Os benefícios de usar software de sistema IVR baseado em voz

Se sua empresa lida com um grande volume de chamadas recebidas ou realizadas, implementar um sistema de resposta de voz interativa (IVR) pode...

Se sua empresa lida com um grande volume de chamadas recebidas ou realizadas, implementar um sistema de resposta de voz interativa (IVR) pode ser uma maneira eficaz de otimizar o gerenciamento de chamadas e oferecer aos clientes uma experiência mais eficiente e personalizada. Neste artigo, exploraremos os benefícios do uso da tecnologia IVR baseada em voz e suas diversas aplicações. Também discutiremos como escolher o software de sistema IVR baseado em voz adequado para atender às suas necessidades específicas de negócios.

Compreendendo os sistemas IVR baseados em voz

Sistemas de Resposta de Voz Interativa (IVR) são sistemas telefônicos automatizados projetados para interagir com os chamadores, coletar informações e direcionar chamadas para os agentes ou departamentos apropriados. Esses sistemas são amplamente utilizados por empresas e organizações para melhorar o atendimento ao cliente e otimizar suas operações.

O que é um sistema IVR?

Tradicionalmente, os sistemas IVR usavam entradas de teclado de tom para guiar os chamadores por uma série de prompts e menus. No entanto, com os avanços da tecnologia, os sistemas IVR baseados em voz se tornaram mais comuns. Esses sistemas utilizam processamento de linguagem natural (NLP) para permitir que os chamadores falem suas respostas, tornando a interação mais intuitiva e eficiente.

Os sistemas IVR podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de uma empresa ou organização. Eles podem ser usados para uma variedade de propósitos, como fornecer suporte ao cliente, processar pedidos e coletar feedback.

Como funcionam os sistemas IVR baseados em voz

Aplicativos de IVR baseados em voz funcionam reconhecendo palavras e frases faladas e correspondendo-as a palavras-chave e ações predefinidas. O sistema solicita que os chamadores declarem o motivo da chamada e, com base em sua entrada, pode direcionar chamadas para agentes ou departamentos específicos, fornecer informações ou realizar ações como agendar compromissos ou fazer reservas.

O sistema também pode ser programado para fornecer respostas personalizadas com base no histórico do chamador com a empresa ou organização. Por exemplo, se um chamador já fez uma compra, o sistema pode reconhecer seu número de telefone e oferecer um serviço personalizado. No entanto, lembre-se de que você precisará de um provedor de serviços de telefonia VoIP que ofereça um sistema IVR para começar a usar o IVR.

Componentes principais dos sistemas IVR baseados em voz

Os componentes principais de um sistema IVR baseado em voz incluem um mecanismo de reconhecimento de fala, um mecanismo de processamento de linguagem natural, um mecanismo de conversão de texto em fala, um banco de dados e um servidor de aplicativos. Juntos, esses componentes permitem que o sistema receba e interprete entradas de chamadas telefônicas, processe solicitações e forneça respostas em tempo real.

O mecanismo de reconhecimento de fala é responsável por reconhecer e interpretar palavras e frases faladas. O mecanismo de processamento de linguagem natural analisa a entrada do chamador para determinar a intenção por trás de sua solicitação. O mecanismo de conversão de texto em fala baseado em nuvem converte as respostas do sistema em palavras faladas que o chamador pode entender. O banco de dados armazena informações sobre o chamador e seu histórico com a empresa ou organização. O servidor de aplicativos gerencia a operação geral do sistema IVR.

No geral, os sistemas IVR baseados em voz são uma ferramenta poderosa para empresas e organizações que buscam melhorar seu atendimento ao cliente e otimizar suas operações. Ao fornecer uma maneira mais intuitiva e eficiente para os chamadores interagirem com o sistema, esses sistemas podem ajudar a melhorar a experiência geral do cliente.

Vantagens dos sistemas IVR baseados em voz

Com a evolução da IA conversacional, os sistemas de Resposta de Voz Interativa baseados em voz estão se tornando cada vez mais populares entre as empresas, pois oferecem vários benefícios e funcionalidades aprimoradas em relação aos sistemas tradicionais de tom. Todos eles têm vantagens, apesar de terem diferentes faixas de preços e recursos, como correio de voz, gravação de chamadas, retorno de chamada e mais. Nesta seção, discutiremos algumas das vantagens de usar software IVR baseado em voz.

Melhoria na experiência do cliente

Uma das principais vantagens de um sistema IVR baseado em voz para o seu software de call center é que ele pode melhorar a experiência geral do cliente. Ao fornecer uma interface amigável que reconhece a linguagem falada e oferece opções personalizadas, os clientes podem obter as informações ou assistência de que precisam de forma rápida e fácil. Isso pode ajudar a reduzir a frustração e melhorar a satisfação do cliente. O IVR também pode acessar mais dados e aprimorar a classificação de clientes usando um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, ou integração de CRM.

Por exemplo, quando um cliente liga para a linha de atendimento ao cliente de um banco, ele pode usar o sistema IVR baseado em voz para verificar o saldo da conta, transferir fundos ou relatar um cartão perdido ou roubado. O sistema pode reconhecer a voz do cliente e fornecer opções personalizadas com base nas informações da conta. Isso pode economizar tempo e esforço do cliente e tornar sua experiência mais agradável.

Quando as solicitações de um chamador não podem ser atendidas, um sistema IVR funciona em conjunto com um sistema de distribuição automática de chamadas (ACD) para roteamento omnicanal, ajudando a direcioná-los ao representante de suporte apropriado.

Maior eficiência e produtividade

Você não precisa mais desperdiçar o precioso tempo de ligação da sua equipe fazendo algo que um menu IVR pode lidar melhor, mesmo fora do horário comercial. Sistemas IVR baseados em voz podem melhorar significativamente a eficiência no atendimento de chamadas, otimizando fluxos de chamadas e automatizando tarefas rotineiras, como roteamento de chamadas, filas e coleta de dados. Isso pode ajudar as empresas a reduzir o tempo de espera e lidar com um maior volume de chamadas com a equipe existente.

Ao liberar os agentes de tarefas repetitivas, os sistemas IVR baseados em voz também podem aumentar a produtividade dos agentes e permitir que eles se concentrem em necessidades mais complexas dos clientes. Um sistema IVR também facilita a distribuição automática de chamadas, garantindo que as chamadas recebidas cheguem ao agente certo o mais rápido possível.

Por exemplo, uma agência de viagens pode usar um sistema IVR baseado em voz para lidar com consultas de clientes sobre horários de voos, reservas de hotéis e pacotes turísticos. O sistema pode direcionar as chamadas para o departamento apropriado com base na entrada do cliente e coletar informações relevantes, como datas e destinos de viagem. Isso pode economizar tempo e recursos da agência e permitir que atendam mais clientes em menos tempo.

Economia de custos para empresas

Implementar um sistema IVR baseado em voz pode levar a economias significativas para as empresas, reduzindo os custos de mão de obra e a necessidade de pessoal adicional, especialmente se você tiver um alto volume de chamadas. Ao automatizar tarefas rotineiras, as empresas também podem reduzir o risco de erros e melhorar a precisão geral dos dados dos clientes. Além disso, sistemas IVR baseados em voz podem ajudar as empresas a expandir suas operações de atendimento ao cliente sem incorrer em custos adicionais para contratar e treinar novos agentes.

Por exemplo, uma empresa de varejo pode usar um sistema IVR baseado em voz para lidar com consultas de clientes sobre disponibilidade de produtos, status de envio e devoluções. O sistema pode fornecer respostas automatizadas com base na entrada do cliente e direcioná-los a um agente ao vivo, se necessário. Isso pode economizar dinheiro da empresa em custos de pessoal e treinamento e permitir que lidem com um maior volume de solicitações de clientes.

Segurança e privacidade aprimoradas

Sistemas IVR baseados em voz podem ajudar as empresas a melhorar a segurança e a privacidade dos dados, reduzindo o risco de violações de dados e fraudes. Ao lidar com informações sensíveis, como números de cartão de crédito e números de segurança social, por meio de um sistema automatizado, as empresas podem minimizar o risco de erro humano e manuseio inadequado de dados.

Por exemplo, um provedor de saúde pode usar um sistema IVR baseado em voz para lidar com consultas de pacientes sobre registros médicos, renovações de receitas e agendamento de consultas. O sistema pode verificar a identidade do paciente por meio de reconhecimento de voz e fornecer acesso seguro às suas informações. Isso pode garantir que os dados dos pacientes estejam protegidos e em conformidade com regulamentações como a HIPAA.

Em conclusão, sistemas IVR baseados em voz oferecem várias vantagens sobre sistemas de tom de tecla e podem ajudar as empresas a melhorar a experiência do cliente, eficiência, economia de custos e segurança. Ao adotar um sistema IVR baseado em voz, as empresas podem se manter competitivas e atender às necessidades em evolução de seus clientes.

Aplicações de sistemas IVR baseados em voz

Sistemas de Resposta de Voz Interativa (IVR) baseados em voz estão se tornando cada vez mais populares em várias indústrias devido à sua capacidade de fornecer suporte personalizado e eficiente aos clientes sem a necessidade de um agente. Neste artigo, exploraremos algumas das aplicações comuns de sistemas IVR baseados em voz.

Suporte ao cliente e centros de contato

Suporte ao cliente, call centers e help desks frequentemente recebem um alto volume de chamadas de clientes em busca de assistência. Sistemas IVR baseados em voz podem ajudar a gerenciar esse volume, fornecendo suporte automatizado aos clientes. Ao utilizar reconhecimento de fala e processamento de linguagem natural, sistemas IVR baseados em voz podem entender e responder a consultas dos clientes, oferecendo um serviço rápido e eficiente. Isso não apenas reduz a carga de trabalho da equipe de atendimento ao cliente, mas também melhora a experiência geral do cliente.

Por exemplo, um cliente ligando para o centro de suporte de uma empresa de telecomunicações pode usar um sistema IVR baseado em voz para verificar o saldo da conta, ativar ou desativar um serviço ou relatar um problema de rede. O sistema IVR pode entender a consulta do cliente e fornecer a resposta apropriada, sem a necessidade de um agente.

Serviços bancários e financeiros

Sistemas IVR baseados em voz são comumente usados na indústria de serviços bancários e financeiros para fornecer aos clientes uma ampla gama de serviços, como saldos de contas, histórico de transações e pagamentos de contas. Ao automatizar tarefas rotineiras, sistemas IVR baseados em voz podem ajudar as instituições financeiras a reduzir custos de mão de obra e melhorar a experiência geral do cliente.

Por exemplo, um cliente ligando para o centro de suporte de seu banco pode usar um sistema IVR baseado em voz para verificar o saldo da conta, transferir fundos ou relatar um cartão perdido ou roubado. O sistema IVR pode autenticar a identidade do cliente e fornecer as informações ou serviços solicitados, sem a necessidade de um agente.

Indústria de saúde

Sistemas de URA baseados em voz estão sendo cada vez mais utilizados na indústria de saúde para ajudar pacientes a agendar consultas, renovar prescrições e obter informações médicas básicas. Ao automatizar tarefas rotineiras e reduzir o tempo de espera, os sistemas de URA baseados em voz podem melhorar a satisfação e os resultados dos pacientes, além de reduzir os custos administrativos.

Por exemplo, um paciente pode ligar para o sistema de URA do seu provedor de saúde para agendar uma consulta com seu médico, verificar os resultados de exames ou obter informações sobre sua medicação. O sistema de URA pode entender a consulta do paciente e fornecer a resposta apropriada, sem a necessidade de um recepcionista ou enfermeiro.

Varejo e e-commerce

Sistemas de URA baseados em voz podem ser usados no varejo e e-commerce para fornecer informações sobre produtos, rastreamento de pedidos e atualizações de status aos clientes. Ao oferecer uma opção de autoatendimento, os sistemas de URA baseados em voz podem ajudar as empresas a reduzir a carga de trabalho da equipe de atendimento ao cliente, mantendo um alto nível de serviço.

Por exemplo, um cliente pode ligar para o sistema de URA de uma empresa de e-commerce para rastrear o status de seu pedido, devolver um produto ou obter informações sobre as características de um produto. O sistema de URA pode entender a consulta do cliente e fornecer a resposta apropriada, sem a necessidade de um representante de atendimento ao cliente.

Em conclusão, os sistemas de URA baseados em voz estão se tornando cada vez mais populares em várias indústrias devido à sua capacidade de fornecer suporte personalizado e eficiente aos clientes. Ao automatizar tarefas rotineiras e reduzir o tempo de espera, os sistemas de URA baseados em voz podem melhorar a satisfação do cliente e reduzir os custos de mão de obra para as empresas.

Escolhendo o software de sistema de URA baseado em voz certo

Com tantos sistemas de URA como Aircall, Zendesk e Twilio, escolher o certo para você pode ser difícil. Além disso, comandos confusos, um número excessivo de opções de menu ou reconhecimento de fala interativo deficiente no seu sistema de URA podem irritar muito os clientes. Aqui estão algumas características de URA que você deve procurar ao adquirir software para centro de contato:

Características principais a serem observadas

Ao escolher um software de sistema de URA baseado em voz, é importante procurar por recursos como processamento de linguagem natural, conversão de texto em fala e integração com sistemas existentes. Além disso, você deve procurar um sistema que seja escalável e personalizável para atender às suas necessidades específicas de negócios.

Integração com sistemas existentes

A capacidade de integrar-se com sistemas existentes é crucial para empresas que desejam implementar sistemas de URA baseados em voz. O sistema deve ser compatível com seu sistema telefônico existente, banco de dados e sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para garantir uma transição suave e melhorar a eficiência geral.

Opções de escalabilidade e personalização

O sistema que você escolher deve ser escalável e permitir personalização para atender às suas necessidades específicas de negócios. Ele deve ser capaz de lidar com um volume crescente de chamadas e oferecer diferentes opções para os chamadores com base na natureza de sua solicitação. Além disso, deve ser fácil de configurar e modificar à medida que as necessidades do seu negócio mudam.

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Quando se trata de administrar um negócio de sucesso, a comunicação é fundamental. E que melhor maneira de otimizar a comunicação do que com a Speechify e sua API TTS de som natural altamente avaliada? Esta solução inovadora oferece um sistema de URA escalável que pode ser personalizado para atender às suas necessidades específicas de negócios.

Com a capacidade de produzir fala realista, seus clientes sentirão que estão falando com uma pessoa real do outro lado da linha. Além disso, com o código de saída de idioma EN-US, suas mensagens serão entregues de forma que sejam facilmente compreendidas por uma ampla gama de clientes. Diga adeus às locuções robóticas e olá para uma experiência de cliente mais natural e envolvente. Experimente a solução de URA TTS da Speechify hoje e veja seu negócio prosperar.

Em conclusão, um sistema de URA baseado em voz pode oferecer às empresas, especialmente centros de contato em nuvem, inúmeras vantagens, como melhoria na experiência do cliente, aumento da eficiência e produtividade, economia de custos para as empresas e melhoria na segurança e privacidade. Pode ser usado em várias indústrias, como suporte ao cliente e call centers, serviços bancários e financeiros, indústria de saúde, varejo e e-commerce. Ao selecionar o software de sistema de URA baseado em voz como sua solução de centro de contato, é importante considerar características-chave que permitam integração com sistemas existentes e opções de escalabilidade e personalização. Escolha um sistema telefônico que ofereça SMS e mensagens em grupo, videoconferência, sussurro de chamadas, gravação de chamadas e ótima conectividade, entre outros recursos.

Perguntas Frequentes

Q1: O que é software de sistema de URA baseado em voz?

O software de sistema IVR baseado em voz é uma tecnologia que permite aos chamadores interagir com um sistema usando comandos de voz em vez de entradas por teclado. Isso pode incluir tanto o reconhecimento de fala (para entender os comandos de voz do chamador) quanto a conversão de texto em fala (para verbalizar as respostas do sistema).

Q2: Quais são as vantagens de usar o software de sistema IVR baseado em voz?

Os sistemas IVR baseados em voz podem proporcionar uma experiência mais amigável e acessível para os chamadores, já que eles podem simplesmente falar seus pedidos em vez de navegar por uma série de comandos por teclado. Também pode lidar com interações mais complexas e oferecer um serviço mais personalizado.

Q3: O software de sistema IVR baseado em voz pode lidar com múltiplos idiomas?

Sim, muitos sistemas IVR baseados em voz podem entender e responder em vários idiomas, tornando-os adequados para empresas com bases de clientes diversificadas.