân nhân viên lâu dài và nâng cao mức độ gắn kết trong suốt hành trình làm việc.
Lợi ích của việc sử dụng onboarding trực tuyến là gì?
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Nhân viên mới sẽ trải qua quá trình onboarding có cấu trúc, sinh động và mang tính tương tác cao, giúp tăng sự tự tin và để lại ấn tượng ban đầu thật tích cực.
- Tự động hóa và quy trình làm việc hiệu quả: Bộ phận nhân sự có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và thiết lập quy trình làm việc tự động, đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.
- Quy trình không giấy tờ: Với chức năng chữ ký điện tử và quản lý tài liệu, các quy trình nhân sự trở nên “xanh” hơn, giảm thiểu việc sử dụng giấy và tăng năng suất xử lý công việc.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên: Quy trình onboarding bài bản đóng vai trò then chốt trong việc giữ chân nhân viên bằng cách đặt nền móng cho một hành trình làm việc tích cực, lâu dài.
- Chỉ số và theo dõi: Quản lý và nhân sự có thể dễ dàng theo dõi tiến độ onboarding, chứng nhận đã hoàn thành và phản hồi của nhân viên thông qua các chỉ số tích hợp.
3 loại onboarding trực tuyến và ví dụ từng loại?
- Onboarding tự phục vụ: Nhân viên mới tự chủ động hoàn thành các tác vụ onboarding theo tốc độ riêng với các mẫu và mô-đun tương tác. Ví dụ: điền form điện tử, tìm hiểu sổ tay nhân viên hoặc hoàn thành khóa chứng nhận.
- Onboarding tích hợp HRIS: Tích hợp với nền tảng nhân sự hoặc HRIS, đảm bảo dữ liệu nhân viên được chuyển tiếp liền mạch. Ví dụ: BambooHR hoặc ClearCompany.
- Onboarding trọng tâm LMS: Sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS), nền tảng này nhấn mạnh vào tài liệu đào tạo, bài kiểm tra và elearning cho nhân viên mới. Ví dụ: chương trình onboarding gồm chuỗi các mô-đun elearning.
Làm sao để xây dựng chương trình đào tạo onboarding?
- Xác định mục tiêu: Làm rõ những điều bạn muốn nhân viên mới nắm được và đạt được sau khi hoàn thành onboarding.
- Tận dụng mẫu có sẵn: Sử dụng các mẫu onboarding sẵn có để tạo trải nghiệm đồng nhất và tối ưu hóa quy trình.
- Thêm yếu tố tương tác: Thu hút người học với các mô-đun tương tác, bài kiểm tra và tài liệu đào tạo đa dạng.
- Tự động hóa quy trình: Sử dụng phần mềm nhân sự để tự động hóa các tác vụ như gửi thông báo, ký số và kiểm tra lý lịch.
- Lấy phản hồi: Thường xuyên xin ý kiến nhân viên mới và điều chỉnh, tinh chỉnh chương trình dựa trên phản hồi của họ.
10 yếu tố không thể thiếu trong phần mềm onboarding trực tuyến cho nhân viên:
- Giao diện dễ sử dụng
- Danh sách kiểm onboarding tùy chỉnh
- Tích hợp với nền tảng HRIS và LMS
- Quy trình tự động hóa
- Tương thích với thiết bị di động
- Chức năng chữ ký điện tử
- Thông báo thời gian thực
- Quản lý tài liệu toàn diện
- Mô-đun đào tạo tương tác
- Chỉ số và phân tích
5 trường hợp sử dụng phần mềm đào tạo onboarding trực tuyến:
- Onboarding tập trung cho đội ngũ toàn cầu: Đảm bảo tính nhất quán cho các thành viên làm việc tại nhiều khu vực, quốc gia khác nhau.
- Đào tạo tuân thủ: Đảm bảo nhân viên mới tham gia đầy đủ các khóa đào tạo bắt buộc và nhận được chứng chỉ tương ứng.
- Giới thiệu sổ tay nhân viên: Số hóa việc giới thiệu văn hóa, chính sách và giá trị cốt lõi của công ty.
- Kiểm tra lý lịch và xử lý tài liệu: Tự động hóa việc thu thập và xác minh các dữ liệu nhân viên quan trọng.
- Đào tạo theo vai trò: Cung cấp các mô-đun và tài liệu phù hợp với từng vị trí, chức danh công việc.
Nền tảng được hầu hết chương trình hỗ trợ:
- Hệ điều hành: Windows, MacOS, Linux.
- Thiết bị: Máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng và thiết bị di động.
- Ứng dụng phụ trợ: Nhiều phần mềm onboarding cung cấp ứng dụng phụ cho iOS và Android, giúp onboarding mọi lúc mọi nơi.
9 công cụ onboarding trực tuyến hàng đầu:
1. BambooHR:
BambooHR là giải pháp nhân sự nổi bật, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nền tảng onboarding toàn diện của họ giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và nhanh chóng bắt nhịp với công việc.
- 5 tính năng nổi bật:
- Danh sách kiểm onboarding tùy chỉnh
- Cổng tự phục vụ cho nhân viên
- Chữ ký điện tử
- Truy cập qua ứng dụng di động
- Tích hợp quản lý hiệu suất và chức năng HRIS
- Giá: Bắt đầu từ $99/tháng cho các chức năng nhân sự cơ bản; giá tùy chỉnh cho tính năng nâng cao hoặc đội nhóm lớn.
2. ClearCompany:
ClearCompany cung cấp bộ giải pháp quản lý nhân tài toàn diện. Giải pháp onboarding của họ đề cao sự minh bạch và thúc đẩy văn hóa công ty ngay từ ngày đầu tiên.
- 5 tính năng nổi bật:
- Onboarding không giấy tờ
- Quy trình tùy chỉnh
- Theo dõi tuân thủ
- Tích hợp hệ thống theo dõi ứng viên
- Chỉ số gắn kết nhân viên
- Giá: Giá được điều chỉnh tùy theo nhu cầu doanh nghiệp; cần liên hệ ClearCompany để nhận báo giá.
3. WorkBright:
WorkBright cung cấp khả năng quản lý tác vụ từ xa, cho phép nhân viên mới hoàn thành toàn bộ hồ sơ trước khi đến văn phòng.
- 5 tính năng nổi bật:
- Onboarding từ xa
- Cảnh báo tuân thủ
- Giao diện ưu tiên di động
- Nhắc nhở tự động
- Quản lý vòng đời nhân viên
- Giá: Cần liên hệ WorkBright để nhận báo giá tùy chỉnh.
4. Onboard by HR Cloud:
Onboard của HR Cloud mang đến quy trình onboarding mượt mà, giúp nâng cao tỷ lệ giữ chân và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- 5 tính năng nổi bật:
- Chữ ký điện tử
- Quy trình tùy chỉnh
- Tự động hóa tác vụ
- Quản lý tuân thủ
- Cổng thông tin nhân viên
- Giá: Bắt đầu từ $9.50/người dùng mỗi tháng.
5. SaplingHR:
SaplingHR tập trung xây dựng trải nghiệm onboarding kết nối và hòa nhập, đặc biệt phù hợp với các công ty có đội ngũ nhân sự toàn cầu.
- 5 tính năng nổi bật:
- Trải nghiệm preboarding
- Onboarding theo vai trò
- Tích hợp với công cụ HR khác
- Phân tích dựa trên dữ liệu
- Tự động hóa quy trình nhân sự
- Giá: Giá tùy chỉnh; doanh nghiệp nên liên hệ SaplingHR để nhận báo giá.
6. Kissflow HR Cloud:
Kissflow mang lại giải pháp onboarding không cần lập trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết kế quy trình phù hợp với đặc thù của mình.
- 5 tính năng nổi bật:
- Tự tạo ứng dụng tùy chỉnh
- Tích hợp với các quy trình nhân sự khác
- Mẫu dựng sẵn
- Phân quyền truy cập theo vai trò
- Phân tích và báo cáo
- Giá: Bắt đầu từ $390/tháng cho 30 người dùng.
7. GoCo:
GoCo nổi tiếng với nền tảng hiện đại, trực quan, giúp đơn giản hóa các tác vụ nhân sự phức tạp. Họ tự mô tả trải nghiệm onboarding là "kỳ diệu".
- 5 tính năng nổi bật:
- Quản lý tài liệu số
- Chữ ký điện tử
- Đồng bộ phúc lợi
- Cảnh báo tuân thủ
- Quy trình onboarding tùy chỉnh
- Giá: Onboarding cơ bản miễn phí; các tính năng nâng cao cần liên hệ GoCo để nhận báo giá.
8. Enboarder:
Enboarder ưu tiên trải nghiệm nhân viên, đảm bảo nhân viên mới chuyển sang vai trò mới một cách trơn tru.
- 5 tính năng nổi bật:
- Khảo sát và thu thập phản hồi nhân viên
- Giám sát mức độ tương tác của quản lý
- Hành trình onboarding cá nhân hóa
- Nội dung theo vai trò
- Phân tích mức độ gắn kết
- Giá: Giá tùy chỉnh; liên hệ Enboarder để biết chi tiết.
9. Workday:
Workday mang đến giải pháp nhân sự tất cả trong một. Module onboarding là một phần của bộ giải pháp HCM rộng hơn, đảm bảo trải nghiệm liền mạch từ khâu tuyển dụng đến khi nhân viên nghỉ hưu.
- 5 tính năng nổi bật:
- Quản lý công việc
- Kết nối đồng nghiệp cho nhân sự mới
- Bảng điều khiển onboarding cá nhân hóa
- Quản lý tài liệu
- Tích hợp với đào tạo và phát triển
- Giá: Giá tùy chỉnh theo quy mô công ty và nhu cầu; liên hệ Workday để nhận báo giá.
Phần câu hỏi thường gặp:
Làm sao tạo chương trình onboarding ảo?
Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu, sử dụng mẫu onboarding, tích hợp các yếu tố tương tác, tự động hóa bằng phần mềm nhân sự và thường xuyên khảo sát, lắng nghe phản hồi từ nhân viên mới.
Phần mềm nào cung cấp quy trình onboarding số?
Nhiều giải pháp phần mềm cung cấp onboarding số, bao gồm BambooHR, ClearCompany và GoCo.
Làm sao đào tạo nhân viên mới từ xa?
Kết hợp các mô-đun elearning, tài liệu đào tạo tương tác và bài kiểm tra trên các nền tảng như LMS. Đảm bảo chương trình onboarding có cấu trúc rõ ràng, từng bước giới thiệu về văn hóa công ty, đồng nghiệp và các nhiệm vụ đặc thù của vị trí.
Làm sao chọn phần mềm onboarding tốt nhất?
Xem xét các yếu tố như mức độ dễ sử dụng, tính năng nổi bật, khả năng tích hợp với các giải pháp nhân sự hiện tại, chi phí, hỗ trợ khách hàng và phản hồi từ những người dùng đang sử dụng.
Yếu tố quan trọng nhất khi chọn phần mềm onboarding là gì?
Yếu tố then chốt là phần mềm phải phù hợp với mục tiêu onboarding riêng của công ty bạn, đảm bảo mang lại trải nghiệm onboarding liền mạch, hấp dẫn và có ý nghĩa cho nhân viên mới.
Phần mềm có giá bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào tính năng, quy mô doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể. Một số nền tảng như BambooHR có khung giá cố định, trong khi ClearCompany cung cấp bảng giá tùy chỉnh.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm onboarding là gì?
Giải pháp phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình onboarding, đảm bảo trải nghiệm nhất quán, thân thiện và cuốn hút cho nhân viên mới. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ tự động hóa, số hóa tài liệu và theo dõi tiến độ onboarding một cách hiệu quả, minh bạch hơn.
