Produktivitetstips för Notion

Notion är en kraftfull app för projektledning. Lär dig mer om funktioner och fördelar och upptäck om det är rätt för ditt team.

Trött på krånglet med att alla i din organisation använder olika program för dokumentdelning? Redo att skapa en bättre lösning för att organisera möten och att-göra-listor, en gång för alla? Om du är intresserad av att öka din produktivitet, kanske du har hört talas om Notion som ett möjligt verktyg för produktivitet.

Vad är Notion?

Notion är en produktivitet app och lösning för uppgiftshantering som låter dig och ditt team bygga det arbetsflöde ni vill ha–utan att alla försöker synkronisera olika plattformar. Här kommer vi att titta på allt du behöver veta för att maximera din produktivitet inom Notion-plattformen.

Notion-tips för produktivitet

Granska versionsändringar

Råkade du radera något viktigt? Vi har alla varit där, och om du använder Notion har du tur. Precis som när du arbetar i Google Docs, låter Notion dig se alla uppdateringar som har gjorts på en sida. Om du klickar på de tre punkterna i det övre högra hörnet av sidofältet i din Notion-arbetsyta och sedan väljer sidans historik, kan du gå tillbaka och se alla ändringar sedan dokumentet skapades.

Dela sidor

Om du använder Notion för att arbeta med ditt team behöver du inte längre oroa dig för att skicka dokument och kalkylblad via e-post, Google Drive eller andra delningstjänster. När du vill att en kollega ska titta på en av dina Notion-sidor, klicka bara på dela. Den andra parten kommer att kunna se dokumentet precis som en webbplats. Vill du arbeta med den andra parten på dokumentet? Klicka på alternativet "visa länk" efter att du klickat på dela. Därifrån kan du välja om personen du delar din länk med kan visa, redigera, kommentera eller duplicera din Notion-sida.

Skapa formler

Trött på att göra matematik på egen hand när du arbetar i Notion? Precis som Microsoft Excel och Google Sheets ger Notion dig möjligheten att skapa formler, vilket gör att dina kalkylblad kan göra matematiken åt dig. Oavsett om du gör ett blad för löner eller arbetar med en personlig budget, ger Notion dig de verktyg du behöver för att enkelt hantera data. Med enkla kortkommandon gör Notion det enkelt, även för nybörjare.

Låsa sidor

Om du har delat en sida med en grupp och behöver stoppa redigeringarna kan du enkelt låsa en sida inom Notion-systemet. Navigera till det övre högra hörnet av sidan, klicka på växellistan och välj alternativet lås sida. Du har också möjlighet att låsa upp sidan om du bestämmer dig för att ytterligare gruppredigeringar behövs.

Skapa en innehållsförteckning

När du skapar stora dokument för en grupp människor kan det vara enkelt att organisera informationen du behöver genom att lägga till en innehållsförteckning. Att skapa en innehållsförteckning i Notion är enkelt. Först skriver du ett snedstreck, sedan väljer du innehållsförteckning. En uppsättning länkar genereras automatiskt, vilket gör att du och ditt team enkelt kan navigera inom ditt dokument.

Ställ in påminnelser

Ditt liv är hektiskt, och det kan vara svårt att hålla koll på allt du behöver göra varje dag för att hålla saker i rörelse. Lyckligtvis kan påminnelser i Notion göra projektledning enkelt för dig att komma ihåg vilka uppgifter som behöver slutföras innan du kan gå vidare med ditt arbete. För att skapa en påminnelse i Notion, hitta först informationen du vill ställa in en påminnelse för. Skriv sedan ett @-symbol följt av dagen och tiden du vill bli påmind. Om du hellre vill påminna en annan medlem i ditt team om informationen, skriv ett annat @-symbol och skriv sedan deras namn bredvid den ursprungliga påminnelsen. Detta kan eliminera behovet av att använda Google Kalender eller ett annat kalendersystem för påminnelser.

Använd färgkodning

Om du gillar att ha ditt arbete visuellt organiserat så att du alltid vet var allt finns, är användning av färgkodningsblock i Notion ett smart sätt att skapa den digitala arbetsplats som passar dig. Vissa föredrar att färgkoda varje enskilt projekt, medan andra använder färger för att indikera områden av arbete som behöver åtgärdas (som grönt för ett område som är redo att gå, gult för ett område som behöver mer arbete eller förbättring, och rött för ett område som behöver tas bort eller helt omarbetas). Du kan använda färger för att märka undersidor och ge teammedlemmar en snabb överblick över vad som behöver göras.

Exportera sidor

Arbetar du med en klient eller kund som ännu inte har hoppat på Notion-tåget? Ingen fara – du kan enkelt exportera material i olika filformat så att ni alla kan arbeta från (bokstavligen) samma sida. Precis som när du delar ett dokument inom Notion, börjar du med att klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet av sidan. Därifrån väljer du exportera. Sedan väljer du ditt filformat (du kan välja mellan PDF, HTML-filer, Google Sheets eller CSV för de som använder Excel).

Skapa en startsida

Du kan enkelt organisera allt du erbjuder i Notion genom att skapa en startsida som fungerar mycket som en webbplats. Du kommer att kunna lägga till länkar som gör det enkelt för dig och ditt team att få den information ni behöver utan att behöva trassla igenom alla dina Notion-dokument och blad. Dessa sidor kan skapas från grunden eller från färdiga Notion-mallar.

Skapa en läslista

Att skapa en läslista i Notion låter dig hålla koll på de böcker du vill läsa som kommer att driva dig till nästa nivå i både ditt affärs- och privatliv.

Sätt upp spårade mål

Att skapa ett mål-diagram i Notion kan hjälpa dig att säkerställa att du går framåt med din personliga och affärsmässiga utveckling. När du arbetar regelbundet i Notion får du se hur du gör framsteg mot dina mål, och du är mindre benägen att skjuta upp dem.

Skapa sidor med Notion-mallar

Med Notion-databasen är det enkelt att skapa sidor som både är lätta att följa och tilltalande för ögat. När du klickar på Mallar-knappen inom Notion kommer du att se att du har många alternativ anpassade för specifika behov inom programvaran. Oavsett om du letar efter en mötesmall eller en färdplan för att utveckla en ny produkt, kommer mallar att göra det enkelt att ställa in dina Notion-sidor på ett sätt som är logiskt för dig och ditt team.

Mörkt tema i Notion

För att aktivera Mörkt läge i Notion:

• Gå till 'Inställningar och Medlemmar'
• Välj Utseende
• Ändra rullgardinsmenyn till 'Mörkt'

Du kan också trycka på ctrl+shift+L på en PC eller cmnd+shift+L på en Mac för att aktivera mörkt läge i Notion. Din gränssnitt kommer att bli lättare att se och dina ögon kommer att tacka dig.

Snabbsökning i Notion

En annan användbar handledning för att maximera produktiviteten med Notion är att lära sig hur man utför en snabbsökning. För att snabbt söka efter en ny sida i Notion:

• Tryck på cmnd+P på en Mac eller ctrl+P på en PC.
• Detta kommer att visa en snabbmeny som skannar alla dina sidor.

Referera till en annan sida eller person med @-symbolen i Notion

Du kan länka direkt till en annan sida genom att helt enkelt skriva '@'-symbolen och välja den sida du vill referera till. Du kan också nämna specifika användare och prenumeranter genom att skriva in '@'-symbolen och välja deras namn.

Obs: Varje gång du nämner en person kommer de att bli meddelade under fliken 'Alla uppdateringar' i det övre vänstra hörnet av skärmen.

Skapa blockkolumner i Notion

Notion låter dig organisera block sida vid sida. För att skapa en blockkolumn i Notion:

• Välj de sex grå prickarna till vänster om det block eller de block du vill organisera.
• Flytta det valda blocket till sidan av det block du vill skapa sida vid sida kolumner
• När du ser en blå vertikal linje kan du klicka bort.

Snedstrecksknapp i Notion

Istället för att välja plusikonen eller högerklicka för att skapa ett nytt block, tryck bara på '/' och skriv in namnet på det block du vill skapa. Detta låter dig snabbt skapa nya block i din mall utan att röra musen.

Förbättra ditt Notion-arbetsflöde med Speechify

Speechify konverterar enkelt text till ljud, vilket gör det enkelt att hålla sig uppdaterad med de dokument du och ditt team arbetar med i Notion. Det finns inget behov av att sitta vid din dator med Speechify. Ditt bibliotek av ljudfiler synkroniseras automatiskt med alla dina enheter, från Android till iPhone och bortom, så att du kan hålla dig uppdaterad på språng.

Vanliga frågor

Hjälper Notion med produktivitet?

Till skillnad från andra populära appar som Evernote, Slack och Trello, är Notion mycket mer än en app för anteckningar och enkel kommunikation. Du kan skapa en heltäckande produktivitetslösning för ditt liv med den. Jag har tidigare skrivit om hur jag byggde en vanespårare i Notion, och jag använder den fortfarande för att följa mina träningspass, katalogisera min dagbok och samla mitt skrivande. Faktum är att jag skriver detta blogginlägg i Notion just nu. 

Fungerar Notion på min Apple- eller Samsung-telefon?

Notion har både skrivbords- och mobilappar, vilket gör att du kan hålla dig uppdaterad var du än är. Mobilappen finns tillgänglig på både Android- och iOS-plattformar.