Những ứng dụng tăng năng suất hàng đầu cho kế toán

Kế toán là một trong những ngành nghề bận rộn nhất trong lĩnh vực tài chính. Họ chịu trách nhiệm về tuân thủ, báo cáo tài chính, ghi sổ, khai thuế, tìm kiếm ưu đãi thuế, v.v. Tuy nhiên, những gì họ thực hiện cho khách hàng thì cũng phải áp dụng cho chính công ty hoặc văn phòng của mình.

Đó là lý do vì sao việc duy trì tính tổ chức, hiệu quả và chính xác là bí quyết để vận hành một phòng kế toán thành công. Tuy nhiên, những nhiệm vụ này không phải lúc nào cũng đơn giản. Bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ từ các ứng dụng tăng năng suất chuyên biệt và phần mềm kế toán vượt ngoài khả năng của Excel và Google Drive.

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả làm việc trong văn phòng kế toán, dưới đây là danh sách ứng dụng có thể đồng hành cùng bạn.

Quickbooks

Quickbooks là một trong những công cụ tăng năng suất dành cho kế toán phổ biến nhất. Nó có cả phiên bản ứng dụng máy tính để bàn và phiên bản chạy trên trình duyệt, trong đó bản trình duyệt là sản phẩm tiên tiến hơn.

Kế toán thường phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau. Vậy điều gì khiến Quickbooks trở thành giải pháp hấp dẫn để quản lý hiệu suất? Nền tảng này được ví như WordPress trong lĩnh vực phần mềm kế toán vì khả năng tích hợp với rất nhiều ứng dụng khác nhau.

Đây là một giải pháp CRM hoàn chỉnh, tích hợp các ứng dụng hàng đầu như PayPal, Dropbox và Trello.

Nó cho phép kế toán chuyên nghiệp phản hồi khách hàng nhanh hơn, lập hóa đơn, lưu trữ hồ sơ, truy cập dữ liệu ngân hàng trực tiếp và quản lý nhiều tài khoản khách hàng ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, giá của ba gói đăng ký đều rất phải chăng, trái ngược với Xero, Zoho và một số phần mềm kế toán tương tự.

AuditFile

Chủ các công ty kế toán cần có quy trình kiểm toán chặt chẽ cho cả nội bộ lẫn khách hàng của mình. Đây là lúc AuditFile phát huy tác dụng rõ rệt nhất.

Kế toán viên công chứng và các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng AuditFile để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành khác nhau. Ứng dụng này giúp kế toán rà soát lại quy trình làm việc và duy trì những chuẩn mực nghề nghiệp cao nhất.

Đồng thời, ứng dụng cho phép kiểm tra chính xác nhiều công ty khách hàng thông qua nguồn dữ liệu thời gian thực. Việc tạo các báo cáo tài chính trở nên hết sức đơn giản, kể cả với người không rành công nghệ.

Fyle

Fyle là một phần mềm quản lý chi phí được sử dụng tại nhiều công ty, bao gồm cả các doanh nghiệp kế toán. Đây là một ứng dụng kế toán đáng tin cậy khi cần quản lý chi phí cho nhiều nhân viên.

Mỗi kế toán đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc nhập dữ liệu chi tiết, chính xác. Bởi chi phí là yếu tố then chốt của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong mùa thuế và các buổi họp về ngân sách.

Fyle nổi bật nhờ khả năng tích hợp với các công cụ quen thuộc hàng ngày như Slack và các ứng dụng kế toán mà cả nhân viên lẫn khách hàng đều sử dụng. Thiết kế của nó hỗ trợ tự động đối chiếu thẻ tín dụng, tạo sao kê ngân hàng và giám sát các hoạt động tài chính theo thời gian thực.

Nó có thể thay thế vai trò của nhiều ứng dụng khác nhau và giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công, gói gọn tất cả trên một nền tảng tăng năng suất hợp nhất.

Canopy

Canopy là một trong nhiều công cụ quản lý dự án chuyên dụng cho kế toán chuyên nghiệp (CPA). Nền tảng này cung cấp nhiều công cụ cần thiết để vận hành công ty kế toán mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các dịch vụ đám mây khác nhau và những ứng dụng tăng năng suất trên máy tính để bàn.

Nền tảng cho phép người dùng lưu giữ hồ sơ khách hàng, chia sẻ danh sách việc cần làm và nhận thông báo từ khách hàng.

Thêm vào đó, nó còn có kho lưu trữ tài liệu tùy chỉnh và bảng quản lý tệp tổng quan. Nhìn chung, Canopy làm tốt việc tự động hóa một số quy trình kế toán và giao tiếp với khách hàng, giúp luồng công việc của các thành viên trong nhóm trở nên trơn tru hơn.

Ngoài ra, nền tảng còn cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến với đầy đủ chức năng thu thập dữ liệu hóa đơn và tạo hóa đơn mới. Đây là ứng dụng tăng năng suất giúp kế toán thu tiền nhanh hơn.

Workzone

Kế toán phải quản lý văn phòng của mình trong khi vẫn phải chăm sóc các hồ sơ tài chính của khách hàng. Đó là khối lượng công việc lớn, thường đòi hỏi phải quản lý chi tiết từng khâu nhỏ. Vì vậy, kỹ năng tổ chức tốt là chìa khóa để thành công.

Workzone là phần mềm tăng năng suất giúp theo dõi, quản lý và tổ chức dự án trong doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ các bộ phận phối hợp làm việc hiệu quả.

Nó có giao diện trực quan, tập trung vào biểu đồ và đồ thị để tạo lộ trình dự án và theo dõi tiến độ. Các kế toán có thể sử dụng Workzone để giao việc, phát triển nhiệm vụ, giám sát công việc trên bảng Kanban, kiểm soát hạn chót hoặc dùng như một ứng dụng ghi chú.

Đây cũng là công cụ phân tích và tạo báo cáo rất hiệu quả, dù có bao nhiêu thành viên cùng tham gia dự án.

actiTIME

Tối đa hóa năng suất làm việc dựa trên một khái niệm đơn giản: mọi bên liên quan đều phải sử dụng thời gian hiệu quả nhất có thể. Tuy nhiên, rất khó để biết điều đó nếu không có quy trình theo dõi thời gian làm việc hợp lý.

Phần mềm sáng tạo actiTIME là công cụ theo dõi thời gian với nhiều chức năng vượt trội và giao diện tương tác hiện đại. Nó tự động hóa nhiều công việc như theo dõi chi phí, xác định tiền lương, tạo hóa đơn tùy chỉnh, thanh toán và phân tích dữ liệu.

actiTIME có thể xử lý dữ liệu lớn, tạo bài thuyết trình và bảng tính, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhiều công việc hành chính giá trị thấp.

Điều tuyệt vời hơn nữa là chính sách giá của nó rất linh hoạt. Các kế toán tự do và doanh nghiệp nhỏ (tối đa ba thành viên) có thể dùng miễn phí. Các nhóm lớn hơn phải trả phí nhưng vẫn được dùng thử 30 ngày.

Speechify

Speechify không phải là phần mềm kế toán truyền thống. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý hồ sơ bằng cách chuyển đổi bài viết, báo cáo, tài liệu và danh sách kiểm tra thành tệp âm thanh. Lưu trữ hồ sơ khách hàng và dữ liệu nội bộ dưới dạng âm thanh rất hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau.

Nhờ công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói, Speechify có thể chuyển mọi thứ thành tệp âm thanh – từ hình ảnh đến tài liệu đã quét và trang web.

Nhiều kế toán và kiểm toán viên sử dụng Speechify để việc kiểm tra báo cáo trên điện thoại thông minh trở nên dễ dàng hơn. Hãy tưởng tượng bạn cần xem lại báo cáo kiểm toán nội bộ, dự án khách hàng, báo cáo chi phí theo từng thành viên, hoặc lướt qua tin nhắn mạng xã hội và LinkedIn.

Nhưng tất cả đều là những việc chạy nước rút cuối cùng, và bạn không còn thời gian để đọc hàng đống giấy tờ nữa.

Speechify có thể biến các báo cáo ấy thành tệp âm thanh chất lượng cao. Bạn có thể nghe các giọng nói giống người thật, chọn các vùng ngữ điệu khác nhau và thậm chí tăng tốc độ phát lại.

Bạn có thể xử lý và nắm nội dung báo cáo nhanh gấp năm lần tốc độ đọc trung bình.

Thậm chí tuyệt hơn, nó có thể giúp bạn theo kịp các báo cáo quan trọng khi mắt đã quá mỏi không thể nhìn màn hình. Speechify có mặt trên thiết bị di động iOS, ứng dụng Android và cả trên Microsoft Windows, Mac.

Bạn cũng có thể quét nội dung bản in giấy vào phần mềm kế toán mà không lo phải nhập liệu thủ công. Từ đó, bạn dễ dàng chia sẻ tệp âm thanh lên thiết bị yêu thích.

Nếu bạn muốn thử Speechify cho công ty kế toán của mình, hãy chuẩn bị cho một quy trình đăng ký cực kỳ nhanh gọn.