Kattava opas kokousten transkriptioihin: Määritelmä, merkitys ja parhaat työkalut

Mikä on kokouksen transkriptio? Kokouksen transkriptio on kirjallinen tallenne kokouksen äänisisällöstä ja joskus myös videosta, kattaen jokaisen yksityiskohdan...

Mikä on kokouksen transkriptio?

Kokouksen transkriptio on kirjallinen tallenne kokouksen äänisisällöstä ja joskus myös videosta, kattaen jokaisen yksityiskohdan, joka keskustelun aikana esitettiin. Olipa kyseessä Zoom tai Google Meet, transkriptiopalvelut muuntavat koko kokouksen äänitallenteen luettavaan muotoon. Tätä prosessia kutsutaan 'transkriboinniksi', ja se tallentaa jokaisen sanan ja sisältää usein lisäelementtejä, kuten aikaleimat ja puhujan tunnistuksen.

Miten saan kokouksen transkription?

Kokouksen transkription hankkiminen on helppoa, kiitos monien saatavilla olevien transkriptiopalveluiden. Useimmilla videoneuvottelualustoilla, kuten Zoom ja Microsoft Teams, on sisäänrakennetut transkriptiotoiminnot, jotka voivat transkriboida kokouksia reaaliajassa tai tallennetuista tiedostoista. Lisäksi on saatavilla kolmannen osapuolen työkaluja, jotka tarjoavat tarkkoja transkriptiopalveluita, tukien erilaisia käyttötapauksia, kuten webinaareja, podcasteja ja virtuaalikokouksia. Nämä työkalut integroituvat usein videoneuvottelualustoihin ja muihin työtilatyökaluihin, kuten Google Kalenteri, Slack ja Dropbox.

Kokouksen transkriptio vs. kokouksen pöytäkirja

Vaikka sekä kokouksen transkriptiot että pöytäkirjat tarjoavat kirjallisen tallenteen kokouksesta, ne palvelevat eri tarkoituksia. Kokouksen transkriptiot tarjoavat sanasta sanaan kertomuksen siitä, mitä keskusteltiin, tallentaen kaikki yksityiskohdat, mukaan lukien täytesanat. Toisaalta kokouksen pöytäkirjat keskittyvät keskeisiin kohtiin, toimenpiteisiin ja kokouksessa tehtyihin päätöksiin. Ne noudattavat yleensä kokouksen asialistaa ja laaditaan usein malleihin johdonmukaisuuden vuoksi.

Kokouksen transkriptiot Microsoft Teamsissa ja Zoomissa

Microsoft Teamsin videokokouksissa transkriptiotoiminto on saatavilla kokouksen ohjaimien '...' -valikosta. Transkriptio luodaan reaaliajassa ja se voidaan ladata .txt- tai .docx-tiedostona. Samoin Zoom tarjoaa transkriptiopalvelun. Tämän blogin julkaisupäivänä Zoomin transkriptiotoiminto ei ollut saatavilla reaaliajassa ja vaati erillisen prosessin kokoustallenteiden lataamiseksi transkriptiopalveluun.

Kokouksen transkription hyödyt

Kokouksen transkriptiot tarjoavat useita etuja:

1. Inklusiivisuus: Ne tukevat henkilöitä, joilla voi olla vaikeuksia seurata puhuttua kieltä reaaliajassa.
2. Kertaus: Ne mahdollistavat osallistujien kerrata kokouksen sisältöä omaan tahtiin, varmistaen, ettei tärkeitä kohtia jää huomaamatta.
3. Tallenne: Ne tarjoavat yksityiskohtaisen tallenteen kokouksista tulevaa käyttöä varten.
4. Tehokkuus: Ne säästävät aikaa muistiinpanojen tekemisessä ja mahdollistavat keskittymisen keskusteluun kokouksen aikana.
5. Selkeys: Ne auttavat selventämään mahdollisia väärinkäsityksiä tarjoamalla tarkan tallenteen siitä, mitä sanottiin.

8 parasta kokouksen transkriptiotyökalua

1. Otter.ai: AI-pohjainen transkriptiopalvelu, joka integroituu Zoomin ja Google Meetin kanssa, tarjoten reaaliaikaisen transkription, yhteistyöominaisuuksia ja aikaleimat. Saatavilla iOS:lle, Androidille ja verkossa.
2. Rev: Suosittu transkriptiopalvelu, joka tarjoaa tarkkoja transkriptioita nopeasti, sopii suurille tiedostoille ja pidemmille kokouksille.
3. Descript: Tarjoaa kattavan työnkulun transkription, editoinnin ja viimeistelyn osalta. Tukee myös videoeditointia.
4. Transcribe: Työkalu, joka erikoistuu äänitiedostojen muuntamiseen tekstiksi. Mahdollistaa tiedostojen lataamisen ja transkriboinnin reaaliajassa.
5. Trint: Tarjoaa helppokäyttöisen alustan äänien ja videoiden transkribointiin, ja siinä on integroitu editori transkriptioiden viimeistelyyn.
6. Scribie: Tarjoaa sekä automaattisia että manuaalisia transkriptiopalveluita, keskittyen tarkkuuteen.
7. Temi: Edullinen, AI-pohjainen palvelu, joka sopii nopeisiin ja yleisluontoisiin transkriptioihin.
8. Happy Scribe: Tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia, kuten transkription, tekstitykset ja käännökset useille kielille, mukaan lukien portugali.

Jokaisella palveluntarjoajalla on erilaiset hinnoittelumallit, joten harkitse tarpeitasi ja budjettiasi valitessasi palvelua. Monet tarjoavat myös integraatioita eri sovellusten kanssa ja mobiilisovellusversioita etätyöhön.

Ottamalla käyttöön kokousten transkriptiotyökalut, voit parantaa kokousten tuottavuutta ja tehokkuutta, varmistaen, että kaikki pysyvät samalla sivulla ja toimenpiteet toteutetaan.

Muista, että kokousten litterointityökalun valinnan tulisi vastata kokouksiesi tarpeita, organisaatiosi laajuutta ja keskustelujesi luonnetta. Näiden vinkkien avulla olet valmis tallentamaan jokaisen arvokkaan keskustelun kokouksissasi.