Cách tận dụng tối đa ngày làm việc của bạn
Ngày làm việc 8 tiếng “đáng sợ” là thực tế với hầu hết mọi người. Đôi khi, 8 tiếng trôi qua vèo một cái nhưng hiệu quả lại thấp vì trì hoãn hoặc không biết ưu tiên việc quan trọng. Cũng có khi cả tuần làm việc dường như còn ngắn hơn 40 tiếng và nhiều người gặp khó khăn trong việc tìm thấy giá trị thực sự từ một ngày làm việc.
Với một số người, để hoàn thành xong việc lại khó khăn hơn mức cần thiết.
Có rất nhiều cách để tăng năng suất làm việc, ngay cả khi bạn đang “ngập đầu” trong công việc. Đôi khi, việc xử lý song song và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp những người hay chật vật với danh sách việc cần làm mỗi ngày bắt kịp tiến độ. Học thêm các kỹ thuật giúp ngăn ngừa kiệt sức cũng là một yếu tố then chốt.
Việc hôm nay chớ để ngày mai nếu bạn có thể giải quyết ngay bây giờ. Hãy đọc tiếp để khám phá các bí quyết tăng năng suất giúp bạn tận dụng tối đa từng ngày làm việc.
Những bí quyết hàng đầu cho một ngày làm việc hiệu quả
Phần lớn nhân viên đều quen với ngày làm việc 8 tiếng. Nghe thì có vẻ là quãng thời gian đủ để xử lý hết các đầu việc quan trọng. Tuy nhiên, với một số người, cạn kiệt năng lượng vì kiệt sức lại khiến môi trường làm việc kém hiệu quả. May mắn là có rất nhiều mẹo nhỏ giúp tăng năng suất để bạn hoàn thành được nhiều việc hơn vào cuối ngày.
Lập kế hoạch
Ngày làm việc 8 tiếng tưởng chừng là đủ để hoàn thành công việc, nhưng nó có thể trôi qua rất nhanh. Bạn có thể bắt đầu ngày mới với quyết tâm cao, nhưng thoắt một cái đã hết giờ mà vẫn chưa làm được bao nhiêu. Vòng lặp này nếu kéo dài sẽ nhanh chóng kéo tụt hiệu suất.
Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ mỗi ngày là chìa khóa để đảm bảo chúng được hoàn thành. Việc lập danh sách công việc hằng ngày để ưu tiên những mục quan trọng nhất sẽ cực kỳ hữu ích.
Với một số người, đặt nhắc nhở trên điện thoại để báo hạn chót giúp họ chú ý hơn đến các nhiệm vụ quan trọng. Ngoài ra, hãy ước lượng thời gian cần cho từng việc và đặt mốc hoàn thành cụ thể. Có một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn tránh mất thời gian vào những dự án không thật sự quan trọng.
Nghỉ giải lao
Hoàn thành công việc là điều quan trọng, nhưng những khoảng nghỉ ngắn cũng cần thiết không kém. Nghỉ giải lao giúp bạn nạp lại năng lượng để tập trung tốt hơn khi quay lại làm việc. Đặt lịch nghỉ cố định có thể giúp một số người có thêm động lực “chạy nước rút” hoàn thành nhiệm vụ. Với người khác, nghỉ khi cảm thấy cần sẽ giúp họ lấy lại sự tập trung cho công việc.
Nghỉ giải lao giúp ngăn ngừa kiệt sức và phục hồi năng lượng. Đối với những người làm việc tại nhà, việc nghỉ giải lao có thể linh hoạt, dễ sắp xếp hơn. Tuy nhiên, điểm trừ là bạn rất dễ lãng phí thời gian cho các cuộc gọi không cần thiết hoặc mải mê lướt mạng xã hội. Đặt hẹn giờ cho mỗi lần nghỉ sẽ giúp bạn chắc chắn quay lại với công việc đúng lúc.
Giảm thiểu xao nhãng
Tận dụng tối đa ngày làm việc phần lớn nằm ở việc hạn chế tối đa xao nhãng. Rất dễ để “trôi” hết cả buổi chỉ vì lướt mạng xã hội hoặc cứ cầm điện thoại lên kiểm tra mỗi khi có thông báo mới.
Hãy cân nhắc tắt tiếng hoặc cất điện thoại, máy tính bảng ra xa để tránh bị cám dỗ mỗi khi có thông báo. Trên máy tính, chỉ nên mở những tab liên quan đến công việc để tránh bị phân tâm khỏi nhiệm vụ chính.
Những lần đồng nghiệp ghé qua bàn tại văn phòng hay người thân, bạn bè ghé chơi khi bạn làm việc tại nhà cũng nên hạn chế tối đa, thậm chí tránh hẳn nếu có thể. Ngay cả những cuộc trò chuyện ngắn cũng đủ khiến bạn mất tập trung và “đứt mạch” công việc. Hãy đặt ra ranh giới rõ ràng trong giờ làm và cố gắng giảm mọi tương tác không liên quan đến công việc xuống mức thấp nhất có thể.
Tận dụng tốt hơn thời gian di chuyển
Những ai đi làm bằng xe buýt hoặc tàu có thể tranh thủ khoảng thời gian này để họp trực tuyến qua điện thoại. Cách đơn giản hơn là dùng quãng đường đi làm để lên kế hoạch cho cả ngày. Hoặc, bạn cũng có thể tận dụng thời gian đó để phát triển bản thân bằng cách nghe sách nói về quản lý thời gian. Ngay cả những ai lái xe đi làm cũng có thể cải thiện bản thân bằng cách nghe các podcast.
Sức mạnh của tư duy tích cực
Giữ tinh thần tích cực trong giờ làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất. Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành nhiệm vụ là chìa khóa để xây dựng môi trường làm việc tích cực. Tự hào về những gì mình làm và giữ thái độ lạc quan, kể cả khi phải đối mặt với căng thẳng, sẽ giúp bạn luôn tiến về phía trước.
Bên cạnh đó, đừng quên xây dựng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Những nhân viên làm việc hiệu quả thường biết cách dung hòa giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi.
Sử dụng các công cụ như Speechify để tăng hiệu quả hơn nữa
Speechify là một ứng dụng TTS (chuyển đổi văn bản thành giọng nói), giúp bạn nâng cao năng suất làm việc mỗi ngày. Chẳng hạn, ứng dụng này hỗ trợ bạn đa nhiệm bằng cách loại bỏ nhu cầu phải dành thời gian ngồi đọc tài liệu công việc. Thay vào đó, bạn có thể để Speechify đọc tài liệu trong khi vẫn xử lý những đầu việc khác trong danh sách.
Khi sử dụng Speechify, bạn có thể tăng tốc độ phát để rút ngắn thời gian nghe, nhờ đó dành được thêm thời gian cho việc khác. Speechify có thể đọc Google Docs cho bạn trong khi bạn ghi chú hoặc kiểm tra email công việc.
Nếu bạn muốn tăng năng suất và tận dụng tối đa mỗi ngày làm việc, hãy thử Speechify ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bạn tận dụng tối đa ngày làm việc của mình?
Lên kế hoạch công việc hằng ngày, nghỉ giải lao hợp lý để tránh kiệt sức và giảm bớt các yếu tố gây xao nhãng đều là những cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể làm gì để ngày làm việc hiệu quả hơn?
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng có thể giúp tăng đáng kể năng suất làm việc của bạn.
Lợi ích của việc nghỉ giải lao mỗi hai tiếng là gì?
Lên lịch nghỉ giải lao mỗi hai tiếng có thể thúc đẩy bạn hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết trước khi đến khung giờ nghỉ tiếp theo. Cho não bộ tạm “xả hơi” khỏi các dự án căng thẳng cũng giúp tăng năng suất nhờ được phục hồi năng lượng.
