Die Vorteile der Nutzung von sprachbasierten IVR-Systemen

Wenn Ihr Unternehmen mit einem hohen Volumen an eingehenden oder ausgehenden Anrufen zu tun hat, kann die Implementierung eines sprachbasierten interaktiven Sprachdialogsystems (IVR) ...

Wenn Ihr Unternehmen mit einem hohen Volumen an eingehenden oder ausgehenden Anrufen zu tun hat, kann die Implementierung eines sprachbasierten interaktiven Sprachdialogsystems (IVR) eine effektive Möglichkeit sein, das Anrufmanagement zu optimieren und den Kunden ein effizienteres und personalisiertes Erlebnis zu bieten. In diesem Artikel werden wir die Vorteile der Nutzung von sprachbasierter IVR-Technologie untersuchen und ihre vielfältigen Anwendungen beleuchten. Wir werden auch erörtern, wie Sie die richtige Software für sprachbasierte IVR-Systeme auswählen, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verständnis von sprachbasierten IVR-Systemen

Interaktive Sprachdialogsysteme (IVR) sind automatisierte Telefonsysteme, die entwickelt wurden, um mit Anrufern zu interagieren, Informationen zu sammeln und Anrufe an die entsprechenden Agenten oder Abteilungen weiterzuleiten. Diese Systeme werden von Unternehmen und Organisationen häufig genutzt, um den Kundenservice zu verbessern und ihre Abläufe zu optimieren.

Was ist ein IVR-System?

Traditionell haben IVR-Systeme Tasteneingaben verwendet, um Anrufer durch eine Reihe von Aufforderungen und Menüs zu führen. Mit den Fortschritten in der Technologie sind jedoch sprachbasierte IVR-Systeme immer häufiger geworden. Sprachbasierte IVR-Systeme nutzen natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Anrufern zu ermöglichen, ihre Antworten zu sprechen, was die Interaktion intuitiver und effizienter macht.

IVR-Systeme können an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation angepasst werden. Sie können für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, wie z.B. zur Bereitstellung von Kundensupport, zur Auftragsbearbeitung und zur Sammlung von Feedback.

Wie funktionieren sprachbasierte IVR-Systeme?

Sprachbasierte IVR-Apps funktionieren, indem sie gesprochene Wörter und Phrasen erkennen und mit vordefinierten Schlüsselwörtern und Aktionen abgleichen. Das System fordert Anrufer auf, den Grund ihres Anrufs anzugeben, und basierend auf deren Eingaben kann es Anrufe an bestimmte Agenten oder Abteilungen weiterleiten, Informationen bereitstellen oder Aktionen wie die Terminvereinbarung oder Reservierungen vornehmen.

Das System kann auch so programmiert werden, dass es maßgeschneiderte Antworten basierend auf der Anrufhistorie des Anrufers mit dem Unternehmen oder der Organisation bereitstellt. Wenn ein Anrufer beispielsweise bereits einen Kauf getätigt hat, kann das System seine Telefonnummer erkennen und personalisierten Service bieten. Beachten Sie jedoch, dass Sie einen VoIP-Telefondienstanbieter benötigen, der ein IVR-System bereitstellt, um mit IVR zu beginnen.

Wichtige Komponenten von sprachbasierten IVR-Systemen

Die wichtigsten Komponenten eines sprachbasierten IVR-Systems umfassen eine Spracherkennungs-Engine, eine natürliche Sprachverarbeitungs-Engine, eine Text-zu-Sprache-Engine, eine Datenbank und einen Anwendungsserver. Zusammen ermöglichen diese Komponenten dem System, Telefonsignale zu empfangen und zu interpretieren, Anfragen zu verarbeiten und in Echtzeit Antworten zu geben.

Die Spracherkennungs-Engine ist dafür verantwortlich, gesprochene Wörter und Phrasen zu erkennen und zu interpretieren. Die natürliche Sprachverarbeitungs-Engine analysiert die Eingaben des Anrufers, um die Absicht hinter ihrer Anfrage zu bestimmen. Die cloudbasierte Text-zu-Sprache-Engine wandelt die Antworten des Systems in gesprochene Wörter um, die der Anrufer verstehen kann. Die Datenbank speichert Informationen über den Anrufer und seine Historie mit dem Unternehmen oder der Organisation. Der Anwendungsserver verwaltet den gesamten Betrieb des IVR-Systems.

Insgesamt sind sprachbasierte IVR-Systeme ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen und Organisationen, die ihren Kundenservice verbessern und ihre Abläufe optimieren möchten. Indem sie den Anrufern eine intuitivere und effizientere Möglichkeit bieten, mit dem System zu interagieren, können diese Systeme dazu beitragen, das gesamte Kundenerlebnis zu verbessern.

Vorteile von sprachbasierten IVR-Systemen

Mit der Entwicklung von konversationeller KI werden sprachbasierte interaktive Sprachdialogsysteme bei Unternehmen immer beliebter, da sie mehrere Vorteile und verbesserte Funktionen gegenüber traditionellen Tastensystemen bieten. Alle haben Vorteile, trotz unterschiedlicher Preisspannen und Funktionen wie Voicemail, Anrufaufzeichnung, Rückruf und mehr. In diesem Abschnitt werden wir einige der Vorteile der Nutzung von sprachbasierter IVR-Software diskutieren.

Verbesserte Kundenerfahrung

Einer der Hauptvorteile eines sprachbasierten IVR-Systems für Ihre Callcenter-Software ist, dass es die gesamte Kundenerfahrung verbessern kann. Durch die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die gesprochene Sprache erkennt und personalisierte Optionen bietet, können Kunden schnell und einfach die Informationen oder Unterstützung erhalten, die sie benötigen. Dies kann dazu beitragen, Frustrationen zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Das IVR kann auch mehr Daten abrufen und die Kundenklassifizierung durch die Integration eines Kundenbeziehungsmanagementsystems (CRM) verbessern.

Wenn beispielsweise ein Kunde die Kundenservice-Hotline einer Bank anruft, kann er das sprachbasierte IVR-System nutzen, um seinen Kontostand abzufragen, Geld zu überweisen oder eine verlorene oder gestohlene Karte zu melden. Das System kann die Stimme des Kunden erkennen und personalisierte Optionen basierend auf seinen Kontoinformationen bereitstellen. Dies kann dem Kunden Zeit und Mühe sparen und sein Erlebnis angenehmer gestalten.

Wenn die Anfragen eines Anrufers nicht bearbeitet werden können, arbeitet ein IVR-System zusammen mit einem automatisierten Anrufverteilungssystem (ACD) für Omnichannel-Routing, um sie an den passenden Support-Mitarbeiter weiterzuleiten.

Erhöhte Effizienz und Produktivität

Sie müssen nicht mehr die wertvolle Anrufzeit Ihres Teams mit Aufgaben verschwenden, die ein IVR-Menü besser erledigen kann, sogar außerhalb der Geschäftszeiten. Sprachbasierte IVR-Systeme können die Effizienz der Anrufbearbeitung erheblich verbessern, indem sie Anrufabläufe optimieren und Routineaufgaben wie Anrufweiterleitung, Warteschlangen und Datenerfassung automatisieren. Dies kann Unternehmen helfen, Wartezeiten zu verkürzen und ein höheres Anrufvolumen mit dem vorhandenen Personal zu bewältigen.

Indem sie Agenten von sich wiederholenden Aufgaben entlasten, können sprachbasierte IVR-Systeme auch die Produktivität der Agenten steigern und ihnen ermöglichen, sich auf komplexere Kundenbedürfnisse zu konzentrieren. Ein IVR-System erleichtert auch die automatische Anrufverteilung, sodass eingehende Anrufe so schnell wie möglich beim richtigen Agenten landen.

Zum Beispiel kann ein Reisebüro ein sprachbasiertes IVR-System nutzen, um Kundenanfragen zu Flugplänen, Hotelreservierungen und Reisepaketen zu bearbeiten. Das System kann Anrufe basierend auf den Eingaben des Kunden an die entsprechende Abteilung weiterleiten und relevante Informationen wie Reisedaten und Ziele sammeln. Dies kann dem Reisebüro Zeit und Ressourcen sparen und es ihnen ermöglichen, mehr Kunden in kürzerer Zeit zu bedienen.

Kosteneinsparungen für Unternehmen

Die Implementierung eines sprachbasierten IVR-Systems kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen, indem die Personalkosten gesenkt und der Bedarf an zusätzlichem Personal reduziert wird, insbesondere bei hohem Anrufvolumen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen auch das Risiko von Fehlern verringern und die Genauigkeit der Kundendaten insgesamt verbessern. Darüber hinaus können sprachbasierte IVR-Systeme Unternehmen helfen, ihren Kundenservice zu skalieren, ohne zusätzliche Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter zu verursachen.

Ein Einzelhandelsunternehmen kann beispielsweise ein sprachbasiertes IVR-System nutzen, um Kundenanfragen zur Produktverfügbarkeit, zum Versandstatus und zu Rücksendungen zu bearbeiten. Das System kann automatisierte Antworten basierend auf den Eingaben des Kunden bereitstellen und sie bei Bedarf an einen Live-Agenten weiterleiten. Dies kann dem Unternehmen Geld bei Personal- und Schulungskosten sparen und es ihnen ermöglichen, ein höheres Volumen an Kundenanfragen zu bearbeiten.

Erhöhte Sicherheit und Datenschutz

Sprachbasierte IVR-Systeme können Unternehmen helfen, ihre Datensicherheit und ihren Datenschutz zu verbessern, indem sie das Risiko von Datenverletzungen und Betrug verringern. Durch die Bearbeitung sensibler Informationen wie Kreditkartennummern und Sozialversicherungsnummern über ein automatisiertes System können Unternehmen das Risiko menschlicher Fehler und Datenmissbrauch minimieren.

Ein Gesundheitsdienstleister kann beispielsweise ein sprachbasiertes IVR-System nutzen, um Patientenanfragen zu medizinischen Unterlagen, Rezeptverlängerungen und Terminvereinbarungen zu bearbeiten. Das System kann die Identität des Patienten durch Spracherkennung verifizieren und sicheren Zugang zu ihren Informationen bieten. Dies kann sicherstellen, dass Patientendaten geschützt sind und den Vorschriften wie HIPAA entsprechen.

Zusammenfassend bieten sprachbasierte IVR-Systeme mehrere Vorteile gegenüber Tonwahl-Systemen und können Unternehmen helfen, ihre Kundenerfahrung, Effizienz, Kosteneinsparungen und Sicherheit zu verbessern. Durch die Einführung eines sprachbasierten IVR-Systems können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und den sich wandelnden Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht werden.

Anwendungen von sprachbasierten IVR-Systemen

Sprachbasierte Interactive Voice Response (IVR)-Systeme werden in verschiedenen Branchen immer beliebter, da sie personalisierten und effizienten Support für Kunden bieten können, ohne dass ein Agent erforderlich ist. In diesem Artikel werden wir einige der häufigen Anwendungen von sprachbasierten IVR-Systemen untersuchen.

Kundensupport und Kontaktzentren

Kundensupport, Callcenter und Helpdesks erhalten oft ein hohes Anrufvolumen von Kunden, die Unterstützung suchen. Sprachbasierte IVR-Systeme können helfen, dieses Volumen zu bewältigen, indem sie automatisierten Support für Kunden bieten. Durch den Einsatz von Spracherkennung und natürlicher Sprachverarbeitung können sprachbasierte IVR-Systeme Kundenanfragen verstehen und beantworten, was schnellen und effizienten Service bietet. Dies reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung des Kundenservice-Personals, sondern verbessert auch die gesamte Kundenerfahrung.

Ein Kunde, der das Kundensupport-Center eines Telekommunikationsunternehmens anruft, kann beispielsweise ein sprachbasiertes IVR-System nutzen, um seinen Kontostand zu überprüfen, einen Dienst zu aktivieren oder zu deaktivieren oder ein Netzwerkproblem zu melden. Das IVR-System kann die Anfrage des Kunden verstehen und die entsprechende Antwort geben, ohne dass ein Agent erforderlich ist.

Bank- und Finanzdienstleistungen

Sprachbasierte IVR-Systeme werden häufig in der Banken- und Finanzdienstleistungsbranche eingesetzt, um Kunden eine Vielzahl von Dienstleistungen wie Kontostände, Transaktionshistorie und Rechnungszahlungen anzubieten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sprachbasierte IVR-Systeme Finanzinstitute dabei unterstützen, Personalkosten zu senken und die gesamte Kundenerfahrung zu verbessern.

Ein Kunde, der das Kundensupport-Center seiner Bank anruft, kann beispielsweise ein sprachbasiertes IVR-System nutzen, um seinen Kontostand zu überprüfen, Geld zu überweisen oder eine verlorene oder gestohlene Karte zu melden. Das IVR-System kann die Identität des Kunden authentifizieren und die angeforderten Informationen oder Dienstleistungen bereitstellen, ohne dass ein Agent erforderlich ist.

Gesundheitswesen

Sprachbasierte IVR-Systeme werden zunehmend im Gesundheitswesen eingesetzt, um Patienten bei der Terminvereinbarung, dem Nachfüllen von Rezepten und dem Abrufen grundlegender medizinischer Informationen zu unterstützen. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Verkürzung von Wartezeiten können sprachbasierte IVR-Systeme die Patientenzufriedenheit und -ergebnisse verbessern und gleichzeitig Verwaltungskosten senken.

Ein Patient kann beispielsweise das IVR-System seines Gesundheitsdienstleisters anrufen, um einen Termin mit seinem Arzt zu vereinbaren, Testergebnisse abzurufen oder Informationen zu seinen Medikamenten zu erhalten. Das IVR-System kann die Anfrage des Patienten verstehen und die passende Antwort geben, ohne dass ein Empfangsmitarbeiter oder eine Krankenschwester erforderlich ist.

Einzelhandel und E-Commerce

Sprachbasierte IVR-Systeme können im Einzelhandel und E-Commerce eingesetzt werden, um Kunden Produktinformationen, Bestellverfolgung und Statusaktualisierungen bereitzustellen. Durch die Bereitstellung einer Selbstbedienungsoption für Kunden können sprachbasierte IVR-Systeme Unternehmen helfen, die Arbeitsbelastung des Kundenservice-Personals zu reduzieren und dennoch einen hohen Servicestandard zu bieten.

Ein Kunde kann beispielsweise das IVR-System eines E-Commerce-Unternehmens anrufen, um den Bestellstatus zu verfolgen, ein Produkt zurückzusenden oder Informationen zu den Eigenschaften eines Produkts zu erhalten. Das IVR-System kann die Anfrage des Kunden verstehen und die passende Antwort geben, ohne dass ein Kundenservice-Mitarbeiter erforderlich ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sprachbasierte IVR-Systeme in verschiedenen Branchen immer beliebter werden, da sie personalisierten und effizienten Support für Kunden bieten können. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Verkürzung von Wartezeiten können sprachbasierte IVR-Systeme die Kundenzufriedenheit verbessern und gleichzeitig die Personalkosten für Unternehmen senken.

Die richtige Software für sprachbasierte IVR-Systeme auswählen

Bei der Vielzahl von IVR-Systemen wie Aircall, Zendesk und Twilio kann die Auswahl des richtigen Systems schwierig sein. Zudem können verwirrende Ansagen, eine übermäßige Anzahl von Menüoptionen oder eine schlechte Spracherkennung in Ihrem IVR-System Kunden erheblich verärgern. Hier sind einige IVR-Funktionen, auf die Sie beim Kauf von Contact-Center-Software achten sollten:

Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Bei der Auswahl einer Software für sprachbasierte IVR-Systeme ist es wichtig, auf Funktionen wie natürliche Sprachverarbeitung, Text-zu-Sprache-Umwandlung und Integration mit bestehenden Systemen zu achten. Außerdem sollten Sie nach einem System suchen, das skalierbar und anpassbar ist, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Fähigkeit zur Integration mit bestehenden Systemen ist entscheidend für Unternehmen, die sprachbasierte IVR-Systeme implementieren möchten. Das System sollte mit Ihrem bestehenden Telefonsystem, Ihrer Datenbank und Ihrem Customer Relationship Management (CRM)-System kompatibel sein, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und die Gesamteffizienz zu verbessern.

Skalierbarkeit und Anpassungsoptionen

Das von Ihnen gewählte System sollte skalierbar sein und Anpassungen ermöglichen, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Es sollte in der Lage sein, ein wachsendes Anrufvolumen zu bewältigen und verschiedene Optionen für Anrufer basierend auf der Art ihrer Anfrage anzubieten. Darüber hinaus sollte es einfach zu konfigurieren und zu ändern sein, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.

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Wenn es darum geht, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist Kommunikation der Schlüssel. Und was gibt es Besseres, um die Kommunikation zu optimieren, als mit Speechifys erstklassiger natürlich klingender TTS-API? Diese innovative Lösung bietet ein skalierbares IVR-System, das an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden kann.

Mit der Fähigkeit, lebensechte Sprache zu erzeugen, werden Ihre Kunden das Gefühl haben, mit einer echten Person am anderen Ende der Leitung zu sprechen. Außerdem werden Ihre Nachrichten mit dem EN-US-Ausgabesprachcode in einer Weise übermittelt, die von einer breiten Kundenbasis leicht verstanden wird. Verabschieden Sie sich von klobigen, robotischen Sprachansagen und begrüßen Sie ein natürlicheres und ansprechenderes Kundenerlebnis. Probieren Sie Speechifys TTS-IVR-Lösung noch heute aus und sehen Sie, wie Ihr Unternehmen floriert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein sprachbasiertes IVR-System Unternehmen, insbesondere Cloud-Contact-Centern, zahlreiche Vorteile bieten kann, wie z. B. eine verbesserte Kundenerfahrung, erhöhte Effizienz und Produktivität, Kosteneinsparungen für Unternehmen sowie verbesserte Sicherheit und Privatsphäre. Es kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, wie z. B. im Kundenservice und in Callcentern, im Bank- und Finanzwesen, im Gesundheitswesen, im Einzelhandel und im E-Commerce. Bei der Auswahl von Software für sprachbasierte IVR-Systeme als Ihre Contact-Center-Lösung ist es wichtig, auf Schlüsselfunktionen zu achten, die die Integration mit bestehenden Systemen sowie Skalierbarkeits- und Anpassungsoptionen ermöglichen. Wählen Sie ein Telefonsystem, das SMS- und Gruppen-Messaging, Videokonferenzen, Call-Whispering, Anrufaufzeichnung und hervorragende Konnektivität unter vielen weiteren Funktionen bietet.

Häufig gestellte Fragen

F1: Was ist eine sprachbasierte IVR-Systemsoftware?

Sprachgesteuerte IVR-Systemsoftware ist eine Technologie, die es Anrufern ermöglicht, mit einem System über Sprachbefehle statt über Tasteneingaben zu interagieren. Dies kann sowohl Spracherkennung (um die Sprachbefehle des Anrufers zu verstehen) als auch Text-zu-Sprache (um Systemantworten zu verbalisieren) umfassen.

F2: Welche Vorteile bietet die Nutzung von sprachgesteuerter IVR-Systemsoftware?

Sprachgesteuerte IVR-Systeme können Anrufern ein benutzerfreundlicheres und zugänglicheres Erlebnis bieten, da sie einfach ihre Anfragen aussprechen können, anstatt sich durch eine Reihe von Tasteneingabeaufforderungen zu navigieren. Sie können auch komplexere Interaktionen bewältigen und einen persönlicheren Service bieten.

F3: Kann sprachgesteuerte IVR-Systemsoftware mehrere Sprachen verarbeiten?

Ja, viele sprachgesteuerte IVR-Systeme können in mehreren Sprachen verstehen und antworten, was sie für Unternehmen mit vielfältigen Kundenkreisen geeignet macht.