Làm việc với vai trò trợ lý pháp lý có thể mang lại một sự nghiệp rất đáng giá. Tuy nhiên, ngành pháp lý nổi tiếng căng thẳng, và mọi vị trí trong một công ty luật đều đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian thật tốt.
May mắn là có vô số mẹo tăng năng suất mà trợ lý pháp lý và các chuyên gia luật khác có thể áp dụng để xử lý hiệu quả hơn những nhiệm vụ quan trọng nhưng tốn nhiều thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số bí quyết tăng năng suất dành cho trợ lý pháp lý cùng các công nghệ pháp lý và ứng dụng sáng tạo chắc chắn sẽ giúp bạn làm việc năng suất suốt cả ngày.
Mẹo tăng năng suất cho các công ty luật
Dù bạn làm việc từ xa hay trong văn phòng, có nhiều mẹo tăng năng suất đã được kiểm chứng dành cho trợ lý pháp lý giúp bạn tránh trì hoãn, hoàn thành được nhiều việc hơn mà vẫn giữ được cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tốt cho sức khỏe tinh thần.
Dành chút thời gian mỗi ngày để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và ghi lại chúng theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp là cách hiệu quả để bạn tổ chức công việc cho năng suất tối đa. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc viết ra danh sách những việc cần làm vừa giúp bạn hệ thống công việc, vừa tạo động lực để bắt tay vào làm. Xử lý các nhiệm vụ quan trọng nhất trước sẽ đảm bảo bạn có đủ năng lượng và sự tập trung để làm tốt nhất khi cần.
Kể từ sau đại dịch, ngày càng nhiều trợ lý pháp lý làm việc tại nhà và làm việc từ xa trở thành yếu tố then chốt trong quản lý công việc. Nếu bạn làm việc ở văn phòng tại nhà, việc thiết kế không gian làm việc tối ưu cho năng suất là vô cùng quan trọng. Hạn chế tối đa các yếu tố gây xao nhãng và tách biệt mình khỏi các khu vực sinh hoạt khác trong nhà. Cố gắng tạo ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân ở cả không gian lẫn trạng thái tâm lý. Việc tránh xa mạng xã hội và các nguồn gây xao nhãng “khó cưỡng” khác trong không gian làm việc cũng là điều then chốt, dù bạn làm việc ở đâu.
Tránh kiệt sức là một phần cực kỳ quan trọng để làm việc hiệu quả với vai trò trợ lý pháp lý. Nếu bạn liên tục làm nghiên cứu pháp lý và quản lý hồ sơ mà không tạm dừng để “nạp lại năng lượng” tinh thần, hiệu suất chắc chắn sẽ giảm. Dù bạn có cố gắng gồng mình vượt qua căng thẳng và mỏi mắt, bạn vẫn rất khó đạt hiệu quả công việc tốt khi đã kiệt sức. Vì vậy, nhiều huấn luyện viên sự nghiệp và chuyên gia năng suất khuyên nên xen kẽ những khoảng nghỉ ngắn 5–10 phút trong ngày làm việc.
Ứng dụng công nghệ pháp lý hữu ích
Tận dụng công nghệ để đơn giản hóa ngày làm việc và thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả hơn là một cách rất tốt để trợ lý pháp lý nâng cao năng suất. Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng mà các chuyên gia luật sử dụng, từ những ứng dụng pháp lý chuyên dụng cho ngành luật cho đến những ứng dụng đa năng giúp nhân viên mọi lĩnh vực làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn làm việc từ xa, các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom và ứng dụng quản lý nhóm như Slack là không thể thiếu. Chúng giúp bạn giao tiếp dễ dàng với đồng nghiệp, chia sẻ tệp, tổ chức dự án, phân công nhiệm vụ và còn nhiều tiện ích khác.
Những ứng dụng hỗ trợ trợ lý pháp lý thực hiện nghiên cứu pháp lý hiệu quả hơn có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Fastcase là một ví dụ, cho phép bạn tra cứu hàng nghìn vụ án trên bản số hóa. Điều này giúp việc tìm kiếm vụ án diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, và Fastcase còn cho bạn biết tần suất vụ án được trích dẫn trong các lập luận cụ thể, giúp bạn lọc vụ án theo mức độ liên quan. Pocket Justice là ứng dụng tương tự, cho phép tra cứu tất cả các phán quyết trước đây của Tòa án Tối cao Mỹ và cập nhật kịp thời các phán quyết mới.
Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói như Speechify là một công cụ khác giúp công việc của trợ lý pháp lý trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đọc liên tục từng trang tài liệu pháp lý khiến cả não bộ lẫn đôi mắt nhanh chóng mệt mỏi. Đọc cũng khiến bạn không thể đa nhiệm vì phải tập trung hoàn toàn. Ngược lại, nghe tài liệu được đọc lên sẽ giải quyết gọn cả hai vấn đề này.
Speechify
Với Speechify, các chuyên gia luật có thể chọn từ hàng chục giọng AI tự nhiên và để các giọng đọc này đọc to bất kỳ tài liệu số nào hoặc văn bản trên mạng. Điều này cho phép trợ lý pháp lý vừa nghe vừa làm các công việc khác, tránh mệt mỏi tinh thần lẫn thể chất vì phải đọc quá lâu. Speechify còn cho phép điều chỉnh tốc độ nghe, giúp bạn nghe tài liệu nhanh nhất trong khả năng vẫn hiểu được nội dung, thậm chí có thể quét tài liệu in để cũng có thể được đọc to.
Để biết Speechify giúp bạn tránh kiệt sức và làm việc năng suất hơn như thế nào, đừng quên đăng ký dùng thử miễn phí Speechify Premium ngay hôm nay!
Quản lý thời gian cho trợ lý pháp lý
Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt để làm việc năng suất, và việc xây dựng một chiến lược quản lý thời gian phù hợp với bản thân là vô cùng quan trọng. Lập lịch trình và nghiêm túc tuân thủ là phần không thể thiếu của quản lý thời gian, và các ứng dụng như ClickUp hay Google Calendar đều hỗ trợ rất tốt cho việc này.
Loại bỏ xao nhãng cũng là chìa khóa cho quản lý thời gian, đặc biệt quan trọng với các trợ lý pháp lý làm việc từ xa. Bên cạnh việc thiết kế không gian làm việc sao cho ít bị xao nhãng nhất có thể, bạn có thể dùng các ứng dụng như Offtime và Freedom để dọn dẹp xao nhãng trên mạng. Những ứng dụng này cho phép bạn thiết lập khung giờ chặn truy cập mạng xã hội, trò chơi hay các nguồn gây xao nhãng khác trên tất cả thiết bị, giúp bạn dễ dàng cưỡng lại cám dỗ trong giờ làm việc.
Cuối cùng, chỉ cần làm việc hiệu quả hơn cũng đã góp phần lớn vào quản lý thời gian; khi bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, bạn tận dụng thời gian tốt hơn và việc quản lý nó cũng trở nên nhẹ nhàng hơn. Tất cả các ứng dụng thúc đẩy năng suất như đã đề cập ở trên, bao gồm Fastcase, Pocket Justice và Speechify, sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn để việc quản lý thời gian không còn là nỗi lo.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Trợ lý pháp lý không nên làm gì?
Đáp: Có nhiều điều bạn không nên làm với vai trò trợ lý pháp lý, điển hình là hành nghề như một luật sư có bằng. Nói chung, trợ lý pháp lý không được đại diện khách hàng tại tòa, lấy lời khai hoặc ký văn bản biện hộ. Liên quan đến chủ đề bài viết này, việc để bản thân rơi vào tình trạng kiệt sức cũng là điều một trợ lý pháp lý nên tránh. Nghỉ giải lao và sử dụng các công cụ giúp làm việc hiệu quả hơn sẽ giúp bạn tránh kiệt sức và hạn chế ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất của mình.
Hỏi: Trợ lý pháp lý sắp xếp hồ sơ như thế nào?
Đáp: Hầu hết trợ lý pháp lý sắp xếp hồ sơ bằng cách nhóm và phân loại tài liệu của từng vụ việc theo thứ tự thời gian. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu là phương pháp hiệu quả được nhiều trợ lý pháp lý áp dụng để quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả hơn.
Hỏi: Làm thế nào để trợ lý pháp lý làm việc hiệu quả hơn?
Đáp: Lên kế hoạch, sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, loại bỏ xao nhãng và tận dụng các ứng dụng pháp lý giúp tiết kiệm thời gian là những bí kíp giúp trợ lý pháp lý làm việc hiệu quả hơn.
Hỏi: Một vụ kiện gồm những phần nào?
Đáp: Các vụ kiện dân sự thường diễn ra theo trình tự: nộp đơn, điều tra, xét xử và có thể có kháng cáo. Tuy nhiên, quy trình có thể dừng lại ở bất kỳ bước nào nếu hai bên đạt được thỏa thuận hòa giải.
