Trucos de productividad para Notion

Notion es una potente aplicación de gestión de proyectos. Aprende más sobre sus características y beneficios y descubre si es adecuada para tu equipo.

¿Cansado del lío de que todos en tu organización usen diferentes programas para compartir documentos? ¿Listo para crear una mejor solución para organizar reuniones y listas de tareas de una vez por todas? Si estás interesado en aumentar tu productividad, es posible que hayas oído hablar de Notion como una herramienta de productividad que podrías usar.

¿Qué es Notion?

Notion es una aplicación de productividad y solución de gestión de tareas que te permite a ti y a tu equipo construir el tipo de flujo de trabajo que desean, sin que todos intenten sincronizar diferentes plataformas. Aquí, echaremos un vistazo a todo lo que necesitas saber para maximizar tu productividad dentro de la plataforma Notion.

Consejos de Notion para la productividad

Revisar cambios de versión

¿Borraste accidentalmente algo importante? A todos nos ha pasado, y si estás usando Notion, estás de suerte. Al igual que cuando trabajas en Google Docs, Notion te permite ver todas las actualizaciones que se han hecho en una página. Si haces clic en los puntos suspensivos en la esquina superior derecha de la barra lateral en tu espacio de trabajo de Notion, luego seleccionas el historial de la página, podrás retroceder y ver todos los cambios desde que se creó el documento.

Compartir páginas

Si estás usando Notion para trabajar con tu equipo, ya no necesitas preocuparte por enviar documentos y hojas de cálculo por correo electrónico, Google Drive u otros servicios de compartición. Cuando quieras que un colega revise una de tus páginas de Notion, simplemente haz clic en compartir. La otra persona podrá ver el documento como si fuera un sitio web. ¿Quieres trabajar con la otra persona en el documento? Haz clic en la opción “mostrar enlace” después de hacer clic en compartir. Desde allí, podrás seleccionar si la persona con la que compartes tu enlace puede ver, editar, comentar o duplicar tu página de Notion.

Crear fórmulas

¿Cansado de hacer cálculos por tu cuenta cuando trabajas en Notion? Al igual que Microsoft Excel y Google Sheets, Notion te da la opción de crear fórmulas, permitiendo que tus hojas hagan los cálculos por ti. Ya sea que estés haciendo una hoja para nómina o trabajando en un presupuesto personal, Notion te proporciona las herramientas que necesitas para gestionar datos fácilmente. Usando atajos de teclado sencillos, Notion lo hace fácil, incluso para principiantes.

Bloquear páginas

Si has compartido una página con un grupo y necesitas que las ediciones se detengan, puedes bloquear fácilmente una página dentro del sistema Notion. Navega a la esquina superior derecha de la página, haz clic en la lista desplegable y selecciona la opción de bloquear página. También tendrás la opción de desbloquear la página si decides que se necesitan más ediciones grupales.

Crear un índice

Cuando estás creando documentos grandes para un grupo de personas, agregar un índice puede ser una forma sencilla de organizar la información que necesitas. Crear un índice dentro de Notion es simple. Primero, escribe una barra diagonal, luego, selecciona índice. Se generará automáticamente un conjunto de enlaces, permitiéndote a ti y a tu equipo navegar fácilmente dentro de tu documento.

Establecer recordatorios

Tu vida es ocupada, y puede ser difícil mantenerte al tanto de todo lo que necesitas hacer cada día para que las cosas sigan avanzando. Afortunadamente, los recordatorios en Notion pueden facilitar la gestión de proyectos para que recuerdes qué tareas deben completarse antes de que puedas avanzar con tu trabajo. Para crear un recordatorio en Notion, primero, encuentra la información para la que deseas establecer un recordatorio. Luego, escribe un símbolo @ seguido del día y la hora en que deseas que se te recuerde. Si prefieres recordar a otro miembro de tu equipo la información, escribe otro símbolo @ y luego escribe su nombre junto al recordatorio original. Esto puede eliminar la necesidad de usar Google Calendar u otro sistema de calendario para recordatorios.

Usar codificación de colores

Si te gusta tener tu trabajo organizado visualmente para que siempre sepas dónde está todo, usar los bloques de codificación de colores en Notion es una forma inteligente de crear el espacio de trabajo digital que tiene sentido para ti. Algunas personas prefieren codificar con colores cada proyecto individual, mientras que otras usan colores para indicar áreas de trabajo que necesitan acción (como verde para un área que está lista, amarillo para un área que necesita más trabajo o mejora, y rojo para un área que necesita ser eliminada o totalmente reestructurada). Puedes usar colores para etiquetar subpáginas y dar a los miembros del equipo una vista rápida de lo que necesita hacerse.

Exportar páginas

¿Trabajas con un cliente o clientes que aún no se han subido al barco de Notion? No te preocupes, puedes exportar fácilmente materiales en una variedad de formatos de archivo para que todos puedan trabajar desde (literalmente) la misma página. Al igual que cuando compartes un documento dentro de Notion, comenzarás haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la página. Desde allí, seleccionarás exportar. Luego, elegirás tu formato de archivo (puedes elegir entre PDFs, archivos HTML, Google Sheets o CSVs para aquellos que usan Excel).

Crea una página de inicio

Puedes organizar fácilmente todo lo que ofreces en Notion creando una página de inicio que funcione como un sitio web. Podrás añadir enlaces que faciliten a ti y a tu equipo obtener la información que necesitan sin tener que buscar entre todos tus documentos y hojas de Notion. Estas páginas pueden crearse desde cero o a partir de plantillas predefinidas de Notion.

Crea una lista de lectura

Crear una lista de lectura en Notion te permite llevar un registro de los libros que deseas leer y que te impulsarán al siguiente nivel tanto en tu vida profesional como personal.

Establece metas rastreadas

Crear un gráfico de metas dentro de Notion puede ayudarte a asegurarte de que estás avanzando con tu progreso personal y profesional. Cuando trabajas regularmente en Notion, puedes ver cómo avanzas hacia tus objetivos y es menos probable que los dejes de lado.

Crea páginas usando plantillas de Notion

Con la base de datos de Notion, es fácil crear páginas que sean tanto fáciles de seguir como agradables a la vista. Al hacer clic en el botón de Plantillas dentro de Notion, verás que tienes muchas opciones adaptadas a necesidades específicas dentro del software. Ya sea que busques una plantilla para reuniones o un plan para desarrollar un nuevo producto, las plantillas harán que sea sencillo configurar tus páginas de Notion de una manera que tenga sentido para ti y tu equipo.

Tema oscuro en Notion

Para habilitar el Modo Oscuro en Notion:

• Ve a 'Configuración y Miembros'
• Selecciona Apariencia
• Cambia el menú desplegable a 'Oscuro'

También puedes presionar ctrl+shift+L en una PC o cmnd+shift+L en un Mac para habilitar el modo oscuro en Notion. Tu interfaz se convertirá en una aplicación más fácil de ver y tus ojos te lo agradecerán.

Búsqueda rápida en Notion

Otro tutorial útil para maximizar la productividad con Notion es aprender a realizar una búsqueda rápida. Para buscar rápidamente una nueva página en Notion:

• Presiona cmnd+P en un Mac o ctrl+P en una PC.
• Esto abrirá un menú rápido que escaneará todas tus páginas.

Referencia otra página o persona usando el símbolo @ en Notion

Puedes enlazar directamente a otra página simplemente escribiendo el símbolo '@' y seleccionando la página que deseas referenciar. También puedes mencionar usuarios y suscriptores específicos escribiendo el símbolo '@' y seleccionando su nombre.

Nota: Cada vez que menciones a una persona, se le notificará en la pestaña 'Todas las actualizaciones' en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Crea columnas de bloques en Notion

Notion te permite organizar bloques uno al lado del otro. Para crear una columna de bloques en Notion:

• Selecciona los seis puntos grises a la izquierda del bloque o bloques que deseas organizar.
• Mueve el bloque seleccionado al lado del bloque donde deseas crear columnas lado a lado
• Una vez que veas una línea vertical azul, puedes soltar.

Atajo de barra inclinada en Notion

En lugar de seleccionar el icono de más o hacer clic derecho para crear un nuevo bloque, simplemente presiona '/' y escribe el nombre del bloque que deseas crear. Esto te permitirá crear rápidamente nuevos bloques en tu plantilla sin tocar el ratón.

Mejora tu flujo de trabajo en Notion con Speechify

Speechify convierte fácilmente texto en audio, haciendo sencillo mantenerse al día con los documentos en los que tú y tu equipo están trabajando en Notion. No es necesario sentarse frente a la computadora con Speechify. Tu biblioteca de archivos de audio se sincroniza automáticamente con todos tus dispositivos, desde Android hasta iPhone y más allá, para que puedas estar al día mientras te desplazas.

Preguntas Frecuentes

¿Notion ayuda con la productividad?

A diferencia de otras aplicaciones populares como Evernote, Slack y Trello, Notion es mucho más que una aplicación para tomar notas y comunicación simple. Puedes crear una solución integral de productividad para tu vida dentro de ella. He escrito antes sobre cómo construí un rastreador de hábitos en Notion, y todavía lo uso para seguir mis entrenamientos, catalogar mi diario y recopilar mis escritos. De hecho, estoy escribiendo esta entrada de blog en Notion ahora mismo. 

¿Funciona Notion en mi teléfono Apple o Samsung?

Notion tiene aplicaciones tanto para escritorio como para móviles, lo que te permite estar al día dondequiera que vayas. La aplicación móvil está disponible en las plataformas Android e iOS.