Mis on PDF? Mida PDF tähendab?

Oleme kõik kasutanud PDF-faile, isegi tuhandeid kordi. Aga mis see PDF siis päriselt on? PDF ehk Portable Document Format on failitüüp, mis loodi dokumentide usaldusväärseks esitamiseks ja jagamiseks, sõltumata tarkvarast, riistvarast või operatsioonisüsteemist. „PDF” tähendabki Portable Document Format – see fail salvestab dokumendi muutumatul kujul, kuid on samas hõlpsasti jagatav ja prinditav. PDF võib sisaldada teksti, pilte, linke, vorme, nuppe, graafikat ja fonte. Uurime lähemalt, mis on PDF.

PDF-i ajalugu: Kes leiutas selle, millal ja miks

Adobe Systems leiutas PDF-formaadi aastal 1992. Eesmärk oli luua failivorming, mis säilitab kujunduse nagu trükitud dokument. Muutes dokumendid igas arvutis ühesuguseks, tehti nende jagamine lihtsamaks ja tõsteti ettevõtete töö efektiivsust. Sellest ajast alates on PDF-id levinud nii töös kui eraelus ning inimestel on ikka meeles küsimus „mis on PDF?”.

Mis täpselt on PDF-failiformaat?

PDF-fail ehk Portable Document Format on failitüüp, mis võimaldab dokumente usaldusväärselt vaadata ja jagada, olenemata tarkvarast, riistvarast või operatsioonisüsteemist. Adobe loodud PDF võib sisaldada väga erineva sisuga dokumente, alates tekstist ja piltidest kuni keerukate 3D-disainideni.

Oluline PDF-i omadus on see, et dokument säilitab oma välimuse – paigutus, fondid, värvid ja graafika – igas seadmes, tagades alati sama kujunduse. See on ülioluline, kui on vaja dokumente universaalselt jagada või printida.

PDF-failid võivad sisaldada ka interaktiivseid elemente, nagu hüperlingid, vormid, nupud, video ja heli. PDF-ile saab määrata parooli ning sellele saab lisada digiallkirja päritolu kinnitamiseks.

Lisaks saab PDF-e optimeerida nii kõrgekvaliteedilise printimise, tavaprindi kui ka e-raamatu jaoks. PDF-idesse on võimalik sisse ehitada kogu vajalik info, mis tagab dokumendi samal kujul esitamise ka pikaajalisel arhiveerimisel.

See universaalne ja paindlik failiformaat on laialt kasutusel nii töös kui igapäevaelus, hõlmates lepinguid, käsiraamatuid, e-raamatuid, skaneeringuid, vorme ja palju muud.

Mis on PDF ja kuidas seda kasutada?

Nüüd, kui teame, mis on PDF, vaatame, kuidas seda kasutada. PDF-faili avamiseks on vaja PDF-lugejat. Populaarseim on Adobe Acrobat Reader – tasuta PDF-i vaataja, mis avab igat tüüpi PDF-sisu. See on saadaval Windowsi, MacOS-i ja Androidi jaoks. Teised tuntud PDF-lugejad on Foxit, Google Chrome ning erinevad tasuta rakendused iOS-ile ja Androidile.

PDF ehk Portable Document Format on paindlik failivorming, mis säilitab fondid, pildid, graafika ja paigutuse, sõltumata sellest, millise arvuti või tarkvaraga see loodi. See muudab dokumentide digitaalse jagamise usaldusväärseks ja lihtsaks, sest kujundus jääb kõigis seadmetes samaks.

PDF-e kasutatakse väga erinevates olukordades: äridokumendid, lepingud, vormid, käsiraamatud, e-raamatud ja palju muud. PDF-is võib olla linke, nuppe, välju, heli, videot ning koguni äriloogikat. Saad neid kaitsta parooliga, määrata õigusi, integreerida töövoogudega ja kasutada digiallkirju.

PDF-i kasutamine on lihtne:

1. PDF-ide avamine ja lugemine: PDF-iga saad tutvuda peaaegu igas seadmes – enamik veebibrausereid (nagu Chrome, Firefox, Safari) avavad PDF-e. Samuti on olemas spetsiaalsed lugejad nagu Adobe Acrobat Reader Windowsile, MacOS-ile, iOS-ile ja Androidile.
2. PDF-ide loomine: PDF-i saab teha mitut moodi: Microsoft Wordis või Google Docsis saad dokumendi salvestada PDF-na. Spetsiaalne tarkvara, nagu Adobe Acrobat, võimaldab luua ka keerulisemaid PDF-e.
3. PDF-ide muutmine: PDF-i muutmiseks vajad PDF-redaktorit, näiteks Adobe Acrobat Pro, PDFelement või Foxit PhantomPDF. Nende abil saab muuta teksti, lisada pilte, muuta kujundust jne. Juhul kui fail on parooliga kaitstud, võib muutmine olla piiratud.
4. PDF-ide jagamine: PDF-i on lihtne jagada: faili saab saata e-kirjaga, jagada linki (kui see on pilves) või näiteks sõnumirakendustes edasi saata.
5. Pea meeles: PDF-i peamine eelis on sisu ja kujunduse säilimine – dokument näeb samasugune välja igas arvutis ja programmis.

Mis on PDF-i põhiline eesmärk?

PDF-formaadi põhieesmärk on tagada, et dokument näeks igas seadmes või opsüsteemis alati ühesugune välja. PDF jäädvustab dokumendi justkui pildina, et selle sisu säiliks kõigil platvormidel ühtemoodi.

Kuidas teha dokumendist PDF?

PDF-i tegemiseks kasuta Microsoft Wordi, Exceli või Google Docsi käsku „Salvesta kui” ja vali PDF-formaat. Nii muudetakse dokument PDF-iks. Adobe Acrobatiga saab PDF-iks teisendada ka teisi faile (nt DOCX, PNG, JPG).

Kuidas PDF välja näeb?

PDF näeb välja nagu dokumendi pilt, säilitades originaalse paigutuse, fondid ja kujunduse. Sinna saab lisada ka interaktiivseid elemente: vorme, nuppe, linke. Erinevalt veebilehtedest, mis võivad brauseri või ekraani järgi veidi erineda, näeb PDF igas seadmes alati ühtemoodi välja.

Millised on PDF-i eelised?

PDF-il on palju eeliseid: vorming säilib alati, sõltumata seadmest, opsüsteemist või tarkvarast. PDF-id on enamasti väikesed ja hõlpsasti jagatavad või prinditavad. Võimalik lisada paroolikaitse ja kasutada interaktiivseid funktsioone, märkusi ning digiallkirju. Lisaks saab PDF-i luua PDF/A standardiga pikaajaliseks digitaalseks arhiveerimiseks.

Mis vahe on PDF-il ja PDF/A-l?

PDF ja PDF/A on mõlemad PDF-standardil põhinevad failiformaadid, kuid neid kasutatakse erinevate vajaduste korral.

PDF (Portable Document Format): See on Adobe loodud standardne digitaalsete dokumentide vorming. PDF-is on võimalik kasutada teksti, graafikat, pilte, meediaelemente (heli, video), interaktiivseid välju ning väliseid ressursse (fonte, värviprofiile, linke jne).

PDF/A (Portable Document Format for Archiving): See on PDF-i alamtüüp, mis loodi pikaajaliseks arhiveerimiseks. „A” tähendab „archiving”. PDF/A-fail on iseseisev ehk kõik, mida korrektseks kuvamiseks vaja, on failis endas olemas.

Põhivahe on iseseisvuses: tavaline PDF võib kasutada väliseid ressursse nagu fondid ja värvid, mis võivad ajas muutuda, muutes dokumendi väljanägemist.

PDF/A-s on kõik vajalik failis endas, nii et dokumenti saab alati õigesti taastoota, ka siis kui algsed ressursid on kadunud. Näiteks kõik fondid paigutatakse PDF/A-failis otse faili sisse.

See teeb PDF/A sobivaks arhiveerimiseks, kui on vaja sisu pikaajaliselt säilitada. PDF/A-failid võivad olla suuremad ja ei luba kasutada muutuvaid elemente (näiteks multimeediat või JavaScripti), mis võivad aja möödudes muutuda või olla turvariskiga.

PDF/A on ISO standardiks vormistatud ja sellel on mitu alamversiooni (nt PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3), mis erinevad nõuete ja võimaluste poolest, sobides erinevatele arhiveerimisvajadustele.

Mis vahe on PDF-il ja Wordi dokumendil?

PDF ja Wordi dokumendid kuvavad mõlemad teksti, kuid nende eesmärk on erinev. Wordi dokumenti (.doc, .docx) saab hõlpsalt muuta ja vormindada ning see sobib siis, kui dokumenti alles koostad või parandad. PDF-i kasutatakse lõplikult valmis dokumentide jagamiseks ja printimiseks, sest selle vorming jääb kõigis seadmetes muutumatuks.

PDF-i kasutamise eelised ja puudused

PDF-i suurim eelis on platvormist sõltumatus – dokumendi välimus ei muutu seadmete ega tarkvara vahetumisel. Samuti saab PDF-i kaitsta parooliga ning lisada sinna multimeediat, linke ja interaktiivseid vorme.

Küll aga on PDF-i muutmine keerulisem ja nõuab spetsiaalset tarkvara. Kui PDF-i on lisatud suuri meediafaile, võib faili maht kasvada ja selle jagamine raskemaks minna.

Mis vahe on Adobe Acrobati ja Acrobat Readeri vahel?

Adobe Acrobat Reader on tasuta PDF-i vaataja, mis võimaldab faile lugeda, printida ja märkusi lisada. Adobe Acrobat on tasuline tarkvara, millega saab PDF-e ka luua, muuta, turvata ja konverteerida.

Parim tarkvara PDF-ide loomiseks

Milline on parim rakendus PDF-i loomiseks?

1. Adobe Acrobat: Adobe Acrobat on üks võimsamaid ja mitmekülgsemaid programme PDF-ide loomiseks. Võimaldab konvertida erinevaid failitüüpe (nt DOCX, PPT, HTML) PDF-iks, säilitades kujunduse. Samuti saab lisada turvalisust, multimeediat, vorme jpm. Saadaval Windowsile ja MacOS-ile.
2. Microsoft Word: Peamiselt tekstitöötlustarkvara, kuid võimaldab dokumendi lihtsalt PDF-ina salvestada. Kõik kujundused, fondid ja pildid säilivad. Kuulub Microsoft Office'i komplekti ja on kasutatav Windowsis, MacOS-is ning veebis.
3. Google Docs: Google Docs võimaldab PDF-e luua otse brauseris. Valmis dokument laaditakse alla PDF-ina, kõik kujundused jäävad alles. Pilvepõhine lahendus, mis võimaldab jagamist ja koostööd.
4. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF on võimekas PDF-lahendus: saab luua PDF-e erinevatest failidest, skanneritest või tühjast lehest. Omab tugevaid lisafunktsioone nagu PDF/A arhiivitoe, vesimärgid, päised, jalused ja digiallkirjad. Windowsi ja MacOS-i versioonid.
5. PDFCreator (Windows): PDFCreator on populaarne PDF-i loomise rakendus Windowsis. Tasuta tööriist, mis installib end justkui virtuaalprinterina – PDF-i saab teha igast Windowsi rakendusest, mis toetab printimist. Võimalik krüpteerida ja kaitsta avamise/printimise eest.
6. PDF Expert (MacOS): PDF Expert on kiire ja kasutajasõbralik PDF-i redaktor MacOS-ile. Võimaldab PDF-e luua otse rakendusest või salvestada teisi faile PDF-iks, samuti saab mitu dokumenti ühendada üheks PDF-iks.

Parim tarkvara PDF-ide lugemiseks

Mis on PDF-ide lugemiseks parim rakendus? Neid on palju, kuid tõeline võitja on vaid üks. Vaata allolevat nimekirja.

1. Speechify PDF Reader: Speechify PDF Reader on tippklassi rakendus PDF-ide lugemiseks. Pakub 200+ häält, mitut keelt, keskendatud kuulamis- ja lugemiskogemust ning sisse-ehitatud AI-boti, mis vastab sinu dokumendi kohta küsimustele – konkureerib Adobe ja Foxitiga. Proovi tasuta.
2. Adobe Acrobat Reader: Adobe Acrobat Reader on enimkasutatav PDF-i vaataja. Tasuta, usaldusväärne ning saadaval Windowsi, MacOS-i, Androidi ja iOS-i jaoks. Lisaks lugemisele saad lisada kommentaare, esiletoomisi ja joonistada – täiuslik tööriistakomplekt PDF-iga töötamiseks.
3. Google Chrome: Chrome pole vaid brauser, vaid ka mugav PDF-i vaataja. PDF avaneb uuel vahekaardil ilma lisatarkvarata. Saab kasutada põhifunktsioone: suum, otsing, printimine.
4. Foxit Reader: Foxit Reader on kiire ja kerge PDF-i vaataja. Võimaldab kommenteerida, täita vorme ja faile jagada – ka parooliga kaitstud ja digiallkirjastatud dokumente. Saadaval Windowsis, MacOS-is, Linuxis ja mobiilseadmetel.
5. Nitro PDF Reader (Windows): Nitro PDF Reader on tasuta ja võimekas PDF-i vaataja Windowsile. Võimaldab vaadata, luua, konverteerida, täita vorme, allkirjastada ja teksti välja võtta. Lihtne kasutada ja kontorilaadse liidesega.
6. Preview (MacOS): Preview on MacOS-i vaikimisi PDF-i vaataja. Lisaks lugemisele saad lisada märgendusi, allkirju ja täita vorme. Võimalik ka piltidega töötada – väga paindlik tööriist Maci kasutajatele.
7. Xodo (Android, iOS): Xodo on mobiilisõbralik PDF-i lugeja ja märkija. Tasuta ja lihtne kasutada; võimaldab teksti esile tõsta, alla joonida ja märkusi lisada. Pilvega ühendatud: saad kasutada Google Drive'i, Dropboxi ja OneDrive'i faile.

Parim tarkvara PDF-ide muutmiseks

1. Adobe Acrobat Pro: Premium-klassi PDF-i muutmisprogramm, kus saab lisada, kustutada ja muuta teksti ning pilte, lisada märkusi ja allkirju, vahetada lehti. Samuti teisendada faile ning luua täidetavaid vorme. Saadaval Windowsile ja MacOS-ile.
2. Foxit PhantomPDF: Foxit PhantomPDF pakub täielikku PDF-i muutmise kogemust: muuda teksti, lisa pilte, muuda paigutust, jaga või ühenda PDF-e, turva krüpteerimisega, lisa märkusi või digiallkirju. Tuntud oma kiiruse poolest, saadaval Windowsile ja MacOS-ile.
3. Nitro Pro (Windows): Nitro Pro on põhjalik PDF-i redaktor Windowsile, võimaldades muuta teksti, pilte ja lehekülgi, teisendada formaate, kommenteerida ning kaitsta faile paroolide ja õigustega. Mugav, tuttava ilmega liides.
4. PDFpenPro (MacOS): PDFpenPro on võimas PDF-i redaktor MacOS-i jaoks. Saab muuta teksti, pilte ja paigutust, märkida ja kommenteerida, OCR-iga teksti tuvastada, luua täidetavaid vorme ning krüpteerida ja kaitsta faile parooliga.
5. PDFelement (Windows, MacOS, iOS, Android): PDFelement on universaalne redaktor: saad PDF-e muuta, märkida, teisendada, luua ja turvata. Kiidetud puhta liidese ja OCR-i poolest, toetab ka hulgitegevusi – hea nii ettevõtetele kui aktiivsetele kasutajatele.
6. Sejda (Web, Windows, MacOS, Linux): Sejda on mugav veebipõhine PDF-i redaktor, mida pole vaja alla laadida. Muuda teksti ja pilte, ühenda või jaga PDF-e, allkirjasta, turva paroolega ja teisenda faile. On olemas ka lauaarvuti versioon offline-kasutuseks – sobib igale platvormile.

Kas PDF-e saab teisendada teistesse failitüüpidesse?

Jah, PDF-e saab teisendada erinevatesse teistesse failivormingutesse. See on kasulik, kui vajad PDF-i sisu töötlust näiteks Wordi failina või andmeid mõnes muus rakenduses – arvutustabelina või esitlusena.

PDF-i teisendamiseks on mitu võimalust:

1. PDF-i muutmisprogrammid: Adobe Acrobat Pro ja Foxit PhantomPDF võimaldavad PDF-e salvestada näiteks Wordi (.doc, .docx), Exceli (.xls, .xlsx), PowerPointi (.ppt, .pptx) või pildifailidena (.jpg, .png jne).
2. Veebipõhised konverterid: On palju tasuta veebikeskkondi, kuhu saad PDF-i üles laadida ja teisendada selle teistesse vormingutesse: Word, Excel, PowerPoint, pildid jne.
3. Kontoritarkvara: Mõni kontoriprogramm, nt Microsoft Word või Google Docs, saab PDF-e avada ja salvestada enda formaati. Samas võib keerukamate PDF-idega vormingu täpsus langeda.

Pea meeles, et PDF-i teisendamisel ei pruugi algne paigutus ja kujundus alati säilida, eriti kui failis on tabeleid, graafikat või erifonte. Osad PDF-id võivad olla kaitstud või piirangutega, mis takistavad teisendamist.

Kas PDF-e saab integreerida teiste rakendustega?

Jah, PDF-e saab mitmel viisil ühendada teiste rakendustega. See muudab töövood sujuvamaks, tõstab tootlikkust ja lihtsustab koostööd. Siin on mõned näited:

1. Dokumendihaldussüsteemid (DMS): Näiteks Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox – hoia, jaga, halda versioone ja pääse PDF-idele ligi igalt poolt, enamasti otse DMS-ist.
2. Pilvepõhised PDF-i redaktorid: Adobe Acrobat DC ja Xodo lubavad töötada PDF-idega otse veebis: ava, muuda, märgi üles, jaga ja tee koostööd.
3. Allkirjarakendused: DocuSign ja Adobe Sign integreeruvad PDF-idega – digiallkirjasta lepinguid, vorme ja dokumente.
4. Projektihaldusplatvormid: Trello, Asana ja Slack võimaldavad PDF-e jagada ja arutada otse projektis või ülesandes.
5. E-posti kliendid: Enamik kirjarakendusi võimaldab PDF-faile e-kirjas eelvaadata. Mõnes, nt Outlookis, saab e-kirju tervikuna PDF-iks salvestada.
6. Mobiilirakendused: Paljud mobiiliäp id lubavad PDF-e avada, märkida ja jagada. Mõned saavad ka pildi või teksti PDF-iks salvestada.
7. OCR-tarkvara: Tekstituvastusrakendused nagu Adobe Acrobat või ABBYY FineReader muudavad skaneeritud PDF-id redigeeritavaks ja otsitavaks tekstiks.

Pea meeles, et integratsiooni võimalused ja tase sõltuvad rakendusest ja selle funktsioonidest. Vajadusel tuleb seadeid kohandada või alla laadida vajalik plugin. Mõningaid funktsioone pakutakse vaid tasulistes versioonides.

PDF on kujunenud digitaalse elu lahutamatuks osaks selle lihtsuse ja platvormideülese ühtluse tõttu. Kuigi uusi failitüüpe tekib pidevalt, hoiab PDF endiselt positsiooni turvalise, usaldusväärse ning kaasaskantava failina dokumentide jagamiseks.

Loodame, et see artikkel vastas küsimusele „mis on PDF” ja aitas sul valida parima PDF-lugeja. Proovi Speechify PDF Readerit tasuta.