Astuces de productivité pour les avocats

Un programme de synthèse vocale est un outil que les avocats peuvent utiliser pour accroître leur efficacité au quotidien. Découvrez d'autres outils et conseils.

Les avocats sont des personnes très occupées, et la gestion de cabinet est une partie essentielle de leur travail. Les professionnels du droit doivent se concentrer sur la gestion des dossiers car, mieux ils gèrent leur temps, plus ils peuvent prendre de dossiers. Cela signifie qu'ils peuvent aider plus de clients et générer plus de revenus. Pour cette raison, il est crucial d'examiner quelques conseils de productivité que tous les avocats devraient suivre.

Tâches importantes pour les cabinets d'avocats 

Il y a beaucoup de tâches que les cabinets d'avocats doivent accomplir au cours de la journée de travail. Certaines des tâches les plus importantes qu'ils doivent gérer incluent :

• Répondre aux emails et aux appels téléphoniques - Tous les avocats doivent répondre régulièrement aux emails et aux appels téléphoniques. Ils peuvent provenir du greffier du tribunal, de l'avocat adverse, des membres du cabinet partenaires sur une affaire, des comptables qui pourraient avoir des documents clés, et de leurs clients (et clients potentiels). C'est une partie essentielle du flux de travail, même en télétravail.
• Préparation au procès - La préparation au procès est également une partie importante du travail de nombreux avocats. Bien que tous les avocats ne soient pas des plaideurs, c'est quelque chose que chaque cabinet juridique connaît, et c'est une partie importante de la gestion de la pratique juridique.
• Tâches au tribunal - Les avocats doivent également se rendre au tribunal de temps en temps. Ils peuvent avoir une audience préliminaire, devoir se présenter devant un juge pour plaider une requête, ou être présents pour le procès lui-même.
• Examens - Certains avocats doivent même passer des examens de temps en temps. Par exemple, ils pourraient avoir besoin de passer l'examen du barreau, ou de renouveler leur certificat du barreau. C'est juste une autre tâche dont les avocats doivent se soucier.

Entre tout cela, les avocats doivent manger, dormir, faire de l'exercice et passer du temps avec leurs proches. C'est pourquoi de nombreux avocats ont un assistant juridique qui peut les aider à créer un système de gestion personnalisé pour garder les tâches en mouvement, mais il est également crucial pour les avocats de s'appuyer sur la technologie moderne pour obtenir de l'aide.

Outils utiles pour les avocats 

Il existe de nombreux outils utiles sur lesquels les avocats peuvent compter pour les aider au cours de la journée. Ils incluent :

• Système de gestion de la clientèle - Un système de gestion de la clientèle (CSM) est un élément important de la technologie juridique qui peut aider les avocats à s'assurer qu'ils ont tous leurs documents en ordre. Les avocats ont beaucoup de dossiers, et ce type de technologie juridique peut les aider à gérer leurs communications avec diverses parties et à garder leurs informations organisées.
• Logiciel de cybersécurité - Les avocats peuvent être la cible de piratages car ils possèdent beaucoup d'informations confidentielles. Les avocats pourraient même envisager de faire appel à un professionnel de l'informatique qui peut leur faire gagner beaucoup de temps en gérant tous leurs besoins informatiques.
• Outils de visioconférence - Maintenant que les avocats travaillent souvent de chez eux, il est utile d'avoir des réunions vidéo avec les clients et d'autres avocats. Certains juges l'exigent même. Il existe des outils de visioconférence qui fonctionnent bien sur les produits Microsoft et Apple. Certains ont même des intégrations utiles, y compris avec des outils tels que LinkedIn.

Voici quelques exemples des principaux outils de productivité que les avocats doivent utiliser. Avoir un logiciel de gestion des tâches ou de gestion des dossiers est essentiel pour les avocats qui veulent tirer le meilleur parti de leur temps.

Outils de productivité pour la gestion du temps 

Il existe quelques autres outils de productivité qui peuvent également être utiles. Ils incluent :

• Suivi du temps - Les avocats ont également besoin d'un outil de suivi du temps. C'est un outil que les avocats peuvent utiliser pour suivre le nombre d'heures qu'ils passent sur une tâche donnée. Les avocats facturent souvent à l'heure, donc avoir un outil qui peut suivre le nombre d'heures qu'ils passent sur une tâche donnée est important pour une facturation précise.
• Calendrier - Les avocats ont également besoin d'un calendrier numérique qu'ils peuvent utiliser pour suivre toutes leurs tâches. Cet outil peut également les aider à éviter la procrastination, ce qu'un avocat occupé ne peut pas se permettre.
• Bloqueur de sites web - Les avocats pourraient également bénéficier d'un bloqueur de sites web, en particulier lors du télétravail, qui peut les empêcher de surfer sur Internet lorsqu'ils devraient travailler. Certains bloqueurs couperont même les notifications, ce qui leur permettra de rester concentrés.

Bien que les avocats doivent avoir un logiciel de gestion de cabinet complet, il est également crucial de s'appuyer sur un synthétiseur vocal, ou lecteur TTS.

Lecteur de synthèse vocale  

Un lecteur de texte à la parole (TTS) est un outil qui prend le texte sur votre écran et le convertit en discours écrit. Ainsi, vous n'avez pas besoin de lire le document, mais vous pouvez l'écouter à la place. Vous pouvez écouter plus rapidement que vous ne pouvez lire, et vous pouvez faire plusieurs choses à la fois en écoutant votre texte. Le lecteur TTS le mieux noté disponible est Speechify

Speechify 

Parmi les principaux avantages de Speechify, on trouve :

• Il est très facile à utiliser.
• Vous pouvez personnaliser la voix selon vos besoins, en contrôlant la vitesse de lecture, la hauteur, le volume et le ton.
• Il est disponible dans des dizaines de langues.
• Il mettra en surbrillance le texte à l'écran pour que vous puissiez suivre.
• Il existe une version gratuite et une version premium disponible.

Pour ces raisons, si vous voulez gagner du temps, utilisez Speechify pour vous aider ! Tous les avocats peuvent bénéficier de ce programme !

FAQ

Certaines des questions les plus courantes que les avocats se posent sur la productivité incluent :

Comment les avocats peuvent-ils augmenter leur productivité ?

Parmi les meilleures façons pour les avocats d'augmenter leur productivité, on trouve :

• Profiter d'un exercice régulier
• Créer une liste de tâches avant de se rendre au travail
• Ne pas se laisser distraire
• Éviter les réseaux sociaux 
• Utiliser un programme TTS, tel que Speechify

La productivité est-elle un mythe ?

Pas du tout. Vous avez une liste de tâches, et vous êtes productif si vous la terminez entièrement. 
Bien que le "temps libre" puisse également figurer sur cette liste, vous devez suivre cette liste et être productif pour être un avocat prospère. Un programme TTS peut vous aider à gagner du temps et à augmenter votre efficacité.

Quelle est la meilleure façon de gérer les e-mails ?

Il y a quelques conseils à suivre si vous voulez gérer vos e-mails efficacement. Ils incluent :

• Dédier un temps spécifique.
• Utiliser des étiquettes, des dossiers et des catégories.
• Utiliser un programme TTS, tel que Speechify, pour vous lire les e-mails longs.

Comment les avocats restent-ils concentrés ? 

Pour rester concentré, vous devez bloquer les réseaux sociaux, gérer vos e-mails efficacement et utiliser un calendrier pour rester sur la bonne voie. N'oubliez pas d'utiliser Speechify pour vous aider à faire plusieurs choses à la fois et à rester efficace lors de la révision de vos documents.

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