Kuinka kirjoittaa puhelinviestintäskenaario: Vaiheittainen opas

Selkeä ja ammattimainen puhelinviestintäskenaario on välttämätön jokaiselle yritykselle. Näin kirjoitat ja nauhoitat käsikirjoituksen.

Nykyajan kiireisessä liikemaailmassa tehokas viestintä on avain menestykseen. Yksi osa tätä on, miten yritykset hallitsevat puhelinvuorovaikutuksiaan. Puhelinviestintäskenaario on tässä keskeisessä roolissa, ohjaten puhelinkeskusteluja, tarjoten johdonmukaisuutta ja parantaen asiakaspalvelua. Olipa kyseessä puhelukeskuksen puhelutulvan hallinta, ensivaikutelman luominen uusille asiakkaille tai puheluiden tehokas ohjaaminen pienessä yrityksessä, hyvin suunniteltu käsikirjoitus voi olla ratkaiseva tekijä.

Tutustutaan puhelinviestintäskenaarioiden käsitteeseen, niiden merkitykseen, esimerkkeihin ja parhaisiin vinkkeihin, joiden avulla voit luoda houkuttelevan ja tehokkaan puhelinviestintäskenaarion.

Mikä on puhelinviestintäskenaario?

Puhelinviestintäskenaario on ennalta suunniteltu tekstiohje liiketoiminnan puhelinjärjestelmän kautta käytäville keskusteluille. Näitä käsikirjoituksia käytetään moniin tarkoituksiin, automaattivastaajaskenaarioista ammattimaisiin vastaajaviesteihin. Ne ovat olennainen osa monien organisaatioiden asiakastukistrategiaa, toimien automaattisina vastaajina tai virtuaalisina vastaanottovirkailijoina, ohjaten soittajia ja varmistaen, että puhelut käsitellään tehokkaasti ja ammattimaisesti.

Miksi sinun pitäisi olla puhelinviestintäskenaario

Puhelinviestintäskenaariot ovat ratkaisevassa roolissa positiivisen asiakaskokemuksen ylläpitämisessä. Ensinnäkin ne varmistavat johdonmukaisuuden ja ammattimaisuuden vuorovaikutuksessa soittajien kanssa. Ne luovat ensivaikutelman uusille asiakkaille ja vahvistavat luottamusta nykyisten asiakkaiden keskuudessa. Käsikirjoituksen tarkkuus auttaa estämään väärinkäsityksiä, edistäen selkeää viestintää soittajien kanssa.

Pienissä yrityksissä tai suurissa yrityksissä, joissa on puhelukeskuksia, puhelinviestintäskenaariot ovat erityisen hyödyllisiä. Ne auttavat ohjaamaan puhelut oikeaan osastoon tai seuraavalle vapaalle asiakaspalvelijalle, olipa kyseessä myyntiosasto, laskutusosasto tai tekninen tuki. Tämä tapahtuu päävalikon vaihtoehtojen, yrityshakemiston tai soittajille annetun nimihakemiston kautta.

Lisäksi puhelinviestintäskenaariot auttavat hallitsemaan puheluita normaalien aukioloaikojen ulkopuolella. Aukioloaikojen ulkopuoliset käsikirjoitukset antavat soittajille tietoa yrityksesi aukioloajoista, jolloin he voivat jättää lyhyen viestin vastaajalaatikkoon tai pyytää takaisinsoittoa normaalien aukioloaikojen aikana.

Esimerkkejä automaattivastaajaskenaarioista

Automaattivastaajaskenaariot, jotka ovat usein osa IVR-järjestelmää (Interactive Voice Response), ovat olennainen osa yrityksen puhelinjärjestelmää. Ne ohjaavat puhelut tehokkaasti, parantavat asiakaspalvelua ja vähentävät kokopäiväisen vastaanottovirkailijan tarvetta.

Tässä muutamia esimerkkejä:

Päävalikon automaattivastaajaskenaario:

"Kiitos, että soitit [yrityksen nimi]. Jos tiedät haluamasi henkilön numeron, valitse se nyt. Myyntiin, paina 1. Tekniseen tukeen, paina 2. Laskutukseen, paina 3. Yrityshakemistoon, paina 4."

Aukioloaikojen automaattivastaajaskenaario:

"Kiitos, että soitit [yrityksen nimi]. Normaalit aukioloaikamme ovat klo 9-17, Itäistä aikaa. Jätä lyhyt viesti, ja palaamme asiaan seuraavana arkipäivänä."

Aukioloaikojen ulkopuolinen vastaajaskenaario:

"Olet tavoittanut [yrityksen nimi] normaalien aukioloaikojemme ulkopuolella. Palaamme toimistolle huomenna. Jätä vastaajaviesti, ja palaamme asiaan normaalien aukioloaikojemme aikana. Jos olet nykyinen asiakas ja tarvitset välitöntä apua, vieraile verkkosivuillamme usein kysyttyjen kysymysten osiossa tai valitse tukitiimimme numero."

Parhaat vinkit puhelinviestintäskenaarion kirjoittamiseen

Hyvin suunniteltu puhelinviestintäskenaario voi olla tehokas työkalu puheluiden hallintaan, brändisi vahvistamiseen ja varmistamaan, että soittajilla on sujuva ja positiivinen kokemus. Olipa kyseessä automaattivastaajaviesti, ammattimainen vastaajaviesti tai aukioloaikojen ulkopuolinen viesti, puhelinskenaario kertoo paljon yrityksestäsi. Joten käytä aikaa, suunnittele huolellisesti ja tee jokaisesta puhelusta merkityksellinen.

Tehokkaan puhelinviestintäskenaarion luominen vaatii harkittua lähestymistapaa. Tässä muutamia parhaita vinkkejä:

1. Pidä se lyhyenä ja yksinkertaisena

Pidä käsikirjoituksesi ytimekkäänä, keskittyen tarjoamaan tarvittavat tiedot ja ohjaamaan soittajaa seuraavaan vaiheeseen.

2. Käytä ammattimaista sävyä

Säilytä ammattimainen sävy koko käsikirjoituksen ajan. Se edustaa yrityksesi imagoa ja luo keskustelun tunnelman.

3. Sisällytä olennaiset tiedot

Sisällytä aina yrityksesi nimi, puhelinnumero ja aukioloajat. Jos käytät aukioloaikojen ulkopuolista käsikirjoitusta, kerro soittajalle, milloin hän voi odottaa takaisinsoittoa tai anna mahdollisuus jättää vastaajaviesti.

4. Anna selkeät ohjeet

Varmista, että valikkovaihtoehdot ovat selkeitä, ja anna ohjeet, kuinka soittajat voivat tavoittaa eri osastot tai palata päävalikkoon.

5. Mukauta yrityksellesi

Käsikirjoituksen tulisi heijastaa yrityksesi luonnetta. Jos olet uusi asiakaslähtöinen yritys, sisällytä vaihtoehtoja hinnoittelulle, esittelyille ja myyntiedustajille. Jos olet tekninen yritys, varmista, että teknisen tuen vaihtoehdot ovat näkyvästi esillä.

6. Käytä malleja ja käsikirjoitusesimerkkejä

Mallien tai käsikirjoitusesimerkkien käyttö voi olla hyödyllistä, erityisesti jos kirjoitat ensimmäistä käsikirjoitustasi. Voit mukauttaa niitä vastaamaan yrityksesi erityistarpeita.

7. Päivitä säännöllisesti

Puhelinviestintäkäsikirjoituksesi tulisi olla ajan tasalla, heijastaen muutoksia aukioloajoissa, henkilöstössä tai palveluissa.

8. Palaute on tärkeää

Kannusta soittajiasi antamaan palautetta puhelinjärjestelmästäsi. Se voi auttaa tunnistamaan parannuskohteita ja parantamaan asiakaskokemusta.

9. Käytä tekoälypohjaista äänigeneraattoria

Jos haluat, että automaattivastaajasi kuulostaa ammattimaiselta, mutta et halua palkata ääninäyttelijää joka kerta, kun tarvitset käsikirjoituksen päivitystä, harkitse tekoälypohjaisen äänigeneraattorin käyttöä. Ne ovat paljon edullisempia ja helpompia mukauttaa tai muuttaa tarpeen mukaan.

Tallenna puhelinviestintäkäsikirjoitukset Speechify Voice Over Studiolla

Sen sijaan, että äänittäisit oman äänesi, työntekijän äänen tai näyttelijän äänen, voit käyttää Speechify Voice Over Studiota luodaksesi ammattimaisen laatuisen äänen puhelinviestintäjärjestelmääsi. Speechify Voice Over Studio tarjoaa yli 120 luonnollisen kuuloista ääntä yli 20 eri kielellä ja aksentilla, ja voit täysin mukauttaa tekoälypuheen ääntämistä, taukoja, sävelkorkeutta ja paljon muuta. Nauti rajattomista latauksista ja tallennuksista, 100 tuntia äänigenerointia vuodessa, kaupalliset käyttöoikeudet, 24/7 asiakastuki ja monia muita ominaisuuksia.

Kokeile Speechify Voice Over Studiota jo tänään puhelinviestintäkäsikirjoituksillesi.