Hệ thống điện thoại Voice Over Internet Protocol (VoIP) cho phép bạn thực hiện cả cuộc gọi thoại và nhắn tin qua kết nối internet, thay vì dùng các dịch vụ điện thoại bàn truyền thống với tín hiệu analog chạy trên Mạng Điện Thoại Chuyển Mạch Công Cộng (PSTN). Hướng dẫn này sẽ giúp bạn từng bước thiết lập hệ thống điện thoại VoIP cho riêng mình.
Cần Chuẩn Bị Những Gì Để Thiết Lập VoIP?
Để thiết lập hệ thống VoIP, bạn cần có kết nối internet, bộ định tuyến (router), nhà cung cấp dịch vụ VoIP và một điện thoại IP hoặc điện thoại truyền thống đi kèm bộ chuyển đổi VoIP. Nếu sử dụng máy tính, phần mềm softphone có thể thay thế điện thoại IP. Ngoài ra, các thiết bị như tai nghe để cải thiện chất lượng cuộc gọi và dây ethernet để đảm bảo kết nối internet ổn định cũng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng VoIP.
Thiết Lập Hệ Thống Điện Thoại VoIP Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Với doanh nghiệp nhỏ, triển khai hệ thống VoIP mang lại rất nhiều lợi ích nhờ hỗ trợ các tính năng nâng cao như tổng đài tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, họp video, hộp thư thoại, hiển thị số gọi đến (caller ID) và các đầu số miễn phí. Hệ thống tổng đài nội bộ PBX, một dạng hệ thống điện thoại chuyên dùng trong doanh nghiệp, giúp quản lý và phân phối cuộc gọi đến hiệu quả hơn.
- Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ VoIP: Có rất nhiều nhà cung cấp để bạn lựa chọn. Hãy cân nhắc nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt. Một số nhà cung cấp nổi bật là RingCentral và Nextiva.
- Mua Thiết Bị Hỗ Trợ VoIP: Đầu tư vào điện thoại IP, softphone hoặc tận dụng điện thoại hiện có kèm bộ chuyển đổi. Điện thoại bàn phù hợp với môi trường văn phòng, trong khi ứng dụng di động giúp bạn mang hệ thống điện thoại doanh nghiệp bên mình mọi lúc mọi nơi.
- Cấu Hình Bộ Định Tuyến: Một bộ định tuyến được cấu hình tốt cực kỳ quan trọng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Hãy đảm bảo bộ định tuyến có thể ưu tiên lưu lượng VoIP để giảm độ trễ và duy trì kết nối ổn định.
- Thiết Lập Tổng Đài PBX: Việc này bao gồm cài đặt hệ thống để xử lý các cuộc gọi đến và đi, thiết lập tổng đài tự động và cấu hình hộp thư thoại.
- Kiểm Tra Hệ Thống: Thực hiện một số cuộc gọi thử để xác nhận hệ thống vận hành đúng. Kiểm tra chất lượng cuộc gọi, chức năng hiển thị số, định tuyến cuộc gọi và các tính năng khác.
8 Phần Mềm và Ứng Dụng VoIP Hàng Đầu
- RingCentral: Cung cấp giải pháp giao tiếp doanh nghiệp trên nền tảng đám mây với nhắn tin hợp nhất, hội nghị video và dịch vụ hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ.
- Nextiva: Nổi bật với các tính năng nâng cao như chuyển văn bản hộp thư thoại sang email và ghi âm cuộc gọi.
- Vonage: Cung cấp dịch vụ ổn định với chất lượng cuộc gọi thoại cao.
- 8x8: Mang đến giải pháp hợp nhất tất cả trong một cho thoại, video, trò chuyện và trung tâm cuộc gọi.
- Ooma: Cung cấp giải pháp VoIP cho doanh nghiệp nhỏ với giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Mitel: Cung cấp nhiều dòng điện thoại IP và các tính năng như định tuyến cuộc gọi linh hoạt và hỗ trợ di động.
- Google Voice: Nổi bật với ứng dụng di động cho Android và iOS, cùng mức cước gọi quốc tế hợp lý.
- Skype for Business: Cho phép gọi thoại và video miễn phí giữa người dùng, và giá cước rẻ khi gọi đến điện thoại di động hoặc cố định.
Lợi Ích Của VoIP
So với hệ thống điện thoại truyền thống, VoIP không chỉ hỗ trợ cuộc gọi thoại mà còn tích hợp nhiều tính năng khác như giao tiếp hợp nhất, hội nghị video và chuyển tiếp cuộc gọi, mang lại sự linh hoạt tối đa cho hoạt động liên lạc trong doanh nghiệp. Chi phí lắp đặt và vận hành thường thấp hơn điện thoại bàn, và công nghệ VoIP cũng rất dễ mở rộng, phù hợp với các doanh nghiệp đang phát triển.
Một ưu điểm lớn khác của VoIP là không nhất thiết phải dùng điện thoại bàn vật lý, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trên điện thoại di động, giúp làm việc từ xa linh hoạt hơn và hỗ trợ tốt cho những nhân viên thường xuyên di chuyển.
Chi Phí Thiết Lập VoIP Là Bao Nhiêu?
Chi phí thiết lập hệ thống điện thoại VoIP có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp, số lượng người dùng và gói dịch vụ doanh nghiệp mà bạn lựa chọn. Thông thường, khoản phí ban đầu khá nhỏ, chủ yếu là mua điện thoại IP và có thể thêm bộ chuyển đổi VoIP nếu bạn tận dụng điện thoại cũ.
Tiếp đó, bạn sẽ phải trả thêm phí dịch vụ VoIP hàng tháng, dao động từ 10 đến 50 đô la cho mỗi đường dây tùy nhà cung cấp và tính năng đi kèm. Cũng nên lưu ý, một số nhà cung cấp có ưu đãi giảm giá nếu bạn đăng ký gói dịch vụ theo năm thay vì trả từng tháng.
VoIP đã thay đổi cách doanh nghiệp liên lạc bằng cách giúp duy trì một hệ thống điện thoại chất lượng cao đơn giản và tiết kiệm hơn. Việc chuyển đổi từ hệ thống điện thoại bàn sang VoIP có thể diễn ra rất suôn sẻ nếu bạn nắm rõ các yêu cầu, quy trình lắp đặt và lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ.
Với những thông tin trong hướng dẫn này, bạn hoàn toàn có thể tự thiết lập một hệ thống điện thoại VoIP phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng và tận dụng tối đa các tính năng nâng cao do nhà cung cấp VoIP mang lại để khai thác trọn vẹn lợi thế của công nghệ này.
