Advogados têm uma rotina muito puxada, e a gestão do escritório é uma parte essencial do que fazem. Profissionais do direito precisam focar no gerenciamento de casos porque, quanto melhor organizam seu tempo, mais casos conseguem assumir. Isso significa que podem ajudar mais clientes e aumentar a receita. Por isso, vale a pena conferir algumas dicas de produtividade que todo advogado deveria conhecer.
Tarefas importantes para escritórios de advocacia
Os escritórios de advocacia precisam dar conta de várias tarefas ao longo do expediente. Algumas das mais importantes incluem:
- Responder e-mails e telefonemas – Todos os advogados precisam responder regularmente a e-mails e ligações. Eles podem vir do cartório, de advogados da parte contrária, de membros da equipe de parceiros em um caso, de contadores com documentos importantes, de clientes (e potenciais clientes). Essa é uma parte fundamental do fluxo de trabalho, mesmo em regime de home office.
- Preparação para julgamento – A preparação para audiência também é uma parte importante do trabalho de muitos advogados. Embora nem todos sejam litigantes, todo escritório conhece essa rotina, e ela é essencial para a boa gestão da prática jurídica.
- Atividades em tribunal – Advogados precisam ir ao tribunal com certa frequência. Podem ter uma audiência preliminar, apresentar uma petição ao juiz ou participar do próprio julgamento.
- Exames – Alguns advogados também precisam fazer provas de tempos em tempos. Por exemplo, podem precisar prestar o exame da OAB ou renovar o certificado da ordem. Esta é apenas mais uma preocupação que os advogados enfrentam.
No meio de tudo isso, advogados ainda precisam comer, dormir, se exercitar e passar tempo com a família. Por isso, muitos contam com um(a) assistente jurídico(a) que pode ajudar a montar um sistema de gestão personalizado para manter tudo funcionando, mas também é fundamental que advogados se apoiem na tecnologia moderna.
Ferramentas úteis para advogados
Existem muitas ferramentas úteis das quais os advogados podem se valer ao longo do dia. Entre elas:
- Sistema de gestão de clientes – Um sistema de gestão de clientes (CSM) é uma ferramenta jurídica importante que ajuda o advogado a manter todos os documentos organizados. Advogados lidam com muitos casos, e essa tecnologia pode facilitar a comunicação com as diversas partes e manter as informações bem estruturadas.
- Software de cibersegurança – Advogados podem ser alvos de hackers, pois lidam com informações confidenciais. Vale inclusive considerar contratar um profissional de TI para cuidar de toda essa parte, economizando tempo e protegendo os dados.
- Ferramentas de videoconferência – Atualmente, advogados muitas vezes trabalham de casa, e é prático realizar reuniões por vídeo com clientes e outros profissionais. Alguns juízes até exigem isso. Há ferramentas que funcionam bem tanto em sistemas Microsoft quanto Apple e podem ser integradas a plataformas como o LinkedIn.
Estes são apenas alguns exemplos das melhores ferramentas de produtividade que advogados podem usar. Ter um software de gestão de tarefas ou de casos é fundamental para tirar o máximo proveito do tempo disponível.
Ferramentas de produtividade para gestão do tempo
Outras ferramentas de produtividade também podem ser muito úteis. Algumas delas são:
- Controle de tempo – Advogados também precisam de uma ferramenta para monitorar o tempo. Ela serve para registrar o número de horas gasto em cada tarefa, o que é essencial para quem cobra por hora e precisa controlar o tempo com exatidão para um faturamento correto.
- Calendário – Advogados também devem manter um calendário digital atualizado com todas as tarefas e compromissos. Isso ajuda inclusive a evitar procrastinação, um luxo que um profissional ocupado não pode se dar.
- Bloqueador de sites – Vale a pena usar um bloqueador de sites, principalmente durante o trabalho remoto, para evitar distrações enquanto deveriam estar trabalhando. Alguns bloqueadores também silenciam notificações, facilitando a concentração.
Embora seja fundamental ter um software de gestão de escritórios completo, também é imprescindível contar com um programa de texto para fala, ou leitor TTS.
Leitor de texto para fala
Um leitor de texto para fala (TTS) é uma ferramenta que transforma o texto na sua tela em fala. Assim, você não precisa ler o documento, pois pode ouvi-lo sendo narrado para você. É possível ouvir mais rápido do que ler, além de conseguir fazer outras tarefas enquanto escuta o texto. O leitor TTS mais bem avaliado é o Speechify
Speechify
Alguns dos principais benefícios do Speechify incluem:
- É muito fácil de usar.
- Você pode personalizar a voz de acordo com suas necessidades, ajustando velocidade de leitura, tom, volume e entonação.
- Está disponível em dezenas de idiomas.
- Ele destaca o texto na tela para que você possa acompanhar.
- Existe uma versão gratuita e uma versão premium disponível.
Por esses motivos, se você quer economizar tempo, use o Speechify! Todo advogado pode se beneficiar desse programa!
Perguntas frequentes
Algumas das dúvidas mais comuns que advogados têm sobre produtividade incluem:
Como advogados podem aumentar a produtividade?
Algumas das melhores maneiras de advogados aumentarem sua produtividade incluem:
- Praticar exercícios físicos regularmente
- Criar uma lista de tarefas antes de ir para o trabalho
- Evitar distrações
- Fugir das mídias sociais
- Usar um programa TTS, como o Speechify
Produtividade é um mito?
De forma alguma. Você tem uma lista de tarefas e é produtivo se consegue cumpri-la.
Embora “tempo livre” também possa constar nessa lista, você precisa segui-la e ser produtivo para ter sucesso como advogado. Um programa TTS pode ajudar a economizar tempo e aumentar sua eficiência.
Qual a melhor forma de gerenciar e-mails?
Existem algumas boas práticas para gerenciar bem seus e-mails. Elas incluem:
- Reservar um horário específico para isso.
- Usar marcadores, pastas e categorias.
- Usar um programa TTS, como o Speechify, para ouvir e-mails longos.
Como advogados mantêm o foco?
Para manter o foco, é preciso bloquear redes sociais, gerenciar e-mails de forma eficiente e utilizar um calendário para seguir a rotina. Não se esqueça de usar o Speechify para ajudar na multitarefa e manter a eficiência durante a revisão de documentos.
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