文件數位化帶來了各種檔案格式，每種格式都有其獨特的用途。在本文中，我們將深入探討 PDF 和 PDF/a 之間的差異，強調它們各自的重要性、應用和優勢。
PDF 的不同類型是什麼？
PDF 代表可攜式文件格式。顧名思義，這是一種普遍接受的檔案格式，可以在不考慮硬體、軟體或操作系統的情況下，一致地顯示電子文件。PDF 文件可以包含連結、按鈕、表單、音訊、視頻和業務邏輯。
PDF 有不同的版本和類型，如 PDF/a、PDF/X 和原始 PDF。每種類型或版本的 PDF 都有其獨特的用途，其中原始 PDF 是最常見的。
什麼是 PDF？
PDF，或可攜式文件格式，是一種將打印文件的所有元素捕捉為電子圖像的檔案格式。這些文件可以被瀏覽、打印或與他人共享，而無需使用創建它的原始應用程式。
PDF 文件的檔案擴展名為 .pdf
為什麼以及何時使用 PDF？
- 共享：輕鬆共享文件，無需擔心軟體相容性。
- 安全性：加入數位簽名和電子簽名以增強文件安全性。
- 通用性：在幾乎所有設備上查看而不會失去格式。
PDF 功能
- 互動性：
- 超連結：連接到外部資源或文件內的其他頁面。
- 按鈕：可以執行各種操作，如提交表單。
- 表單：可填寫的欄位以收集用戶輸入。
- 多媒體嵌入：
- 音訊和視頻：在文件中嵌入和播放多媒體內容。
- 圖片：嵌入高解析度圖片，使用各種壓縮技術。
- 註釋：在文件中添加評論、筆記、重點等。
- 安全性：
- 加密：保護內容免受未經授權的訪問。
- 數位簽名：驗證文件的來源和完整性。
- 浮水印：在文件上嵌入隱形或可見信息。
- 壓縮：通過壓縮圖片、文字和其他元素來減小文件大小。
- 無障礙功能：標籤、替代文字和書籤等元素增強了對殘障人士的可訪問性。
- JavaScript 支援：在文件中添加互動性和自動化任務。
- 分層圖形：允許嵌入如 CAD 軟體創建的分層圖形。
- 3D 內容：在文件中嵌入和互動 3D 模型。
- 文件結構：在各平台上保持一致的佈局、字體和設計。
PDF 的優勢：
- 保持原始文件的視覺外觀。
- 提供先進的安全功能。
- 確保在各種平台上的一致性。
創建 PDF 的三大應用程式：
- Adobe Acrobat
- Microsoft Word（另存為 PDF 功能）
- Windows 的 PDFCreator
閱讀 PDF 的三大應用程式：
- Adobe Acrobat Reader
- 福昕閱讀器
- Microsoft Edge
PDF 使用案例
- 電子書：由於 PDF 在各種平台上的兼容性，廣泛用於創建和分發電子書。
- 商業合同：企業經常使用 PDF 來分享和簽署合同，因為它們可以輕鬆註釋和電子簽名。
- 報告和白皮書：PDF 提供了一種標準化格式，保持字體、圖像和佈局的完整性，非常適合報告和白皮書。
- 說明手冊：產品和軟件手冊以 PDF 格式確保用戶在任何設備或平台上看到一致的格式。
- 表單：許多機構使用 PDF 作為表單，因為它們可以電子填寫。
- 演示文稿：用於分享和確保幻燈片的視覺一致性。
- 雜誌和電子報：印刷媒體的數字版本通常以 PDF 形式存在，以確保它們與印刷版相同。
- 票券和登機證：航空公司、劇院和活動組織者可能使用 PDF 作為電子票券。
- 發票和收據：企業經常以 PDF 格式向客戶發送發票和收據。
- 履歷和作品集：專業人士使用 PDF 分享他們的履歷和作品集，確保外觀一致。
什麼是 PDF/a？
PDF/a 是 PDF 的一個子集，專為長期保存和存檔電子文件而設計。與普通 PDF 不同，PDF/a 要求嵌入文件中使用的所有元素（字體、圖像、文本等），確保文件在未來多年內保持不變。
PDF/a 文件的擴展名也是 .pdf
為什麼以及何時使用 PDF/a？
- 文件存檔：特別適用於需要長期存檔的行業，如法律、醫療和政府部門。
- 保存：確保文件自包含且可在無外部依賴的情況下查看。
PDF/A 特點
- 長期保存：專為長期保存電子文件而設計。
- 自包含文件：
- 字體嵌入：確保文件中使用的字體保持一致。
- 無外部依賴：查看文件所需的一切都包含在文件中。
- 無可執行內容：禁止 JavaScript 和其他可執行內容，以確保長期可行性。
- 色彩管理：允許在不同設備和時間內保持一致和可預測的顏色。
- 符合 ISO 標準：遵循 ISO 19005 標準，確保文件的未來可讀性。
- 元數據存儲：PDF/a 支持以 XML 格式嵌入元數據，提供有關文件的詳細信息。
- 無音頻或視頻內容：為確保長期存檔，不允許可能過時的多媒體內容。
- 限制壓縮：僅允許使用穩定且廣泛採用的壓縮方法，如 JPEG 2000。
- 可訪問性：支持標記 PDF 等功能，以確保文件的可訪問性。
- 透明度：明確定義透明度的使用，以確保隨時間推移的一致渲染。
PDF/a 的優勢：
- 確保數字文件的長期保存。
- 文件是自包含的；顯示文件所需的一切都嵌入其中。
- 符合 ISO 19005 標準，確保未來的可讀性。
創建 PDF/a 的三大應用：
- Adobe Acrobat（創建符合 PDF/a 標準的文件）
- PDF/A-2 創建器
- Microsoft Word（另存為 PDF/a 功能）
閱讀 PDF/a 的三大應用程式：
- Adobe Acrobat Reader
- Windows 的 PDF/a 檢視器
- Foxit PhantomPDF
PDF/a 的使用案例
- 法律文件：由於 PDF/a 的長期存檔特性，非常適合存儲可能需要多年甚至幾十年後訪問的法律文件。
- 醫療記錄：PDF/a 確保患者記錄中的嵌入字體和圖像在長時間內保持一致和可訪問。
- 政府記錄：市政、州和聯邦政府使用 PDF/a 存檔具有歷史或法律意義的文件。
- 論文和學位論文：大學可能要求學生以 PDF/a 格式提交論文，以確保學術作品的長期保存。
- 圖書館檔案：圖書館在將其檔案轉換為數字格式時，可能使用 PDF/a 來保存舊書、期刊和手稿。
- 企業檔案：公司使用 PDF/a 保存年度報告、會議記錄和其他重要文件。
- 博物館記錄：博物館在數字化其收藏和記錄時，可能選擇 PDF/a 以利用其存檔特性。
- 新聞檔案：媒體機構在轉向數字檔案時使用 PDF/a 以確保新聞文章、照片和版本的保存。
- 研究數據：科學家和研究人員使用 PDF/a 存檔數據以供未來參考。
- 房地產和財產文件：由於財產相關文件的持久性，PDF/a 成為最佳選擇。
PDF 和 PDF/a 的主要區別：
雖然兩種格式都基於 PDF 標準，但 PDF/a 專為存檔而優化，具有確保其長期保存的功能和限制。普通 PDF 則更靈活，提供更廣泛的互動功能，適合即時使用和共享。
- 目的：PDF 用於創建即時使用和共享的電子文件。PDF/a 用於長期保存。
- 嵌入：PDF/a 要求嵌入字體，而在 PDF 中是可選的。
- JavaScript 和可執行文件：在 PDF/a 中不允許，而 PDF 支持它們。
- 存檔標準：PDF/a 符合 ISO 19005 標準；PDF 遵循 ISO 32000-1。
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<thead>
<tr>
<th>功能</th>
<th>PDF</th>
<th>PDF/a</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>目的</td>
<td>一般用途</td>
<td>長期存檔</td>
</tr>
<tr>
<td>嵌入字體</td>
<td>可選</td>
<td>強制</td>
</tr>
<tr>
<td>JavaScript</td>
<td>支援</td>
<td>不支援</td>
</tr>
<tr>
<td>ISO 標準</td>
<td>ISO 32000-1</td>
<td>ISO 19005</td>
</tr>
</tbody>
</table>
總結來說，雖然 PDF 和 PDF/a 都屬於可攜式文件格式，但它們的用途不同。了解這些差異將幫助用戶根據自身需求做出明智的選擇。
