PDF vs PDF/a

Digitaliseringen av dokumenter har ført til en rekke filformater, hver med sine unike formål. I denne artikkelen vil vi dykke dypt inn i forskjellene...

Digitaliseringen av dokumenter har ført til en rekke filformater, hver med sine unike formål. I denne artikkelen vil vi dykke dypt inn i forskjellene mellom PDF og PDF/a, og fremheve deres individuelle betydning, bruksområder og fordeler.

Hva er de forskjellige typene PDF?

PDF står for Portable Document Format. Som navnet antyder, er det et universelt akseptert filformat for å vise elektroniske dokumenter konsekvent, uavhengig av maskinvare, programvare eller operativsystemer. PDF dokumenter kan inneholde lenker, knapper, skjemaer, lyd, video og forretningslogikk.

Det finnes forskjellige versjoner og typer PDF, som PDF/a, PDF/X, og den originale PDF. Hver type eller versjon av PDF har unike formål, med den originale PDF som den mest vanlige.

Hva er en PDF?

PDF, eller Portable Document Format, er et filformat som fanger alle elementene i et trykt dokument som et elektronisk bilde. Disse dokumentene kan deretter navigeres, skrives ut eller deles med andre uten behov for den opprinnelige applikasjonen som opprettet det.

PDF-filer har filendelsen .pdf

Hvorfor og når bruke PDF?

• Deling: Del dokumenter enkelt uten å bekymre deg for programvarekompatibilitet.
• Sikkerhet: Inkluder digitale signaturer og elektroniske signaturer for økt dokumentsikkerhet.
• Universell: Kan vises på nesten alle enheter uten tap av formatering.

PDF-funksjoner

1. Interaktivitet:
• Hyperlenker: Lenke til eksterne ressurser eller andre sider i dokumentet.
• Knapper: Kan utføre ulike handlinger som å sende inn et skjema.
• Skjemaer: Utfyllbare felt som kan samle brukerinput.
2. Multimedia-innbygging:
• Lyd og video: Bygg inn og spill av multimedia-innhold i dokumentet.
• Bilder: Bygg inn høyoppløselige bilder med ulike komprimeringsteknikker.
3. Anmerkninger: Legg til kommentarer, notater, uthevinger og mer i dokumentet.
4. Sikkerhet:
• Kryptering: Beskytt innhold mot uautorisert tilgang.
• Digitale signaturer: Autentiser opprinnelsen og verifiser dokumentets integritet.
• Vannmerking: Bygg inn usynlig eller synlig informasjon i dokumentet.
5. Komprimering: Reduser størrelsen på dokumentet ved å komprimere bilder, tekst og andre elementer.
6. Tilgjengelighetsfunksjoner: Elementer som tagger, alternativ tekst og bokmerker forbedrer tilgjengeligheten for personer med funksjonshemninger.
7. JavaScript-støtte: Legg til interaktivitet og automatiser oppgaver i dokumentet.
8. Lagdelte grafikker: Tillater innbygging av lagdelte grafikker som de laget i CAD-programvare.
9. 3D-innhold: Bygg inn og samhandle med 3D-modeller i dokumentet.
10. Dokumentstruktur: Opprettholder konsekvent layout, skrifttyper og design på tvers av plattformer

Fordeler med PDF:

1. Opprettholder det visuelle utseendet til det originale dokumentet.
2. Tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner.
3. Sikrer konsistens på tvers av ulike plattformer.

Topp 3 apper for å lage PDF-er:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (Lagre som PDF-funksjon)
3. PDFCreator for Windows

Topp 3 apper for å lese PDF-er:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

PDF-bruksområder

1. E-bøker: PDF-er brukes ofte til å lage og distribuere e-bøker på grunn av deres kompatibilitet på tvers av ulike plattformer.
2. Forretningskontrakter: Bedrifter bruker ofte PDF-er for å dele og signere kontrakter, da de enkelt kan kommenteres og signeres elektronisk.
3. Rapporter og hvitbøker: PDF-er gir et standardisert format som bevarer skrifttyper, bilder og layout, noe som gjør dem ideelle for rapporter og hvitbøker.
4. Bruksanvisninger: Produkt- og programvaremanualer i PDF-format sikrer at brukerne ser enhetlig formatering, uavhengig av enhet eller plattform.
5. Skjemaer: Mange institusjoner bruker PDF-er for skjemaer, da de kan fylles ut elektronisk.
6. Presentasjoner: For å dele og sikre visuell konsistens i lysbilder.
7. Magasiner og nyhetsbrev: Digitale versjoner av trykte medier er ofte i PDF-format for å sikre at de ser ut som sine trykte motparter.
8. Billetter og boardingkort: Flyselskaper, teatre og arrangementsarrangører kan bruke PDF-er for elektroniske billetter.
9. Fakturaer og kvitteringer: Bedrifter sender ofte fakturaer og kvitteringer i PDF-format til kunder.
10. CV-er og porteføljer: Profesjonelle bruker PDF-er for å dele sine CV-er og porteføljer, og sikrer enhetlig utseende.

Hva er PDF/a?

PDF/a er en undergruppe av PDF spesielt designet for langtidsbevaring og arkivering av elektroniske dokumenter. I motsetning til vanlige PDF-er krever PDF/a at alle elementer (skrifttyper, bilder, tekst, etc.) som brukes i dokumentet, er innebygd, slik at dokumentene ser like ut i fremtiden.

PDF/a-filer har også filendelsen .pdf

Hvorfor og når bruke PDF/a?

• Arkivering av dokumenter: Spesielt nyttig når du trenger langtidsarkivering av dokumenter i bransjer som juridisk, medisinsk og offentlig sektor.
• Bevaring: Sikrer at dokumentet forblir selvstendig og kan vises uten eksterne avhengigheter.

PDF/A-funksjoner

1. Langtidsbevaring: Designet for å bevare elektroniske dokumenter over lange perioder.
2. Selvstendig dokument:
• Innebygging av skrifttyper: Sikrer at skrifttyper brukt i dokumentet forblir konsistente.
• Ingen eksterne avhengigheter: Alt som trengs for å vise dokumentet riktig er innebygd i filen.
3. Ingen kjørbar innhold: JavaScript og annet kjørbart innhold er forbudt for å sikre langvarig levedyktighet.
4. Fargehåndtering: Tillater konsistente og forutsigbare farger på tvers av ulike enheter og over tid.
5. ISO-standard samsvar: Overholder ISO 19005-standarden, som sikrer dokumentets fremtidige lesbarhet.
6. Metadata-lagring: PDF/a støtter innebygging av metadata i XML-format, som gir detaljert informasjon om dokumentet.
7. Ingen lyd- eller videoinnhold: For å sikre langtidsarkivering er multimedia-innhold som kan bli foreldet ikke tillatt.
8. Begrenset komprimering: Kun stabile og bredt adopterte komprimeringsmetoder som JPEG 2000 er tillatt.
9. Tilgjengelighet: Støtter funksjoner som tagget PDF for å sikre at dokumentet er tilgjengelig.
10. Gjennomsiktighet: Bruken av gjennomsiktighet er klart definert for å sikre konsistent gjengivelse over tid.

Fordeler med PDF/a:

1. Sikrer langtidsbevaring av digitale filer.
2. Dokumenter er selvstendige; alt som trengs for å vise dokumentet er innebygd i det.
3. Overholdelse av ISO 19005-standarder sikrer fremtidig lesbarhet.

Topp 3 apper for å lage PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Lag PDF/a-kompatible filer)
2. PDF/A-2 Skaper
3. Microsoft Word (Lagre som PDF/a-funksjon)

Topp 3 apper for å lese PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer for Windows
3. Foxit PhantomPDF

Bruksområder for PDF/a

1. Juridiske Dokumenter: Gitt den langsiktige arkiveringsnaturen til PDF/a, er det ideelt for lagring av juridiske dokumenter som kan trenge å bli hentet frem år eller til og med tiår senere.
2. Medisinske Journaler: PDF/a sikrer at pasientjournaler, med innebygde fonter og bilder, forblir konsistente og tilgjengelige over tid.
3. Offentlige Dokumenter: Kommunale, statlige og føderale myndigheter bruker PDF/a for å arkivere dokumenter av historisk eller juridisk betydning.
4. Avhandlinger og Dissertasjoner: Universiteter kan kreve at studenter leverer sine avhandlinger i PDF/a-format for å sikre langsiktig bevaring av akademisk arbeid.
5. Biblioteksarkiver: Biblioteker som overfører sine arkiver til digitale formater kan bruke PDF/a for å bevare gamle bøker, tidsskrifter og manuskripter.
6. Bedriftsarkiver: Bedrifter bruker PDF/a for å bevare årsrapporter, møtereferater og andre viktige dokumenter.
7. Museumsdokumenter: Museer som digitaliserer sine samlinger og dokumenter kan velge PDF/a for dets arkivegenskaper.
8. Nyhetsarkiver: Mediehus som går over til digitale arkiver bruker PDF/a for å sikre at nyhetsartikler, bilder og utgaver blir bevart.
9. Forskningsdata: Forskere og forskningsinstitusjoner bruker PDF/a for å arkivere data for fremtidig referanse.
10. Eiendoms- og Eiendomsdokumenter: Gitt den varige naturen til eiendomsrelaterte dokumenter, blir PDF/a et optimalt valg.

Viktige forskjeller mellom PDF og PDF/a:

Selv om begge formatene er bygget på de grunnleggende PDF-standardene, er PDF/a spesielt optimalisert for arkivering, med funksjoner og begrensninger som sikrer dens langvarighet. Vanlige PDF-er, derimot, er mer fleksible og tilbyr et bredere spekter av interaktive funksjoner som er egnet for umiddelbar bruk og deling.

1. Formål: PDF er for å lage elektroniske dokumenter for umiddelbar bruk og deling. PDF/a er for langsiktig bevaring.
2. Innebygging: PDF/a krever innebygging av fonter, mens det er valgfritt i PDF.
3. JavaScript og kjørbare filer: Ikke tillatt i PDF/a, mens PDF støtter dem.
4. Arkiveringsstandarder: PDF/a er ISO 19005-kompatibel; PDF følger ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Funksjon</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Formål</td>

<td>Generell Bruk</td>

<td>Langsiktig Arkivering</td>

</tr>

<tr>

<td>Innebygging av Fonter</td>

<td>Valgfritt</td>

<td>Obligatorisk</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Støttet</td>

<td>Ikke støttet</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO-standard</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Avslutningsvis, selv om både PDF og PDF/a faller under kategorien Portable Document Format, har de ulike formål. Å forstå forskjellene vil hjelpe brukere med å ta informerte beslutninger om hvilket format de skal velge, basert på deres spesifikke behov.