Astuces de productivité pour Notion

Notion est une application puissante de gestion de projet. Découvrez ses fonctionnalités et avantages et voyez si elle convient à votre équipe.

Fatigué des tracas liés à l'utilisation de différents programmes de partage de documents par chacun dans votre organisation ? Prêt à créer une meilleure solution pour organiser les réunions et les listes de tâches, une fois pour toutes ? Si vous cherchez à booster votre productivité, vous avez peut-être entendu parler de Notion comme un outil de productivité potentiel à utiliser.

Qu'est-ce que Notion ?

Notion est une application de productivité et une solution de gestion des tâches qui vous permet, à vous et à votre équipe, de créer le type de flux de travail que vous souhaitez, sans que chacun essaie de synchroniser différentes plateformes. Ici, nous allons examiner tout ce que vous devez savoir pour maximiser votre productivité avec la plateforme Notion.

Conseils Notion pour la productivité

Revoir les modifications de version

Supprimé accidentellement quelque chose d'important ? Nous sommes tous passés par là, et si vous utilisez Notion, vous avez de la chance. Tout comme lorsque vous travaillez dans Google Docs, Notion vous permet de voir toutes les mises à jour qui ont été apportées à une page. Si vous cliquez sur les points de suspension en haut à droite de la barre latérale de votre espace de travail Notion, puis sélectionnez l'historique de la page, vous pourrez revenir en arrière et voir tous les changements depuis la création du document.

Partager des pages

Si vous utilisez Notion pour travailler avec votre équipe, vous n'avez plus besoin de vous soucier d'envoyer des documents et des feuilles de calcul par e-mail, Google Drive ou d'autres services de partage. Lorsque vous souhaitez qu'un collègue consulte l'une de vos pages Notion, il vous suffit de cliquer sur partager. L'autre partie pourra voir le document comme un site web. Vous voulez travailler avec l'autre partie sur le document ? Cliquez sur l'option "montrer le lien" après avoir cliqué sur partager. À partir de là, vous pourrez choisir si la personne avec qui vous partagez votre lien peut voir, éditer, commenter ou dupliquer votre page Notion.

Créer des formules

Fatigué de faire des calculs vous-même lorsque vous travaillez dans Notion ? Tout comme Microsoft Excel et Google Sheets, Notion vous offre la possibilité de créer des formules, permettant à vos feuilles de faire les calculs pour vous. Que vous fassiez une feuille pour la paie ou que vous travailliez sur un budget personnel, Notion vous fournit les outils dont vous avez besoin pour gérer facilement les données. Grâce à des raccourcis clavier simples, Notion facilite la tâche, même pour les débutants.

Verrouiller des pages

Si vous avez partagé une page avec un groupe et que vous avez besoin que les modifications s'arrêtent, vous pouvez facilement verrouiller une page dans le système Notion. Accédez au coin supérieur droit de la page, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez l'option verrouiller la page. Vous aurez également la possibilité de déverrouiller la page si vous décidez que d'autres modifications de groupe sont nécessaires.

Créer une table des matières

Lorsque vous créez de grands documents pour un groupe de personnes, ajouter une table des matières peut être un moyen simple d'organiser les informations dont vous avez besoin. Créer une table des matières dans Notion est simple. Tout d'abord, vous tapez une barre oblique, puis sélectionnez table des matières. Un ensemble de liens sera généré automatiquement, vous permettant, à vous et à votre équipe, de naviguer facilement dans votre document.

Définir des rappels

Votre vie est bien remplie, et il peut être difficile de rester au courant de tout ce que vous devez faire chaque jour pour que les choses avancent. Heureusement, les rappels sur Notion peuvent faciliter la gestion de projet pour vous rappeler quelles tâches doivent être accomplies avant de pouvoir avancer dans votre travail. Pour créer un rappel dans Notion, trouvez d'abord l'information pour laquelle vous souhaitez définir un rappel. Ensuite, tapez un symbole @ suivi du jour et de l'heure auxquels vous souhaitez être rappelé. Si vous préférez rappeler à un autre membre de votre équipe l'information, tapez un autre symbole @ puis tapez leur nom à côté du rappel initial. Cela peut éliminer le besoin d'utiliser Google Calendar ou un autre système de calendrier pour les rappels.

Utiliser le codage couleur

Si vous aimez que votre travail soit organisé visuellement pour toujours savoir où se trouve chaque chose, utiliser les blocs de codage couleur dans Notion est un moyen intelligent de créer l'espace de travail numérique qui a du sens pour vous. Certaines personnes préfèrent coder par couleur chaque projet individuel, tandis que d'autres utilisent les couleurs pour indiquer les zones de travail qui nécessitent une action (comme le vert pour une zone prête à partir, le jaune pour une zone qui nécessite plus de travail ou des améliorations, et le rouge pour une zone qui doit être supprimée ou totalement retravaillée). Vous pouvez utiliser les couleurs pour étiqueter les sous-pages et donner aux membres de l'équipe un aperçu rapide de ce qui doit être fait.

Exporter des pages

Vous travaillez avec un client ou des clients qui n'ont pas encore adopté Notion ? Pas de souci – vous pouvez facilement exporter des documents dans divers formats de fichiers pour que tout le monde puisse travailler sur la même page (littéralement). Comme lorsque vous partagez un document dans Notion, commencez par cliquer sur les trois points dans le coin supérieur droit de la page. De là, sélectionnez exporter. Ensuite, choisissez votre format de fichier (vous pouvez choisir parmi PDFs, fichiers HTML, Google Sheets ou CSV pour ceux qui utilisent Excel).

Créer une page d'accueil

Vous pouvez facilement organiser tout ce que vous proposez dans Notion en créant une page d'accueil qui fonctionne comme un site web. Vous pourrez ajouter des liens qui faciliteront l'accès aux informations nécessaires pour vous et votre équipe sans avoir à fouiller dans tous vos documents et feuilles Notion. Ces pages peuvent être créées à partir de zéro ou à partir de modèles Notion prêts à l'emploi.

Créer une liste de lecture

Créer une liste de lecture dans Notion vous permet de suivre les livres que vous souhaitez lire pour vous pousser au niveau supérieur dans votre vie professionnelle et personnelle.

Définir des objectifs suivis

Créer un tableau d'objectifs dans Notion peut vous aider à vous assurer que vous progressez dans vos projets personnels et professionnels. En travaillant régulièrement dans Notion, vous pouvez voir comment vous avancez vers vos objectifs, et vous êtes moins susceptible de les mettre de côté.

Créer des pages à l'aide de modèles Notion

Avec la base de données Notion, il est facile de créer des pages à la fois faciles à suivre et agréables à l'œil. En cliquant sur le bouton Modèles dans Notion, vous verrez que vous avez de nombreuses options adaptées à des besoins spécifiques au sein du logiciel. Que vous recherchiez un modèle de réunion ou une feuille de route pour concevoir un nouveau produit, les modèles vous permettront de configurer vos pages Notion de manière à ce qu'elles aient du sens pour vous et votre équipe.

Thème sombre dans Notion

Pour activer le mode sombre dans Notion :

• Allez dans 'Paramètres et Membres'
• Sélectionnez Apparence
• Changez le menu déroulant en 'Sombre'

Vous pouvez également appuyer sur ctrl+shift+L sur un PC ou cmnd+shift+L sur un Mac pour activer le mode sombre dans Notion. Votre interface deviendra plus facile à visualiser et vos yeux vous remercieront.

Recherche rapide dans Notion

Un autre tutoriel utile pour maximiser la productivité avec Notion est d'apprendre à effectuer une recherche rapide. Pour rechercher rapidement une nouvelle page dans Notion :

• Appuyez sur cmnd+P sur un Mac ou ctrl+P sur un PC.
• Cela fera apparaître un menu rapide qui scannera toutes vos pages.

Référencer une autre page ou personne avec le symbole @ dans Notion

Vous pouvez créer un lien direct vers une autre page en tapant simplement le symbole '@' et en sélectionnant la page que vous souhaitez référencer. Vous pouvez également mentionner des utilisateurs et abonnés spécifiques en tapant le symbole '@' et en sélectionnant leur nom.

Remarque : Chaque fois que vous mentionnez une personne, elle sera notifiée sous l'onglet 'Toutes les mises à jour' dans le coin supérieur gauche de l'écran.

Créer des colonnes de blocs dans Notion

Notion vous permet d'organiser des blocs côte à côte. Pour créer une colonne de blocs dans Notion :

• Sélectionnez les six points gris à gauche du bloc ou des blocs que vous souhaitez organiser.
• Déplacez le bloc sélectionné à côté du bloc où vous souhaitez créer des colonnes côte à côte
• Une fois que vous voyez une ligne verticale bleue, vous pouvez cliquer ailleurs.

Raccourci barre oblique dans Notion

Au lieu de sélectionner l'icône plus ou de faire un clic droit pour créer un nouveau bloc, appuyez simplement sur '/' et tapez le nom du bloc que vous souhaitez créer. Cela vous permettra de créer rapidement de nouveaux blocs dans votre modèle sans toucher votre souris.

Améliorez votre flux de travail Notion avec Speechify

Speechify convertit facilement le texte en audio, ce qui simplifie le suivi des documents sur lesquels vous et votre équipe travaillez dans Notion. Il n'est pas nécessaire de vous asseoir devant votre ordinateur avec Speechify. Votre bibliothèque de fichiers audio se synchronise automatiquement avec tous vos appareils, d' Android à iPhone et au-delà, pour que vous puissiez rester à jour en déplacement.

FAQ

Notion aide-t-il à la productivité ?

Contrairement à d'autres applications populaires comme Evernote, Slack et Trello, Notion est bien plus qu'une simple application de prise de notes et de communication. Vous pouvez créer une solution de productivité complète pour votre vie. J'ai déjà écrit sur la façon dont j'ai créé un suivi d'habitudes avec Notion, et je l'utilise toujours pour suivre mes entraînements, cataloguer mon journal et regrouper mes écrits. En fait, j'écris cet article de blog dans Notion en ce moment. 

Notion fonctionne-t-il sur mon téléphone Apple ou Samsung ?

Notion dispose d'applications pour ordinateur et mobile, vous permettant de rester à jour où que vous soyez. L'application mobile est disponible sur les plateformes Android et iOS.