انٹرایکٹو وائس ریسپانس (IVR) سسٹمز نے کال سینٹرز، PBX سسٹمز اور کانٹیکٹ سینٹرز میں اہم کردار ادا کیا ہے۔ یہ کسٹمر کے تجربے کو بہتر اور سروسز کو مزید مؤثر بناتے ہیں۔ IVR سسٹم کا اہم حصہ وائس پرامپٹ ہوتا ہے، جو کال کرنے والوں کو رہنمائی دیتا ہے اور کال ہینڈلنگ آسان بناتا ہے۔
IVR کے پرامپٹس کیا ہیں؟
IVR پرامپٹس وہ وائس میسجز ہیں جو خودکار فون سسٹم کے دوران کالر سنتے ہیں۔ ان میں ہولڈ میسجز، گریٹنگز، مینو اور ہدایات شامل ہوتی ہیں، جن کا مقصد کالر کی رہنمائی کرنا ہوتا ہے۔ یہ پیغامات پروفیشنل وائس اوور آرٹسٹس یا ٹیکسٹ ٹو اسپیچ سافٹ ویئر سے تیار کیے جاتے ہیں۔
IVR میسج کیسے ریکارڈ کریں؟
سب سے پہلے اپنا IVR اسکرپٹ تیار کریں۔ اسکرپٹس سادہ، واضح اور کالرز کے لیے صرف ضروری معلومات پر مشتمل ہوں۔
آپ پروفیشنل وائس ٹیلنٹ یا وائس اوور آرٹسٹ سے ریکارڈنگ کروا سکتے ہیں۔ زیادہ رسائی کے لیے دو لسانی وائس ٹیلنٹ، جیسے ہسپانوی آرٹسٹس، بھی منتخب کیے جا سکتے ہیں۔ متبادل کے طور پر ٹیکسٹ ٹو اسپیچ سافٹ ویئر بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔
ریکارڈنگ مکمل ہونے کے بعد آڈیو فائلز کو وضاحت اور مستقل مزاجی کے لیے ایڈٹ کیا جاتا ہے، تاکہ بہترین نتیجہ مل سکے۔
IVR اور پرامپٹ میں فرق
IVR ایک مکمل انٹرایکٹو وائس ریسپانس سسٹم ہوتا ہے جبکہ پرامپٹ اس کا حصہ ہے۔ پرامپٹ وہ پیغام ہوتا ہے جو کالر IVR میں نیویگیٹ کرتے ہوئے سنتے اور اس کا جواب دیتے ہیں۔
IVR کس وائس فارمیٹ کو سپورٹ کرتا ہے؟
IVR سسٹمز کے لیے عام فارمیٹس WAV یا MP3 ہیں۔ یہ زیادہ تر پلیٹ فارمز پر سپورٹ ہوتے ہیں اور اعلیٰ معیار کی آڈیو فراہم کرتے ہیں۔ مخصوص فارمیٹ آپ کے ٹیلی فونی سسٹم کی ضرورت کے مطابق ہو سکتا ہے۔
پرامپٹ اور IVR میسج میں اہم فرق
پرامپٹ ایک مخصوص IVR میسج ہوتا ہے جو کالر کو کوئی عمل کرنے کی ہدایت دیتا ہے۔ جبکہ IVR میسج کوئی بھی ریکارڈ شدہ پیغام ہوسکتا ہے، جیسے گریٹنگ، ہولڈ میسج یا اوقات کار کی معلومات۔
IVR وائس ریکارڈنگ کیسے اپ لوڈ کریں؟
IVR وائس ریکارڈنگ اپ لوڈ کرنا آپ کے سسٹم پر منحصر ہے۔ عموماً ایڈمن پورٹل کھولیں، پرامپٹس یا وائس ریکارڈنگ سیکشن میں جائیں اور آڈیو فائل اپ لوڈ کریں۔ مخصوص ہدایات کے لیے اپنے پرووائیڈر سے رجوع کریں۔
پیغام میں کیا کہیں؟
IVR میسج میں کیا کہنا ہے، یہ مقصد پر منحصر ہے۔ بنیادی اصول یہ ہے کہ پیغام صاف، مختصر اور باادب ہو۔ ہمیشہ کالر کو خوش آمدید کہیں، اہم معلومات دیں اور اگلے مرحلے کی واضح رہنمائی کریں۔
8 بہترین IVR ریکارڈنگ سافٹ ویئر اور ایپس
- Twilio: اپنی لچک اور مضبوط API کے باعث مشہور، Twilio کسٹم IVR سسٹمز، وائس پرامپٹس اور ریکارڈنگ سپورٹ کرتا ہے۔
- Genesys: کسٹمر تجربے میں نمایاں، Genesys ایڈوانسڈ IVR فیچرز اور ریکارڈنگ فراہم کرتا ہے۔
- Avaya: Avaya کے سنٹر سلوشنز میں جدید IVR اور پروفیشنل وائس ریکارڈنگ شامل ہیں۔
- Nuance: Nuance کے سافٹ ویئر میں ایڈوانسڈ ٹیکسٹ ٹو اسپیچ اور وائس ریکگنیشن کے ساتھ IVR اور آٹو اٹنڈنٹ سلوشنز موجود ہیں۔
- 8x8: 8x8 مکمل IVR سلوشنز اور آسان وائس پرامپٹ مینجمنٹ کے ساتھ معیاری ریکارڈنگ فراہم کرتا ہے۔
- Five9: Five9 اپنے کلاؤڈ کانٹیکٹ سینٹر سافٹ ویئر اور مضبوط سیلف سروس IVR فیچرز کے لیے مشہور ہے۔
- Aspect: Aspect سیلف سروس IVR اور ایجنٹ اسسٹڈ سروس دونوں فراہم کرتا ہے، جو ہموار تجربہ یقینی بناتا ہے۔
- NICE inContact: یہ سلوشن IVR اور ACD فیچرز فراہم کرتا ہے، جو ہر سائز کے سینٹرز کے لیے موزوں ہیں۔
سافٹ ویئر کا انتخاب آپ کی ضروریات، صارفین اور بجٹ پر منحصر ہے۔
IVR وائس ریکارڈنگ پرامپٹس ہر جدید کال سینٹر یا PBX کا لازمی حصہ ہیں۔ یہ صارف کے تجربے اور آسان رابطے میں کلیدی کردار ادا کرتے ہیں۔ اعلیٰ معیار کی IVR پرامپٹس اور پروفیشنل وائس اوور آپ کی کمپنی کی امیج اور سروس پیشکش کو بہتر بناتے ہیں۔
IVR کے بارے میں مزید جاننے کے لیے ای لرننگ مواد، ڈیموز، ٹیسٹی مونیلز اور پوڈکاسٹس سے فائدہ اٹھائیں۔ قدرتی اور دلچسپ ریکارڈنگ کے لیے پروفیشنل وائس آرٹسٹس کی خدمات لیں۔
چاہے آپ خود ریکارڈنگ کر رہے ہوں یا آؤٹ سورس، ہمیشہ وضاحت، پروفیشنل انداز اور معیار پر زور دیں۔ منصوبہ بندی اور درست عمل کے ساتھ IVR آپ کے صارف رابطے کے پورے نظام کو بہتر بنا سکتا ہے۔
