Việc ghi chép lại cuộc phỏng vấn có thể tốn nhiều thời gian, nhưng với các công cụ và phương pháp phù hợp, công việc này sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Tham khảo hướng dẫn này để nắm vững cách ghi chép chuyên nghiệp.
1. Tìm Hiểu Về Ghi Chép Phỏng Vấn
Ghi chép (transcription) là quá trình chuyển các file âm thanh hoặc video thành văn bản. Đối với ghi chép cuộc phỏng vấn, điều này có nghĩa là chuyển toàn bộ lời nói của người phỏng vấn và người được phỏng vấn thành tài liệu văn bản. Tùy theo mục đích sử dụng – như nghiên cứu định tính, báo chí hay nghiên cứu học thuật – mức độ chi tiết của bản ghi chép có thể khác nhau.
Người ghi chép (transcriptionist) là người chuyên thực hiện công việc này, thường có kỹ năng nghe tốt, đánh máy nhanh và sử dụng tiếng Anh chuẩn xác.
2. Các Loại Hình Ghi Chép Phỏng Vấn
- Ghi Chép Nguyên Văn (Verbatim Transcription): Đây là phương pháp ghi lại từng từ một trong file âm thanh. Mọi "ờ", "à" và ngập ngừng đều được giữ lại. Phương pháp này cho độ chính xác cao nhất nhưng có thể khiến bản ghi rối vì quá nhiều từ đệm.
- Ghi Chép Nguyên Văn Thông Minh (Intelligent Verbatim Transcription): Phương pháp này lược bỏ những từ không cần thiết hoặc âm thanh thừa. Bản ghi sẽ gọn gàng, sạch sẽ hơn nhưng vẫn giữ nguyên nội dung chính.
- Ghi Chép Chỉnh Sửa (Edited Transcription): Cách này bao gồm chỉnh sửa ngữ pháp, loại bỏ cụm từ dư thừa để bản ghi rõ ràng hơn. Dù có thể không phản ánh trọn vẹn sắc thái người nói, nhưng lại rất dễ đọc.
3. Cách Ghi Chép: Quy Trình 5 Bước
Bước 1: Chuẩn Bị Công Cụ: Trước khi bắt đầu ghi chép, hãy đảm bảo bạn có:
- Một phần mềm hoặc trình phát âm thanh tốt, cho phép phát và tua lại dễ dàng.
- Tai nghe chất lượng cao để hạn chế tiếng ồn nền.
- Phần mềm xử lý văn bản như Microsoft Word.
- Dấu thời gian để ghi chú lại thời điểm của các trích dẫn hoặc đoạn nội dung cụ thể.
Bước 2: Nghe Trước: Phát bản ghi âm hoặc video một lượt mà chưa cần gõ lại. Điều này giúp bạn hình dung chất lượng âm thanh, bối cảnh nội dung và chuẩn bị trước cho những đoạn khó nghe.
Bước 3: Bắt Đầu Ghi Chép: Bắt đầu phát file âm thanh/video từ đầu và vừa nghe vừa gõ lại nội dung. Hãy tận dụng các phím tắt trên phần mềm soạn thảo để rút ngắn thời gian. Nếu gặp đoạn âm thanh kém chất lượng, hãy tua lại và nghe kỹ thêm lần nữa.
Bước 4: Kiểm Tra Lại và Định Dạng: Sau khi ghi chép xong, hãy đọc lại để soát lỗi. Định dạng bản ghi bằng cách thêm tên hoặc ký hiệu cho từng người nói và đảm bảo nội dung dễ theo dõi.
Bước 5: Sử Dụng Phần Mềm hoặc Dịch Vụ Ghi Chép Hỗ Trợ: Việc ghi chép thủ công có thể rất tốn thời gian - thường 1 giờ âm thanh sẽ mất 4–6 giờ để gõ lại. Vì vậy, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ ghi chép.
4. Top 8 Phần Mềm/Ứng Dụng Ghi Chép Tốt Nhất:
- Otter.ai: Hỗ trợ ghi chép tự động theo thời gian thực, rất phù hợp khi thu âm phỏng vấn trên các nền tảng như Zoom.
- Rev: Dịch vụ ghi chép chuyên nghiệp với tốc độ xử lý nhanh và độ chính xác cao.
- Trint: Sử dụng AI để chuyển âm thanh thành văn bản, đồng thời hỗ trợ tạo phụ đề cho video.
- Sonix: Công cụ ghi chép tự động hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.
- Transcribe: Ứng dụng nền web cung cấp cả dịch vụ ghi chép thủ công lẫn tự động.
- Temi: Trả về bản ghi chép tự động rất nhanh với độ chính xác khá tốt.
- Descript: Cho phép chỉnh sửa file âm thanh bằng cách chỉnh trực tiếp trên phần văn bản đã ghi chép.
- Express Scribe: Phần mềm phát âm thanh chuyên dụng cho PC hoặc Mac, tối ưu cho người làm công việc ghi chép.
5. Kết Luận:
Dù bạn ghi chép cho podcast, phỏng vấn video hay nghiên cứu định tính, việc lựa chọn đúng phương pháp và công cụ phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và vẫn đảm bảo độ chính xác của bản ghi.
