سئمت من فوضى أن يستخدم كل شخص في مؤسستك برامج مختلفة لمشاركة المستندات؟ هل تريد إنشاء حل أفضل لتنظيم الاجتماعات وقوائم المهام مرّةً وللأبد؟ إذا كنت تسعى لتعزيز إنتاجيتك، فربما سمعت عن Notion كأداة محتملة لذلك.
ما هو Notion؟
Notion هو تطبيق للإنتاجية وأداة لإدارة المهام تتيح لك وللفريق بناء سير العمل الذي يناسبك—من دون أن يحاول الجميع مزامنة منصات مختلفة. سنستعرض هنا كل ما تحتاج معرفته لزيادة إنتاجيتك داخل منصة Notion.
نصائح Notion لرفع الإنتاجية
مراجعة سجل التغييرات
حذفت شيئًا مهمًا عن طريق الخطأ؟ كلنا مررنا بذلك، وإذا كنت تستخدم Notion فأنت محظوظ. تمامًا كما في مستندات Google، يتيح لك Notion رؤية كل التحديثات التي أُجريت على الصفحة. إذا نقرت على النقاط الثلاث أعلى يمين الشريط الجانبي في مساحة عمل Notion ثم اخترت سجل الصفحة، ستتمكن من الرجوع ومشاهدة كل التغييرات منذ إنشاء المستند.
مشاركة الصفحات
إذا كنت تستخدم Notion للعمل مع فريقك، فلن تضطر بعد الآن للقلق بشأن إرسال المستندات وجداول البيانات عبر البريد الإلكتروني أو Google Drive أو خدمات المشاركة الأخرى. عندما تريد من زميل الاطلاع على إحدى صفحات Notion الخاصة بك، ما عليك سوى النقر على مشاركة. سيتمكن الطرف الآخر من عرض المستند كما لو كان موقعًا إلكترونيًا. هل تريد العمل مع الطرف الآخر على المستند؟ انقر خيار “إظهار الرابط” بعد النقر على مشاركة. من هناك، ستتمكن من اختيار ما إذا كان الشخص الذي تشارك معه الرابط يستطيع العرض أو التحرير أو التعليق أو تكرار صفحة Notion الخاصة بك.
إنشاء صيغ
هل سئمت من إجراء العمليات الحسابية بنفسك أثناء العمل في Notion؟ تمامًا مثل Microsoft Excel وGoogle Sheets، يمنحك Notion خيار إنشاء صيغ، لتتكفّل جداولك بالحساب نيابةً عنك. سواء كنت تعمل على جدول للرواتب أو ميزانية شخصية، يوفر Notion الأدوات اللازمة لإدارة البيانات بسهولة. وباستخدام اختصارات لوحة مفاتيح بسيطة، يجعل Notion الأمر سهلًا حتى للمبتدئين.
قفل الصفحات
إذا شاركت صفحة مع مجموعة وتريد إيقاف التعديلات، يمكنك بسهولة قفل الصفحة داخل نظام Notion. انتقل إلى أعلى يمين الصفحة، انقر قائمة الخيارات، واختر خيار قفل الصفحة. سيكون لديك أيضًا خيار إلغاء قفل الصفحة إذا رأيت أن هناك حاجة إلى مزيد من التحرير الجماعي.
إنشاء جدول محتويات
عندما تنشئ مستندات كبيرة لمجموعة من الأشخاص، قد تكون إضافة جدول محتويات طريقة سهلة لتنظيم المعلومات التي تحتاجها. إنشاء جدول محتويات في Notion سهل. أولًا، اكتب شرطة مائلة للأمام (/)، ثم اختر جدول المحتويات. سيتم إنشاء مجموعة من الروابط تلقائيًا، ما يتيح لك وللفريق التنقل بسهولة داخل المستند.
تعيين التذكيرات
جدولك مزدحم، وقد يكون من الصعب مواكبة كل ما عليك فعله يوميًا لتسير الأمور كما ينبغي. لحسن الحظ، تجعل التذكيرات في Notion إدارة المشاريع أسهل بتذكيرك بالمهام التي ينبغي إنجازها قبل المتابعة. لإنشاء تذكير في Notion، ابحث أولًا عن المعلومة التي تريد ضبط تذكير لها. ثم اكتب رمز @ متبوعًا باليوم والوقت الذي تريد أن يتم تذكيرك فيه. إذا رغبت في تذكير عضو آخر من فريقك بالمعلومة، اكتب رمز @ آخر ثم اكتب اسمه بجانب التذكير الأصلي. قد يغنيك ذلك عن استخدام تقويم Google أو أي نظام تقويم آخر للتذكيرات.
استخدم الترميز اللوني
إذا كنت تفضّل أن يكون عملك منظمًا بصريًا لتعرف دائمًا مكان كل شيء، فاعتماد الكتل ذات الترميز اللوني في Notion طريقة ذكية لبناء مساحة عمل رقمية منطقية بالنسبة لك. يفضّل بعض الأشخاص ترميز كل مشروع بلون مختلف، بينما يستخدم آخرون الألوان للإشارة إلى مناطق العمل التي تتطلب إجراء (مثل الأخضر لما هو جاهز، والأصفر لما يحتاج مزيدًا من العمل أو التحسين، والأحمر لما يجب إزالته أو إعادة تصميمه بالكامل). يمكنك استخدام الألوان لتمييز الصفحات الفرعية ومنح أعضاء الفريق لمحة سريعة عمّا يحتاج إلى إنجاز.
تصدير الصفحات
هل تعمل مع عميل أو عملاء لم ينتقلوا بعد إلى منصة Notion؟ لا تقلق — يمكنك بسهولة تصدير المواد بعدة صيغ ملفات ليتسنى للجميع العمل من الصفحة نفسها حرفياً. تماماً كما عند مشاركة مستند داخل Notion، ابدأ بالنقر على النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة. من هناك، اختر تصدير. ثم اختر صيغة الملف (يمكنك الاختيار من بين ملفات PDF، ملفات HTML، جداول Google، أو CSV لمستخدمي Excel).
إنشاء صفحة رئيسية
يمكنك تنظيم كل ما تقدّمه في Notion بسهولة بإنشاء صفحة رئيسية تعمل تماماً كالموقع الإلكتروني. ستتمكن من إضافة روابط تختصر الطريق عليك وعلى فريقك للوصول إلى المعلومات التي تحتاجونها من دون التنقل بين كل مستندات Notion وجداولها. ويمكن إنشاء هذه الصفحات من الصفر أو باستخدام قوالب Notion الجاهزة.
إنشاء قائمة قراءة
إنشاء قائمة قراءة في Notion يتيح لك تتبُّع الكتب التي تريد قراءتها والتي ستنقلك إلى المرحلة التالية في حياتك المهنية والشخصية.
تعيين أهداف قابلة للتتبُّع
يمكن أن تساعدك لوحة الأهداف داخل Notion على ضمان متابعة تقدّمك مهنياً وشخصياً. عندما تعمل بانتظام في Notion، سترى تقدّمك نحو أهدافك، وستكون أقل ميلاً لتأجيلها.
إنشاء صفحات باستخدام قوالب Notion
مع قاعدة بيانات Notion، من السهل إنشاء صفحات واضحة وسهلة المتابعة ومريحة بصرياً. عند النقر على زر القوالب داخل Notion، ستجد الكثير من الخيارات الجاهزة لاحتياجات محددة داخل البرنامج. سواء كنت تبحث عن قالب اجتماع أو خارطة طريق لمنتج جديد، ستجعل القوالب إعداد صفحات Notion الخاصة بك أسهل ومفصّلاً على مقاسك ومقاس فريقك.
الوضع الداكن في Notion
لتمكين الوضع الداكن في Notion:
- اذهب إلى 'الإعدادات والأعضاء'
- اختر المظهر
- بدّل خيار السمة إلى 'داكن'
يمكنك أيضاً الضغط على ctrl+shift+L في الحاسوب الشخصي أو cmnd+shift+L على ماك لتمكين الوضع الداكن في Notion. ستصبح الواجهة أسهل على العينين وستشكرك عيناك.
البحث السريع في Notion
نصيحة مفيدة أخرى لزيادة إنتاجيتك مع Notion هي تعلُّم كيفية إجراء بحث سريع. للوصول سريعاً إلى أي صفحة في Notion:
- اضغط cmnd+P على ماك أو ctrl+P على حاسوب شخصي.
- ستظهر قائمة سريعة تبحث عبر جميع صفحاتك.
الإشارة إلى صفحة أو شخص باستخدام الرمز @ في Notion
يمكنك الربط مباشرةً إلى صفحة أخرى بمجرد كتابة الرمز '@' واختيار الصفحة التي ترغب بالإشارة إليها. يمكنك أيضاً الإشارة إلى مستخدمين أو أعضاء محدّدين بكتابة الرمز '@' واختيار أسمائهم.
ملاحظة: كلما ذكرت شخصاً، سيصله إشعار ضمن علامة 'جميع التحديثات' في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة.
إنشاء أعمدة للبلوكات في Notion
يسمح لك Notion بتنظيم البلوكات جنباً إلى جنب. لإنشاء أعمدة بلوكات في Notion:
- اختر النقاط الرمادية الست إلى يسار البلوك أو البلوكات التي تريد تنظيمها.
- واسحب البلوك المحدّد إلى جانب البلوك الذي تريد محاذاته معه لإنشاء أعمدة متجاورة
- ما إن ترى خطاً عمودياً أزرق، اتركه.
اختصار الشرطة المائلة (/) في Notion
بدلاً من النقر على أيقونة الزائد أو زر الفأرة الأيمن لإنشاء بلوك جديد، اكتب '/' ثم اسم البلوك الذي تريد إنشاؤه. بهذا تنشئ بلوكات جديدة بسرعة من لوحة المفاتيح دون لمس الفأرة.
حسّن سير عملك في Notion باستخدام Speechify
Speechify يحوّل النصوص بسهولة إلى صوت، فيسهّل عليك متابعة المستندات التي تعمل عليها أنت وفريقك في Notion. لا حاجة للجلوس أمام الكمبيوتر لاستخدام Speechify. مكتبتك الصوتية تتزامن تلقائيًا مع جميع أجهزتك، من Android إلى iPhone وما بعدها، لتبقى على اطّلاع أثناء التنقّل.
الأسئلة الشائعة
هل يساعد Notion في زيادة الإنتاجية؟
على عكس التطبيقات الشهيرة الأخرى مثل Evernote وSlack وTrello، فـNotion ليس مجرد تطبيق لتدوين الملاحظات أو التواصل البسيط. يمكنك بناء نظام إنتاجية متكامل لحياتك بداخله. كتبتُ سابقًا عن طريقة إنشاء متتبّع عادات في Notion، وما زلت أستخدمه لتسجيل تماريني وتدوين يومياتي وجمع كتاباتي. بالمناسبة، أنا أكتب هذه التدوينة على Notion الآن.
هل يعمل Notion على هاتفي Apple أو Samsung؟
يتوفّر Notion كتطبيق لسطح المكتب وللهواتف، لتبقى على اطّلاع أينما كنت. تطبيق الهاتف متاح على منصّتَي Android وiOS.
