PDF vs PDF/a

Asiakirjojen digitalisointi on tuonut mukanaan joukon tiedostomuotoja, joista jokainen palvelee omia tarkoituksiaan. Tässä artikkelissa syvennymme eroihin...

Asiakirjojen digitalisointi on tuonut mukanaan joukon tiedostomuotoja, joista jokainen palvelee omia tarkoituksiaan. Tässä artikkelissa syvennymme eroihin PDF:n ja PDF/a:n välillä, korostaen niiden yksilöllistä merkitystä, sovelluksia ja etuja.

Mitkä ovat PDF:n eri tyypit?

PDF tarkoittaa siirrettävää asiakirjamuotoa. Kuten nimi viittaa, se on yleisesti hyväksytty tiedostomuoto, joka näyttää sähköiset asiakirjat johdonmukaisesti riippumatta laitteistosta, ohjelmistosta tai käyttöjärjestelmästä. PDF -asiakirjat voivat sisältää linkkejä, painikkeita, lomakkeita, ääntä, videota ja liiketoimintalogiikkaa.

PDF:stä on olemassa eri versioita ja tyyppejä, kuten PDF/a, PDF/X ja alkuperäinen PDF. Jokainen PDF-tyyppi tai -versio palvelee omia tarkoituksiaan, ja alkuperäinen PDF on yleisin.

Mikä on PDF?

PDF, eli siirrettävä asiakirjamuoto, on tiedostomuoto, joka tallentaa kaikki painetun asiakirjan elementit sähköisenä kuvana. Näitä asiakirjoja voidaan sitten selata, tulostaa tai jakaa muiden kanssa ilman alkuperäistä sovellusta, joka ne loi.

PDF-tiedostoilla on tiedostopääte .pdf

Miksi ja milloin käyttää PDF:ää?

• Jakaminen: Jaa asiakirjoja helposti ilman huolta ohjelmistoyhteensopivuudesta.
• Turvallisuus: Lisää asiakirjoihin digitaalisia ja sähköisiä allekirjoituksia lisäturvallisuuden takaamiseksi.
• Yleisyys: Näkyy lähes kaikilla laitteilla ilman muotoilun menetystä.

PDF:n ominaisuudet

1. Interaktiivisuus:
• Hyperlinkit: Linkitä ulkoisiin resursseihin tai asiakirjan muihin sivuihin.
• Painikkeet: Voivat suorittaa erilaisia toimintoja, kuten lomakkeen lähettämisen.
• Lomakkeet: Täytettävät kentät, jotka voivat kerätä käyttäjän syötteitä.
2. Multimedian upotus:
• Ääni ja video: Upota ja toista multimediasisältöä asiakirjan sisällä.
• Kuvat: Upota korkearesoluutioisia kuvia erilaisilla pakkaustekniikoilla.
3. Merkinnät: Lisää asiakirjaan kommentteja, muistiinpanoja, korostuksia ja muuta.
4. Turvallisuus:
• Salaus: Suojaa sisältö luvattomalta käytöltä.
• Digitaaliset allekirjoitukset: Todentaa asiakirjan alkuperän ja varmistaa sen eheyden.
• Vesileimaus: Upota näkymätöntä tai näkyvää tietoa asiakirjaan.
5. Pakkaus: Pienennä asiakirjan kokoa pakkaamalla kuvia, tekstiä ja muita elementtejä.
6. Saavutettavuusominaisuudet: Elementit kuten tunnisteet, vaihtoehtoinen teksti ja kirjanmerkit parantavat saavutettavuutta vammaisille henkilöille.
7. JavaScript-tuki: Lisää interaktiivisuutta ja automatisoi tehtäviä asiakirjan sisällä.
8. Kerrostetut grafiikat: Mahdollistaa kerrostettujen grafiikoiden upottamisen, kuten CAD-ohjelmistoilla luodut.
9. 3D-sisältö: Upota ja ole vuorovaikutuksessa 3D-mallien kanssa asiakirjan sisällä.
10. Asiakirjan rakenne: Säilyttää johdonmukaisen asettelun, fontit ja suunnittelun eri alustoilla

PDF:n edut:

1. Säilyttää alkuperäisen asiakirjan visuaalisen ulkoasun.
2. Tarjoaa kehittyneitä turvallisuusominaisuuksia.
3. Varmistaa johdonmukaisuuden eri alustoilla.

Kolme parasta sovellusta PDF:ien luomiseen:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (Tallenna PDF-muodossa -ominaisuus)
3. PDFCreator Windowsille

Kolme parasta sovellusta PDF:ien lukemiseen:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

PDF:n käyttötapaukset

1. E-kirjat: PDF-tiedostoja käytetään laajasti e-kirjojen luomiseen ja jakeluun niiden yhteensopivuuden vuoksi eri alustojen kanssa.
2. Liiketoimintasopimukset: Yritykset käyttävät usein PDF-tiedostoja sopimusten jakamiseen ja allekirjoittamiseen, koska niitä voidaan helposti kommentoida ja allekirjoittaa sähköisesti.
3. Raportit ja valkoiset kirjat: PDF tarjoaa standardoidun muodon, joka säilyttää fonttien, kuvien ja asettelun eheyden, mikä tekee siitä ihanteellisen raportteihin ja valkoisiin kirjoihin.
4. Käyttöohjeet: Tuote- ja ohjelmisto-ohjeet PDF-muodossa varmistavat, että käyttäjät näkevät yhtenäisen muotoilun laitteesta tai alustasta riippumatta.
5. Lomakkeet: Monet laitokset käyttävät PDF-tiedostoja lomakkeisiin, koska ne voidaan täyttää sähköisesti.
6. Esitykset: Diojen jakamiseen ja visuaalisen yhtenäisyyden varmistamiseen.
7. Lehdet ja uutiskirjeet: Painetun median digitaaliset versiot ovat usein PDF-muodossa, jotta ne näyttävät samalta kuin painetut vastineensa.
8. Liput ja tarkastuskortit: Lentoyhtiöt, teatterit ja tapahtumajärjestäjät saattavat käyttää PDF-tiedostoja sähköisiin lippuihin.
9. Laskut ja kuitit: Yritykset lähettävät usein laskuja ja kuitteja PDF-muodossa asiakkaille.
10. Ansioluettelot ja portfoliot: Ammattilaiset käyttävät PDF-tiedostoja jakaakseen ansioluettelonsa ja portfoliosa, varmistaen yhtenäisen ulkoasun.

Mikä on PDF/a?

PDF/a on PDF:n alamuoto, joka on erityisesti suunniteltu sähköisten asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja arkistointiin. Toisin kuin tavallinen PDF, PDF/a vaatii kaikkien asiakirjassa käytettyjen elementtien (fontit, kuvat, teksti jne.) upottamisen, mikä varmistaa, että asiakirjat näyttävät samalta vuosienkin päästä.

PDF/a-tiedostoilla on myös .pdf-tiedostopääte

Miksi ja milloin käyttää PDF/a:ta?

• Asiakirjojen arkistointi: Erityisen hyödyllinen, kun tarvitset asiakirjojen pitkäaikaista arkistointia esimerkiksi oikeudellisilla, lääketieteellisillä ja julkishallinnon aloilla.
• Säilyttäminen: Varmistaa, että asiakirja pysyy itsenäisenä ja katseltavissa ilman ulkoisia riippuvuuksia.

PDF/A:n ominaisuudet

1. Pitkäaikainen säilytys: Suunniteltu sähköisten asiakirjojen säilyttämiseen pitkällä aikavälillä.
2. Itsenäinen asiakirja:
• Fonttien upottaminen: Varmistaa, että asiakirjassa käytetyt fontit pysyvät yhtenäisinä.
• Ei ulkoisia riippuvuuksia: Kaikki asiakirjan oikeaan katseluun tarvittava on tiedoston sisällä.
3. Ei suoritettavaa sisältöä: JavaScript ja muu suoritettava sisältö on kielletty pitkäaikaisen käyttökelpoisuuden varmistamiseksi.
4. Värinhallinta: Mahdollistaa yhtenäiset ja ennustettavat värit eri laitteilla ja ajan myötä.
5. ISO-standardin mukaisuus: Noudattaa ISO 19005 -standardia, mikä varmistaa asiakirjan tulevaisuuden luettavuuden.
6. Metatietojen tallennus: PDF/a tukee metatietojen upottamista XML-muodossa, tarjoten yksityiskohtaista tietoa asiakirjasta.
7. Ei ääni- tai videosisältöä: Pitkäaikaisen arkistoinnin varmistamiseksi multimedia, joka saattaa vanhentua, ei ole sallittua.
8. Rajoitettu pakkaus: Vain vakaat ja laajasti käytetyt pakkausmenetelmät, kuten JPEG 2000, ovat sallittuja.
9. Saavutettavuus: Tukee ominaisuuksia, kuten tagattua PDF:ää, varmistaen asiakirjan saavutettavuuden.
10. Läpinäkyvyys: Läpinäkyvyyden käyttö on selkeästi määritelty, jotta varmistetaan yhtenäinen renderöinti ajan myötä.

PDF/a:n edut:

1. Varmistaa digitaalisten tiedostojen pitkäaikaisen säilymisen.
2. Asiakirjat ovat itsenäisiä; kaikki asiakirjan näyttämiseen tarvittava on upotettu siihen.
3. ISO 19005 -standardin noudattaminen varmistaa tulevaisuuden luettavuuden.

Kolme parasta sovellusta PDF/a:n luomiseen:

1. Adobe Acrobat (Luo PDF/a-yhteensopivia tiedostoja)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (Tallenna PDF/a-muodossa)

Top 3 sovellusta PDF/a:n lukemiseen:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer for Windows
3. Foxit PhantomPDF

PDF/a:n käyttötapaukset

1. Oikeudelliset asiakirjat: PDF/a:n pitkäaikaisen arkistointiluonteen vuoksi se on ihanteellinen oikeudellisten asiakirjojen säilyttämiseen, joita saatetaan tarvita vuosien tai jopa vuosikymmenten päästä.
2. Lääketieteelliset tiedot: PDF/a varmistaa, että potilastiedot, joissa on upotettuja fontteja ja kuvia, pysyvät johdonmukaisina ja saatavilla ajan mittaan.
3. Valtion asiakirjat: Kunnalliset, osavaltion ja liittovaltion hallitukset käyttävät PDF/a:ta historiallisesti tai oikeudellisesti merkittävien asiakirjojen arkistointiin.
4. Opinnäytetyöt ja väitöskirjat: Yliopistot saattavat vaatia opiskelijoita toimittamaan opinnäytetyönsä PDF/a-muodossa varmistaakseen akateemisen työn pitkäaikaisen säilymisen.
5. Kirjastoarkistot: Kirjastot, jotka siirtävät arkistojaan digitaaliseen muotoon, voivat käyttää PDF/a:ta vanhojen kirjojen, lehtien ja käsikirjoitusten säilyttämiseen.
6. Yritysarkistot: Yritykset käyttävät PDF/a:ta vuosikertomusten, kokouspöytäkirjojen ja muiden tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseen.
7. Museoasiakirjat: Museot, jotka digitalisoivat kokoelmiaan ja asiakirjojaan, saattavat valita PDF/a:n sen arkistointiominaisuuksien vuoksi.
8. Uutisarkistot: Media-alan yritykset, jotka siirtyvät digitaalisiin arkistoihin, käyttävät PDF/a:ta varmistaakseen, että uutisartikkelit, valokuvat ja painokset säilyvät.
9. Tutkimusdata: Tieteilijät ja tutkijat käyttävät PDF/a:ta datan arkistointiin tulevaa käyttöä varten.
10. Kiinteistö- ja omaisuusasiakirjat: Kiinteistöihin liittyvien asiakirjojen pitkäikäisyyden vuoksi PDF/a on optimaalinen valinta.

Keskeiset erot PDF:n ja PDF/a:n välillä:

Vaikka molemmat muodot perustuvat PDF-standardien pohjalle, PDF/a on erityisesti optimoitu arkistointiin, ja siinä on ominaisuuksia ja rajoituksia, jotka takaavat sen pitkäikäisyyden. Tavalliset PDF-tiedostot puolestaan ovat joustavampia ja tarjoavat laajemman valikoiman interaktiivisia ominaisuuksia, jotka sopivat välittömään käyttöön ja jakamiseen.

1. Tarkoitus: PDF on tarkoitettu sähköisten asiakirjojen luomiseen välitöntä käyttöä ja jakamista varten. PDF/a on pitkäaikaista säilyttämistä varten.
2. Upottaminen: PDF/a vaatii fonttien upottamisen, kun taas PDF:ssä se on valinnaista.
3. JavaScript ja suoritettavat tiedostot: Eivät ole sallittuja PDF/a:ssa, kun taas PDF tukee niitä.
4. Arkistointistandardit: PDF/a on ISO 19005 -yhteensopiva; PDF noudattaa ISO 32000-1 -standardia.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Feature</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Purpose</td>

<td>General Use</td>

<td>Long-term Archiving</td>

</tr>

<tr>

<td>Embedding Fonts</td>

<td>Optional</td>

<td>Mandatory</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Tuettu</td>

<td>Ei tuettu</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO-standardi</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka sekä PDF että PDF/a kuuluvat kannettavan asiakirjamuodon kategoriaan, niillä on eri tarkoitukset. Erojen ymmärtäminen auttaa käyttäjiä tekemään tietoisia päätöksiä siitä, kumpi muoto valita omien tarpeidensa perusteella.