جیسے جیسے کاروبار مزید ڈیجیٹل ہوتا جا رہا ہے، صحیح فون سسٹم چننا چھوٹے کاروبار کے لیے بہت اہم ہے۔ اچھا سسٹم میسجنگ، وائس میل، ویڈیو کانفرنسنگ، کال ریکارڈنگ، کال فارورڈنگ اور روٹنگ سمیت مکمل فیچرز دے۔ چاہے آپ کلاؤڈ فون سروس لیں یا روایتی فون، اسے آفس فون سسٹم کے ساتھ ہم آہنگ اور موبائل پر بھی شاندار کارکردگی دینی چاہیے۔
چھوٹے کاروبار کے فون سسٹم میں کیا دیکھیں
چھوٹے کاروبار کے فون سسٹم کا فیصلہ کرتے وقت کئی چیزیں دیکھنی ہوتی ہیں۔ ایسا سسٹم لیں جو کالز کا بوجھ آسانی سے سنبھالے، آٹو اٹینڈنٹ ہو اور مضبوط کسٹمر سپورٹ دے۔ سسٹم میں سیلز فورس، مائیکروسافٹ اور گوگل ورک اسپیس جیسے بزنس ٹولز کے ساتھ آسان انٹیگریشن، ویڈیو کال، ایس ایم ایس اور آئی او ایس و اینڈرائیڈ کے لیے ایپ ہونی چاہیے، تاکہ ہر یوزر کو مربوط کمیونیکیشن مل سکے۔
کتنی فون لائنز چاہئیں، یہ آپ کی ضرورت پر منحصر ہے۔ بہتر یہ ہے کہ ٹیم کی کالز سنبھالنے کے لیے لائنز کافی ہوں۔ اس میں ٹیم کے اندر اور باہر دونوں طرح کے رابطے شامل ہونے چاہئیں۔
PBX اور VoIP سسٹمز کو سمجھنا
PBX (پرائیویٹ برانچ ایکسچینج) ایک نجی فون نیٹ ورک ہے جو کال روٹنگ، ٹرانسفر اور رنگ گروپس بناتا ہے۔ یہ آن سائٹ یا کلاؤڈ پر ہوسکتا ہے۔ چھوٹے کاروبار کے لیے PBX کی خوبی اسکیل ایبلٹی، جدید فیچرز، اور آئی پی فونز، پرانے فونز اور سوفٹ فونز کے ساتھ آسان استعمال ہے۔
دوسری طرف VoIP (وائس اوور انٹرنیٹ پروٹوکول) فون سسٹم انٹرنیٹ کے ذریعے کال کی سہولت دیتا ہے۔ یہ رئیل ٹائم آواز، لامحدود کالز، ویڈیو میٹنگز اور ٹیکسٹ میسجنگ سپورٹ کرتا ہے اور عموماً وائس میل ٹو ای میل اور ٹرانسکرپشن جیسے فیچرز بھی دیتا ہے۔
PBX بمقابلہ VoIP: کون بہتر ہے؟
PBX اور VoIP فون سسٹم میں سے انتخاب آپ کی ضرورت پر منحصر ہے۔ PBX سسٹمز زیادہ کنٹرول اور اعلیٰ کال کوالٹی دیتے ہیں اور عموماً بڑے آفسز کے لیے زیادہ موزوں ہوتے ہیں۔
VoIP زیادہ لچکدار اور کم خرچ ہے۔ ریموٹ ٹیمز کے لیے بہترین ہے، ڈیسک ٹاپ یا موبائل سے کال کی جا سکتی ہے۔ اپگریڈز اور ایڈ آنز کے ساتھ اسے اسکیل کرنا بھی نسبتاً آسان ہوتا ہے۔
بہترین 8 چھوٹے کاروباری فون سسٹمز
1. RingCentral: آل اِن ون فون، ویڈیو اور ٹیم میسجنگ سسٹم، CRM انٹیگریشن اور انٹرنیشنل کالنگ کے ساتھ۔
2. Nextiva: کلاؤڈ بیسڈ فون سسٹم، بہترین کسٹمر سروس، جدید کال مینجمنٹ اور امریکا و کینیڈا میں معتبر حل۔
3. Ooma: اعلیٰ کال کوالٹی کے لیے مشہور، ورچوئل فون سسٹم جس میں ٹول فری اور لوکل نمبر کی سہولت بھی ہے۔
4. Dialpad: AI بیسڈ وائس اور میسجنگ، گوگل ورک اسپیس اور سیلز فورس انٹیگریشن کے ساتھ۔
5. Vonage: طاقتور موبائل اور ڈیسک ٹاپ ایپ کے ساتھ شاندار VoIP، عمدہ کال کوالٹی اور بھرپور فیچرز۔
6. Grasshopper: چھوٹے کاروباری مالکان اور انٹرپرینیورز کے لیے آئیڈیل، سیل فون پر الگ بزنس نمبر دیتا ہے۔
7. GoTo Connect: بزنس VoIP فون اور ویڈیو کانفرنسنگ حل کو یکجا کرتا ہے۔
8. Microsoft Teams: بنیادی طور پر ٹیم کولیبریشن ٹول، اب کالنگ فیچرز بھی دیتا ہے اور مجموعی کمیونیکیشن میں ضم ہو جاتا ہے۔
فون سسٹم کا درست انتخاب کاروباری ضروریات اور دستیاب سروس کے مطابق ہونا چاہیے۔ مالکان کو فون لائنز کی تعداد، سافٹ ویئر و ورک فلو انٹیگریشن اور سپورٹ پر خاص دھیان دینا چاہیے۔ PBX یا VoIP میں سے کون بہتر ہے، یہ آپ کے بزنس کی نوعیت اور استعمال کے طریقے پر منحصر ہے۔
یہ یاد رکھیں، بات صرف کالز تک محدود نہیں۔ فون سسٹم کمیونیکیشن کو زیادہ مؤثر بناتا ہے، مثلاً ٹیم میسجنگ، ویڈیو کانفرنسنگ، وائس میل ٹو ای میل اور CRM انٹیگریشن کے ذریعے۔ وہی فون سسٹم بہتر ہے جو آپ کی ضروریات کو مکمل فیچرز کے ساتھ پورا کرے۔ تھوڑی تحقیق سے کام لیں، آپ کو اپنا درست سسٹم ضرور مل جائے گا۔
