Mis on koosoleku ärakiri?
Koosoleku ärakiri on kirjalik dokument, mis kajastab koosoleku audio- ja/või videosisu – iga kõneldud sõna pannakse kirja. Olgu Zoomis või Google Meetis, ärakirjateenused muudavad kogu helisalvestise loetavaks tekstiks. Seda protsessi nimetatakse transkribeerimiseks; tihti lisatakse ka ajatemplid ja kõneleja märgistus.
Kuidas saada koosoleku ärakirja?
Koosoleku ärakirja hankimine on lihtne, sest saadaval on palju teenuseid. Enamik videokoosolekute platvorme nagu Zoom ja Microsoft Teams pakuvad sisseehitatud ärakirja funktsiooni, mis loob ärakirja reaalajas või salvestatud failist. Lisaks on olemas kolmanda osapoole tööriistu, mis pakuvad täpseid transkriptsioone ning sobivad eri olukordadeks (webinarid, taskuhäälingud, virtuaalkoosolekud). Need tööriistad töötavad koos videoplatvormide ja muude töövahenditega nagu Google Calendar, Slack ja Dropbox.
Koosoleku ärakiri vs protokoll
Kuigi nii ärakiri kui ka protokoll on kirjalik ülevaade koosolekust, täidavad need eri rolle. Ärakiri annab sõnasõnalise ülevaate kogu arutelust, koos täite- ja abisõnadega. Protokoll toob välja ainult põhipunktid, tegevused ja otsused. Tavaliselt koostatakse protokoll kindla malli järgi vastavalt päevakorrale.
Ärakirjad Microsoft Teamsis ja Zoomis
Microsoft Teamsi koosolekutel leiad ärakirja funktsiooni “…” menüüst. Ärakiri luuakse reaalajas ning selle saab alla laadida .txt- või .docx-failina. Zoomis on samuti ärakirja võimalus, kuid selle juhendi avaldamise ajal polnud reaalajas ärakiri veel saadaval – salvestis tuli transkribeerimiseks eraldi üles laadida.
Koosoleku ärakirjade eelised
Koosoleku ärakirjad pakuvad mitmeid eeliseid:
- Ligipääsetavus: Toetab osalejaid, kellel on raske reaalajas kuulata.
- Ülevaatus: Võimaldab hiljem sisu üle vaadata ega lase olulisel kahe silma vahele jääda.
- Jälg: Pakub detailset kirjet kohtumiste kohta tulevikuks.
- Tõhusus: Säästab aega, vähendab käsitsi märkmete tegemise vajadust ja laseb keskenduda arutelule.
- Selgus: Vähendab arusaamatusi, sest kõik öeldu on täpselt talletatud.
8 parimat koosoleku ärakirjaks mõeldud tööriista
- Otter.ai: Tehisintellektil põhinev teenus, mis töötab Zoomi ja Google Meetiga ning teeb reaalajas ärakirja, võimaldab koostööd ja lisab ajatemplid. Saadaval iOS-is, Androidis ja veebis.
- Rev: Populaarne teenus, mis pakub täpseid ja kiireid ärakirju, sobib eriti pikkade failide ja koosolekute jaoks.
- Descript: Pakub terviklikku töövoogu ärakirjade loomiseks, muutmiseks ja viimistlemiseks. Toetab ka videotöötlust.
- Transcribe: Spetsialiseerunud audiofailide tekstiks muutmisele – lae fail üles ja saad reaalajas ärakirja.
- Trint: Lihtne platvorm heli- ja videofailide transkribeerimiseks, sisaldab sisseehitatud ärakirjatoimetajat.
- Scribie: Pakub automaatseid ja käsitsi koostatud ärakirju, keskendudes täpsusele.
- Temi: Taskukohane AI-põhine tööriist kiirete, üldisema iseloomuga ärakirjade jaoks.
- Happy Scribe: Pakub ärakirju, subtiitreid ja tõlkeid erinevatesse keeltesse, sh portugali (Português).
Igal teenusel on oma hinnastamine – vali lahendus vastavalt vajadustele ja eelarvele. Enamik pakub rakenduste integratsioone ning ka mobiiliäppe kaugtööks.
Kasutades ärakirjatööriistu, saad muuta oma koosolekud tulemuslikumaks, tagada, et kõik on samal lainel ning et ülesannetele järgneksid konkreetsed tegevused.
Pea meeles – sobiv ärakirjalahendus sõltub sinu koosolekute iseloomust, organisatsiooni suurusest ja arutelude sisust. Nende näpunäidete abil oled valmis iga tähtsa vestluse talletama.
