Olennaiset ohjeet kokousten tallentamiseen: Parhaat työkalut ja käytännöt

Olennaiset ohjeet kokousten tallentamiseen: Parhaat työkalut ja käytännöt Nykyisessä digitaalisessa ajassa, jossa verkkokokoukset ovat uusi normaali, kyky...

Olennaiset ohjeet kokousten tallentamiseen: Parhaat työkalut ja käytännöt

Nykyisessä digitaalisessa ajassa, jossa verkkokokoukset ovat uusi normaali, kyky tallentaa ja seurata näitä kokouksia on monille yksilöille ja organisaatioille tärkeä vaatimus. Tämä artikkeli opastaa sinua siinä, mitä kokouksen tallennin on, kuinka tallentaa ääntä ja näyttöä kokouksesta, sekä esittelee kahdeksan parasta ohjelmistoa tai sovellusta kokousten tallentamiseen.

Mikä on kokouksen tallennin?

Kokouksen tallennin on ohjelmistosovellus tai laite, jota käytetään tallentamaan kokouksen sekä ääni- että visuaaliset elementit. Tämä kattaa perinteiset tai verkkokokoukset, webinaarit ja videopuhelut. Kokousten tallennustyökalut tarjoavat tavan tallentaa esityksiä, keskusteluja ja opetusmateriaaleja reaaliajassa. Ne voivat tallentaa videota verkkokamerasta, järjestelmän ääntä, näytön kaappausta ja joskus jopa tarjota ominaisuuksia, kuten transkriptioita, tekstityksiä ja merkintöjä.

Kuinka tallentaa ääntä ja näyttöä kokouksesta

Äänen tallentaminen:

Useimmat kokousten tallennusohjelmistot tarjoavat äänen tallennusominaisuuden. Ennen tallennuksen aloittamista varmista, että järjestelmän äänet on asetettu oikein. Jos käytät kannettavaa tietokonetta, sen sisäänrakennettu mikrofoni riittää pienempiin kokouksiin. Kuitenkin suurempiin kokouksiin tai paremman äänenlaadun saavuttamiseksi saattaa olla tarpeen käyttää ulkoista mikrofonia.

Näytön tallentaminen:

Näytön tallentimet kaappaavat kaiken, mitä näytöllä tapahtuu, tehden niistä ihanteellisen työkalun verkkokokousten, webinaarien ja opetusmateriaalien tallentamiseen. Aloittaaksesi sinun täytyy yleensä painaa tallennuspainiketta näytön tallentimen käyttöliittymässä. Kun olet valmis, paina tallennuksen lopetuspainiketta. Monissa näytön tallennustyökaluissa voi myös lisätä kuvakaappauksia ja merkintöjä.

Kokousmuistioiden tallentaminen:

Kokousmuistioiden tallentamisessa voit käyttää monien kokousten tallentimien tarjoamia transkriptiopalveluita. Nämä palvelut muuntavat puhutut sanat kirjoitetuksi tekstiksi, auttaen sinua seuraamaan kokouksessa käsiteltyjä keskeisiä asioita.

Mitä jos minulla on ongelma kokouksen tallentamisessa?

Yleisimmät ongelmat ovat huono äänenlaatu, tallennuksen aloittamisen estyminen isännän luvan puutteen vuoksi tai ongelmat videoneuvottelutyökalujen kanssa. Nämä voidaan usein ratkaista tarkistamalla ääniasetukset, pyytämällä kokouksen isännältä tallennuslupaa tai vianetsimällä tiettyä videokokousalustaa.

Kokouksen tallentimen käytön edut

Kokousten tallentimet tarjoavat lukuisia etuja. Ne mahdollistavat kokouksen toistamisen myöhemmin, mikä on hyödyllistä henkilöille, jotka jäivät kokouksesta paitsi tai haluavat palata tiettyihin kohtiin. Tallennetut kokoukset voidaan myös tallentaa alustoille, kuten Google Drive, mikä tekee niiden jakamisesta helppoa. Lisäksi kokousten tallentimet voivat transkriboida ääntä, mikä mahdollistaa käyttäjille kokousten kirjallisten muistiinpanojen luomisen vaivattomasti.

8 parasta kokousten tallennusohjelmistoa

1. Zoom: Zoomin tallennusominaisuuden avulla voit tallentaa videokokouksia, mukaan lukien Zoom-puhelut, suoraan tietokoneellesi tai pilveen. Se pystyy myös tallentamaan järjestelmän ääntä ja videota verkkokamerasta. Ilmaisversio tarjoaa rajoitetut tallennusvaihtoehdot.
2. Microsoft Teams Meeting: Mahdollistaa korkealaatuisen video- ja äänitallennuksen kokousten aikana. Tallenteet tallennetaan Microsoft Streamiin ja niitä voidaan jakaa, ladata tai upottaa muualle.
3. Google Meet: Isännän luvalla Google Meet mahdollistaa kokousten tallentamisen, mukaan lukien videopuhelut. Tallenteet tallennetaan automaattisesti kokouksen järjestäjän Google Driveen.
4. Loom: Tämä työkalu tarjoaa videon tallennusta, näytön kaappausta ja verkkokameran tallennusta. Se mahdollistaa myös videoiden editoinnin ja merkintöjen lisäämisen. Chrome-laajennus tekee siitä entistä helpommin saatavilla.
5. Camtasia: Camtasia tarjoaa näytön tallennus- ja videoeditointimahdollisuuksia. Se on erinomainen työkalu videon opetusmateriaalien luomiseen, yhdistäen verkkokameran, äänen ja näytön tallennuksen.
6. Screencast-O-Matic: Tämä ohjelmisto tarjoaa sekä näytön että verkkokameran tallennusta. Se mahdollistaa myös merkintöjen ja videoeditoinnin. Tallenteet voidaan jakaa suoraan sähköpostitse, YouTuben kautta tai tallentaa pilveen.
7. QuickTime Player (Mac ja iOS): QuickTime tarjoaa perusvideo- ja äänitallennusta. Se on ilmainen ja esiasennettu kaikille Mac- ja iOS-laitteille.
8. AZ Screen Recorder (Android): Tämä Androidille tarkoitettu tallennussovellus mahdollistaa näytön kaappauksen, äänen tallennuksen ja videoeditoinnin. Se tarjoaa myös transkriptiotoiminnon.

Kokousnauhurin tehokas käyttö voi auttaa sinua saamaan enemmän irti verkkokokouksistasi. Olipa kyseessä opetusvideo, webinaari tai rento videoneuvottelu, nämä työkalut ovat apunasi. Muista kunnioittaa yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta ja pyydä aina lupa ennen tallentamista, kun se on tarpeen.