S digitalizáciou podnikania je výber správneho telefónneho systému pre malú firmu kľúčový. Ideálny systém ponúkne prehľadné správy, hlasovú schránku, videohovory, nahrávanie hovorov, presmerovanie, prepájanie a ďalšie funkcie. Či už zvolíte cloudové riešenie alebo klasické stolové telefóny, mal by dobre spolupracovať s vaším kancelárskym softvérom a spoľahlivo fungovať aj v mobilných zariadeniach.
Čo si všímať pri výbere firemného telefónneho systému
Pri výbere systému zvážte, koľko hovorov zvládne, či má automatickú asistentku a kvalitnú podporu. Mal by sa jednoducho integrovať s nástrojmi ako Salesforce, Microsoft či Google Workspace, podporovať videohovory, SMS a mať aplikáciu pre iOS aj Android, aby umožnil plynulú komunikáciu bez ohľadu na počet používateľov.
Počet telefónnych liniek potrebných pre malú firmu sa líši. Ideálne je mať toľko liniek, aby mohli členovia tímu viesť súbežné hovory – nielen navonok, ale aj medzi sebou.
Ako fungujú PBX a VoIP systémy
PBX (Private Branch Exchange) je súkromná telefónna sieť firmy, ktorá umožňuje smerovanie a prepájanie hovorov aj vytváranie skupín. Môže byť fyzicky v priestoroch alebo v cloude. Výhody: škálovateľnosť, pokročilé funkcie, možnosť kombinovať IP, analógové aj softvérové telefóny.
VoIP (Voice Over Internet Protocol) využíva internet a umožňuje hovory, videomeetings, neobmedzené volania či SMS, zvyčajne aj hlasovú schránku do e-mailu a prepis správ.
PBX vs VoIP: Čo je lepšie?
Voľba medzi PBX a VoIP závisí od potrieb firmy. PBX ponúka väčšiu kontrolu nad komunikáciou a kvalitou hovorov, preto je vhodnejší pre väčšie firmy či stabilné kancelárie.
VoIP je flexibilnejšie a spravidla lacnejšie na začiatok. Hodí sa pre firmy s rozptýlenými tímami – umožňuje volať cez počítač aj mobil. Navyše sa ľahko rozširuje a ponúka množstvo doplnkov.
Top 8 firemných telefónnych systémov
1. RingCentral: Komplexný systém na hovory, videá a správy s napojením na CRM a medzinárodným volaním.
2. Nextiva: Cloudový systém s kvalitnou podporou, pokročilými funkciami a vysokou spoľahlivosťou v USA a Kanade.
3. Ooma: Špičková kvalita hovoru, virtuálny systém, zelené aj lokálne čísla.
4. Dialpad: AI hlas a správy s podporou Google Workspace a Salesforce.
5. Vonage: Silné mobilné aj PC aplikácie, kvalitný VoIP a veľa funkcií.
6. Grasshopper: Pre malých podnikateľov, firemné číslo dostupné priamo v mobile.
7. GoTo Connect: Spája firemný VoIP s videokonferenciami.
8. Microsoft Teams: K nástroju na tímovú spoluprácu pridáva aj telefonovanie v rámci jedného komunikačného systému.
Výber telefónneho systému závisí od potrieb firmy. Zhodnoťte počet potrebných liniek, možnosti integrácie so softvérom a úroveň zákazníckej podpory. Rozhodnutie medzi PBX a VoIP závisí od typu firmy a spôsobu využitia.
Nejde len o hovory – systém môže výrazne zlepšiť komunikáciu vďaka správam, videohovorom, hlasovej schránke do e-mailu či prepojeniu s CRM. Najlepšie riešenia sú šité na mieru vašim potrebám – preto si urobte prieskum, aby ste našli to pravé.
