Công cụ tốt nhất để làm nhiều việc cùng lúc

Làm nhiều việc cùng lúc, nếu kết hợp với quản lý thời gian tốt và tối ưu năng suất, có thể giúp bạn hoàn thành mọi thứ nhanh hơn và làm được nhiều hơn. Với một số người, đa nhiệm gần như trở thành một môn thể thao Olympic. May mắn là hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ để bạn sắp xếp và quản lý các tác vụ của mình một cách hiệu quả hơn.

Khám phá một số công cụ nổi bật trên Google Play và App Store giúp bạn tập trung và xử lý danh sách việc cần làm như một chuyên gia.

Speechify giúp bạn đa nhiệm hiệu quả

Đôi khi, một trong những công việc của bạn có thể là đọc. Sẽ tuyệt biết mấy nếu bạn có thể tranh thủ làm thêm việc khác cùng lúc, đúng không? Nghe có vẻ bất khả thi, nhưng hoàn toàn làm được với ứng dụng mới - dịch vụ chuyển văn bản thành giọng nói số một, Speechify.

Speechify đọc to văn bản để bạn chỉ việc lắng nghe và rảnh tay làm việc khác. Ứng dụng dùng trí tuệ nhân tạo (AI) để quét văn bản và tổng hợp giọng nói tự nhiên. Bạn có thể tuỳ chỉnh cách đọc, như chọn giọng đọc, chất giọng, ngôn ngữ và tốc độ đọc lên đến chín lần nhanh hơn bình thường. Trải nghiệm giống như bạn đang nghe sách nói/audiobook.

Bạn có thể dùng Speechify để nghe đọc tài liệu, bài báo, email, thậm chí là cập nhật mạng xã hội như LinkedIn.

Speechify có thể đọc văn bản trực tiếp trong trình duyệt trên laptop Windows hoặc MacBook của bạn thông qua tiện ích mở rộng Chrome. Bạn cũng có thể cài đặt ứng dụng iOS để chuyển văn bản thành âm thanh trên iPad, iPhone và ứng dụng trên Android. Khi lưu văn bản vào thư viện Speechify, bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, bất cứ lúc nào.

Những công cụ đa nhiệm khác đáng tham khảo

Sự bừa bộn làm giảm khả năng tập trung và năng suất; một không gian làm việc rối mắt có thể khiến bạn khó chuyển đổi linh hoạt giữa các ứng dụng và cửa sổ đang mở. Dưới đây là một số ứng dụng giúp bạn xử lý danh sách việc cần làm nhanh hơn khi làm việc trên thiết bị Microsoft Windows hoặc Apple.

FancyZones của Windows PowerToys

Nếu bạn đang sử dụng màn hình 32 inch tỉ lệ 21:9 hoặc lớn hơn, các ứng dụng mở ra thường không lấp đầy toàn bộ màn hình. Mặc dù Windows 10 hỗ trợ sắp xếp ứng dụng cạnh nhau, nhưng cách này không thực sự phù hợp với màn hình siêu rộng. Những màn hình này giống như hai màn hình 16:9 ghép lại, cho phép bạn hiển thị 3 ứng dụng hoặc nhiều hơn cùng lúc. Tính năng Snap Layout của Windows 11 hỗ trợ rất tốt cho nhu cầu này, và ứng dụng FancyZones mang lại trải nghiệm tương tự cho người dùng Windows 10.

FancyZones là tiện ích miễn phí tích hợp trong PowerToys. Ứng dụng giúp bạn chia màn hình thành nhiều vùng ảo khác nhau và chuyển đổi giữa các tác vụ nhanh chóng hơn.

Màn hình ảo trên Windows

Màn hình ảo giúp desktop trông gọn gàng hơn, trong khi các ứng dụng đang mở vẫn tiếp tục chạy nền. Bạn có thể truy cập tính năng này bằng nút Task View trên Windows 10. Nhờ vậy, bạn không cần đóng chương trình chỉ để giữ cho taskbar đỡ rối. Chẳng hạn, mỗi dự án hoặc mỗi khách hàng có thể được tách ra thành một màn hình ảo riêng.

Todoist

Todoist có cách tiếp cận khá thú vị để tạo động lực và tăng năng suất: biến danh sách việc cần làm của bạn thành một trò chơi hoàn thành nhiệm vụ. Ứng dụng hỗ trợ đồng bộ thời gian thực, bộ lọc, gắn nhãn, chia nhỏ nhiệm vụ và phối màu để bạn ưu tiên việc mỗi ngày một cách khoa học hơn.

Milanote

Milanote là ứng dụng quản lý lịch trình và nằm trong số những công cụ sắp xếp công việc tốt nhất hiện nay. Ngoài việc giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức lịch trình, bạn còn có thể thiết kế chi tiết cho từng dự án cụ thể.

Milanote cung cấp nhiều tính năng để đáp ứng hầu hết nhu cầu của bạn, từ lập kế hoạch dự án, bảng ý tưởng cho đến danh sách việc cần làm quen thuộc. Bạn có thể thêm nội dung đa phương tiện như hình ảnh, video... vào văn bản để minh hoạ thêm thông tin. Mọi thứ đều có thể tuỳ chỉnh theo ý muốn. Đây là nền tảng lý tưởng để chia sẻ không gian làm việc và bản kế hoạch dự án với bạn bè hoặc đồng nghiệp.

Mosaic

Mosaic là ứng dụng dành cho người dùng Mac, một trình quản lý cửa sổ mạnh mẽ cho phép bạn sắp xếp, thay đổi kích thước cửa sổ chỉ với thao tác kéo thả. Bạn có thể tạo các bố cục cá nhân hóa để tận dụng tối đa diện tích màn hình theo cách phù hợp nhất với mình. Ứng dụng cũng cho phép tạo các bố cục nhanh, giúp bạn tuỳ biến desktop mỗi khi mở thêm ứng dụng Mac mới.

Mission Control trên macOS

Tính năng Mission Control trên hệ điều hành Mac tương tự Màn hình ảo trên Windows 10. Nó giúp bạn sắp xếp công việc gọn gàng hơn bằng cách đặt chúng trên các desktop riêng biệt.

Khi mở Mission Control, bạn sẽ thấy các desktop của mình cùng với mọi cửa sổ đang ở chế độ toàn màn hình. Bạn có thể tạo thêm desktop mới bằng cách bấm dấu "+" trong Mission Control.

Magnet

Magnet mang những tính năng đa nhiệm tuyệt vời trên Windows lên hệ điều hành Mac. Tương tự Mosaic, bạn có thể sắp xếp các cửa sổ đơn giản bằng thao tác kéo thả. Khi kéo cửa sổ vào viền màn hình, chúng sẽ tự động chia sang chế độ chia đôi. Bạn không cần giữ phím để tạo không gian làm việc mới như chế độ chia đôi mặc định của macOS.

Magnet cho phép bạn sắp xếp công việc với chế độ chia màn hình thành ba phần. Bạn có thể quản lý các cửa sổ một cách hợp lý với tối đa sáu cửa sổ đặt cạnh nhau. Ngoài ra, trình quản lý cửa sổ Magnet hỗ trợ sắp xếp cửa sổ qua phím tắt tuỳ chỉnh hoặc widget trên menu bar.

Cách làm nhiều việc hiệu quả với Speechify

Làm nhiều việc cùng lúc có cả mặt lợi và mặt hại. Một số ưu điểm có thể kể đến:

• Tiết kiệm thời gian
• Tăng cường hoạt động của não bộ nhờ phải “vận động” liên tục
• Hạn chế trì hoãn vì bạn hoàn thành được nhiều việc hơn
• Cải thiện khả năng thích ứng và xử lý tình huống khó khăn

Một vài nhược điểm bao gồm:

• Làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến bạn tốn thêm thời gian mỗi lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ do não bộ phải điều chỉnh.
• Ôm đồm quá nhiều việc một lúc có thể khiến bạn bị “quá tải” tinh thần.
• Nó có thể ảnh hưởng đến khả năng ghi nhớ thông tin của não.

Cách kết hợp tác vụ hiệu quả nhất là ghép một công việc cần tập trung cao, như đọc sách, với một hoạt động mang tính tự động như dắt chó đi dạo hoặc gấp quần áo.

Ứng dụng Speechify giúp bạn trở thành “cao thủ” làm nhiều việc cùng lúc theo hai cách:

• Bạn có thể xử lý các công việc mang tính lặp lại trong khi não bộ tập trung vào nội dung âm thanh.
• Vì không phải dán mắt vào màn hình nên bạn có thể tạm rời xa thiết bị, từ đó tránh được các yếu tố gây xao nhãng như thông báo mạng xã hội.

Speechify sẽ giúp tăng năng suất và khả năng tập trung của bạn. Khám phá “siêu năng lực đọc mới” để đa nhiệm hiệu quả hơn bằng cách dùng thử Speechify miễn phí ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao để quản lý nhiều việc cùng một lúc?

Bạn có thể áp dụng những gợi ý sau để hỗ trợ việc đa nhiệm:

• Tạo danh sách việc cần làm.
• Chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước đơn giản hơn.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên.
• Hạn chế hoặc loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng. 

Làm sao để làm nhiều việc cùng lúc mà không bị quá tải?

Để đa nhiệm mà không bị quá tải, hãy kết hợp một công việc cần tập trung với một việc tay chân, ít phải suy nghĩ.

Ví dụ về đa nhiệm tốt là gì?

Một ví dụ điển hình cho đa nhiệm là việc hầu như ai cũng làm: nghe radio khi lái xe. Một ví dụ khác là gấp quần áo trong lúc xem TV.