Kattava opas oman VoIP-puhelinjärjestelmän perustamiseen

Voice Over Internet Protocol (VoIP) -puhelinjärjestelmä mahdollistaa sekä puhelut että viestinnän internet-yhteyden kautta, toisin kuin perinteiset lankapuhelinpalvelut, jotka käyttävät analogisia signaaleja julkisessa puhelinverkossa (PSTN). Tämä opas opastaa sinut vaihe vaiheelta oman VoIP-puhelinjärjestelmän perustamisessa.

Mitä laitteita tarvitaan VoIP-asennukseen?

VoIP-järjestelmän asentamiseen tarvitset internet-yhteyden, reitittimen, VoIP-palveluntarjoajan ja IP-puhelimen tai perinteisen puhelimen VoIP-sovittimella. Jos käytät tietokonetta, softphone voi korvata IP-puhelimen. Muita laitteita, jotka voivat parantaa VoIP-kokemustasi, ovat kuulokkeet paremman puhelunlaadun saavuttamiseksi ja ethernet-kaapeli luotettavamman laajakaistayhteyden luomiseksi.

Pienen yrityksen VoIP-puhelinjärjestelmän asentaminen

Pienelle yritykselle VoIP-järjestelmän asentaminen voi olla hyödyllistä, sillä se mahdollistaa kehittyneitä ominaisuuksia, kuten automaattinen puhelunvälitys, puhelunsiirto, videoneuvottelut, vastaajapalvelut, soittajan tunnistus ja jopa maksuttomat numerot. Yrityksen sisällä käytettävä puhelinjärjestelmä, kuten Private Branch Exchange (PBX), voi olla hyödyllinen saapuvien puheluiden reitittämisessä.

1. Valitse VoIP-palveluntarjoaja: Tarjolla on useita palveluntarjoajia. Harkitse yrityksesi tarpeita ja etsi palveluntarjoaja, joka tarjoaa laadukasta asiakastukea. Huomionarvoisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi RingCentral ja Nextiva.
2. Hanki VoIP-yhteensopivat puhelimet: Sijoita IP-puhelimiin, softphoneihin tai käytä olemassa olevaa puhelinta sovittimen kanssa. Pöytäpuhelimet sopivat täydellisesti toimistoympäristöihin, kun taas mobiilisovellukset mahdollistavat liiketoimintapuhelinjärjestelmän käytön liikkeellä ollessa.
3. Määritä reitittimesi: Hyvin määritetty reititin on kriittinen optimaalisen puhelunlaadun saavuttamiseksi. Varmista, että reitittimesi voi priorisoida VoIP-puhelut viiveen minimoimiseksi ja vakaan yhteyden ylläpitämiseksi.
4. Asenna PBX-järjestelmäsi: Tämä sisältää järjestelmän määrittämisen käsittelemään saapuvia ja lähteviä puheluita, automaattisen puhelunvälityksen luomisen ja vastaajapalvelun asettamisen.
5. Testaa järjestelmäsi: Tee testipuheluita varmistaaksesi, että järjestelmä toimii oikein. Testaa puhelunlaatu, soittajan tunnistus, puhelun reititys ja muut ominaisuudet.

Parhaat 8 VoIP-ohjelmistoa ja sovellusta

1. RingCentral: Tarjoaa pilvipohjaisia yritysviestintäratkaisuja yhdistetyllä viestinnällä, videoneuvotteluilla ja vankalla asiakastuella.
2. Nextiva: Tunnettu kehittyneistä ominaisuuksistaan, kuten vastaajaviestien sähköpostitranskriptio ja puheluiden tallennus.
3. Vonage: Tarjoaa luotettavaa palvelua ja korkealaatuisia puheluita.
4. 8x8: Tarjoaa kaiken kattavan pilviratkaisun äänelle, videolle, chatille ja asiakaspalvelukeskukselle.
5. Ooma: Tarjoaa pienten yritysten VoIP-ratkaisun helppokäyttöisellä käyttöliittymällä.
6. Mitel: Tarjoaa laajan valikoiman IP-puhelimia ja ominaisuuksia, kuten puhelun reititys ja mobiilikäyttömahdollisuudet.
7. Google Voice: Tunnettu mobiilisovelluksestaan Androidille ja iOS:lle sekä edullisista kansainvälisistä puheluista.
8. Skype for Business: Tarjoaa ilmaisia ääni- ja videopuheluita käyttäjien välillä sekä edullisia puheluita matkapuhelimiin ja lankapuhelimiin.

VoIP:n edut

Toisin kuin perinteiset puhelinjärjestelmät, VoIP mahdollistaa enemmän kuin pelkät puhelut. Ominaisuudet kuten yhdistetty viestintä, videoneuvottelut ja puhelunsiirto tuovat monipuolisuutta yrityksesi viestintään. Asennus- ja käyttökustannukset ovat yleensä alhaisemmat kuin perinteisissä lankapuhelinjärjestelmissä, ja VoIP-teknologian skaalautuvuus tekee siitä ihanteellisen ratkaisun kasvaville yrityksille.

Fyysisen lankapuhelimen tarpeettomuus on toinen etu, ja se tarjoaa mahdollisuuden soittaa ja vastaanottaa puheluita matkapuhelimellasi, mikä tarjoaa joustavuutta etätyöhön tai matkustaville työntekijöille.

Mitä VoIP:n perustaminen maksaa?

VoIP-puhelinjärjestelmän perustamiskustannukset voivat vaihdella VoIP-palveluntarjoajan, käyttäjien määrän ja valitun liiketoimintasuunnitelman mukaan. Yleensä asennukseen liittyy pieni alkuinvestointi IP-puhelimiin ja mahdollisesti VoIP-sovittimeen, jos haluat käyttää olemassa olevia puhelimia.

Kuukausimaksut syntyvät sitten itse VoIP-palvelusta, joka vaihtelee 10–50 dollarin välillä per linja riippuen palveluntarjoajasta ja mukana olevista ominaisuuksista. On myös syytä huomata, että jotkut palveluntarjoajat tarjoavat alennuksia vuosittaisten suunnitelmien ostamisesta kuukausittaisten sijaan.

VoIP on mullistanut yritysviestinnän tekemällä korkealaatuisen puhelinjärjestelmän ylläpidosta helpompaa ja edullisempaa. Siirtyminen perinteisistä lankapuhelinjärjestelmistä VoIP-järjestelmään voi olla sujuvaa, kun ymmärrät järjestelmän vaatimukset, asennusprosessin ja palveluntarjoajat.

Tämän oppaan tiedoilla sinun pitäisi olla hyvin varustautunut asentamaan oma VoIP-puhelinjärjestelmä, joka sopii täydellisesti yrityksesi tarpeisiin. Muista testata huolellisesti ja hyödyntää valitsemasi VoIP-palveluntarjoajan tarjoamia edistyneitä ominaisuuksia, jotta voit täysin hyödyntää tämän merkittävän teknologian edut.