IVR-äänikehotteiden ymmärtäminen

Interaktiiviset äänivastausjärjestelmät (IVR) ovat olleet keskeisessä roolissa puhelinkeskusten, PBX-järjestelmien ja asiakaspalvelukeskusten mullistamisessa. Ne parantavat merkittävästi...

Interaktiiviset äänivastausjärjestelmät (IVR) ovat olleet keskeisessä roolissa puhelinkeskusten, PBX-järjestelmien ja asiakaspalvelukeskusten mullistamisessa. Ne parantavat merkittävästi asiakaskokemusta tarjoamalla tehokkaita palveluita ja tekemällä puhelinsovelluksista käyttäjäystävällisempiä. Keskeinen osa mitä tahansa IVR-järjestelmää on äänikehote. Nämä IVR-kehotteet ohjaavat soittajia puhelinjärjestelmän läpi, mikä edistää sujuvaa ja korkealaatuista puhelunhallintaprosessia.

Mitä ovat IVR-kehotteet?

IVR-kehotteet ovat ääniviestejä, joita soittajat kuulevat vuorovaikutuksessa automaattisen puhelinjärjestelmän kanssa. Näihin kehotteisiin voi sisältyä odotusviestejä, tervehdyksiä, valikoita ja ohjeita, jotka kaikki on suunniteltu ohjaamaan soittajaa järjestelmän läpi. Ne luodaan ammattimaisilla ääninäyttelijöiden nauhoituksilla tai tekstistä puheeksi -ohjelmistolla.

Miten nauhoitan IVR-viestin?

Valmistele ensin IVR-käsikirjoituksesi nauhoittaaksesi IVR-viestin. Käsikirjoitusten tulisi olla yksinkertaisia, selkeitä ja sisältää kaikki tarvittavat tiedot, joita soittajasi saattavat tarvita.

Voit sitten palkata ammattimaisen ääninäyttelijän tai käyttää ääninäyttelijää nauhoitukseen. Kannattaa harkita kaksikielistä ääninäyttelijää, kuten espanjankielisiä taiteilijoita, laajemman tavoittavuuden saavuttamiseksi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää tekstistä puheeksi -ohjelmistoa äänikehotteiden luomiseen.

Kun ääninauhoitus on valmis, äänitiedostot muokataan selkeyden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi, jotta lopputuote on korkealaatuinen.

Ero IVR:n ja kehotteen välillä

IVR viittaa koko interaktiiviseen äänivastausjärjestelmään, mukaan lukien sen suunnittelu, toiminnallisuus ja hallinta, kun taas kehote on osa IVR:ää. Kehote, eli IVR-ääni, on viesti, jonka soittajat kuulevat ja johon he vastaavat navigoidessaan IVR-järjestelmässä.

Mitä ääniformaattia IVR käyttää?

IVR-järjestelmien standardi ääniformaatti on WAV tai MP3. Nämä formaatit ovat laajasti tuettuja eri alustoilla ja takaavat korkealaatuisen äänen. Tarkka formaatti voi riippua puhelinjärjestelmäsi vaatimuksista.

Keskeinen ero kehotteen ja IVR-viestin välillä

Kehote on tietynlainen IVR-viesti, joka on suunniteltu ohjaamaan soittajaa toimimaan. IVR-viesti voi kuitenkin olla mikä tahansa nauhoitettu viesti, joka toistetaan puhelun aikana, kuten tervehdykset, odotusviestit tai tiedot aukioloajoista.

Miten lataan IVR-ääninauhoituksen?

IVR-ääninauhoituksen lataaminen riippuu erityisestä IVR-järjestelmästäsi tai palveluntarjoajastasi. Yleensä se sisältää järjestelmän hallintaportaalin avaamisen, kehotteiden tai ääninauhoitusten osioon siirtymisen ja sopivan äänitiedoston lataamisen. Konsultoi aina palveluntarjoajasi ohjeita tai tukipalvelua saadaksesi tarkat ohjeet.

Mitä minun pitäisi sanoa viestin aikana?

Mitä sanot IVR-viestin aikana, riippuu sen tarkoituksesta. Hyvä nyrkkisääntö on pitää viestit selkeinä, ytimekkäinä ja kunnioittavina. Aina kannattaa huomioida soittaja, antaa tarvittavat tiedot ja ohjata heitä seuraaviin vaiheisiin.

Parhaat 8 IVR-nauhoitusohjelmistoa ja -sovellusta

1. Twilio: Tunnettu joustavuudestaan ja vahvoista API-rajapinnoistaan, Twilio tukee mukautettuja IVR-järjestelmiä, mukaan lukien äänikehotteet ja -nauhoitukset.
2. Genesys: Asiakaskokemuksen johtaja, Genesys tarjoaa kehittyneitä IVR-toimintoja, mukaan lukien dynaaminen reititys ja kehotetallenteet.
3. Avaya: Avayan kontaktikeskusratkaisut sisältävät kehittyneitä IVR-ominaisuuksia ja ammattimaisia ääninauhoituspalveluita.
4. Nuance: Nuance tarjoaa IVR- ja automaattivastaajaratkaisuja kehittyneillä tekstistä puheeksi - ja puheentunnistusominaisuuksilla. Heidän ohjelmistonsa tukee laajaa kielivalikoimaa.
5. 8x8: 8x8 tarjoaa kattavia IVR-ratkaisuja, mukaan lukien helppo äänikehotteiden hallinta, ja ylpeilee korkealaatuisilla ääninauhoituksilla.
6. Five9: Tunnettu pilvikontaktikeskusohjelmistostaan, Five9 tarjoaa myös IVR-ominaisuuksia tehokkailla itsepalvelutoiminnoilla.
7. Aspect: Aspect tarjoaa sekä itsepalvelu-IVR- että agenttiavusteisia palveluita, mikä varmistaa saumattoman asiakaskokemuksen.
8. NICE inContact: Tämä ratkaisu tarjoaa IVR- ja ACD-ominaisuuksia reititykseen ja itsepalveluvaihtoehtoihin, mikä tekee siitä sopivan kaiken kokoisille kontaktikeskuksille.

Muista, että ohjelmiston valinta riippuu erityistarpeistasi, asiakaskokemuksen tavoitteista ja hinnoittelun huomioimisesta.

IVR-äänitallenteet ovat olennainen osa nykyaikaista puhelinkeskusta tai puhelinvaihdejärjestelmää. Ne vaikuttavat merkittävästi asiakaskokemukseen ja sujuvien vuorovaikutusten varmistamiseen. Sijoittaminen korkealaatuisiin IVR-äänitallenteisiin ja ammattimaisiin ääni- ja spiikkipalveluihin voi auttaa organisaatiotasi esittämään ammattimaisemman kuvan ja palvelemaan asiakkaitasi tehokkaammin.

Parantaaksesi ymmärrystäsi IVR-järjestelmistä, käytä työkaluja kuten e-oppimateriaaleja, demoja, asiakaskokemuksia ja podcast-resursseja. Harkitse aina ammattimaisten ääninäyttelijöiden ja spiikkaajien palveluita varmistaaksesi luonnollisen kuuloiset ja mukaansatempaavat IVR-äänitallenteet.

Olipa kyseessä sitten omassa talossa tehtävät tai ulkoistetut äänitallenteet, keskittyminen tulisi aina olla selkeydessä, ammattimaisuudessa ja ääniviestien laadussa. Oikealla suunnittelulla ja toteutuksella IVR-järjestelmäsi voi olla korvaamaton työkalu asiakasvuorovaikutusten parantamisessa ja palvelun kokonaislaadun kehittämisessä.