হটমেইল দিয়ে প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান - টেক্সট টু স্পিচ

আপনি যদি সব সময় সর্বোচ্চ প্রোডাক্টিভ থাকতে চান, তাহলে হয়তো ভেবেছেন হটমেইল ব্যবহার করার কথা। Microsoft outlook.com-এর ইমেইল সার্ভিসটি অনেকের চেনা হলেও, অনেকে এখনো hotmail.com ইমেইলকেই বেশি পছন্দ করেন। যদি আপনি Gmail বা MSN (বা live.com) থেকে হটমেইলে আসতে চান, আগে নিশ্চিত হন যেন এই সার্ভিস থেকে সত্যি সত্যি সবচেয়ে বেশি সুবিধা তুলতে পারেন।

আপনি Microsoft Windows Live হোক বা অন্য কোনো নতুন ইমেইল সার্ভিস থেকে হটমেইলে আসুন, কিছু টিপস মানলে আপনার ইমেইল ঠিকানার পুরো সুবিধা নিতে পারবেন।

উৎপাদনশীলতা বাড়াতে নিজের হটমেইল ইনবক্স সাজিয়ে নিন

প্রথমেই, আপনি যেটাই ব্যবহার করুন–অ্যান্ড্রয়েড, iOS, ম্যাকওএস, উইন্ডোজ বা অন্য কোনো প্ল্যাটফর্ম, ইনবক্স এমনভাবে কাস্টোমাইজ করুন যাতে আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ে। মানতে পারেন কিছু টিপস:

• ইনবক্স ঝরঝরে রাখুন। যদি অনড্রাইভ বা outlook.com ব্যবহার করে থাকেন, জানেন–অপ্রয়োজনীয় জিনিস ইনবক্সে জমলে দরকারি কিছু খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে যায়। তাই ফালতু মেইল নিয়মিত ডিলিট করুন।
• স্টোরেজ বাঁচিয়ে রাখুন। একাউন্ট প্রায় ভরে গেলে নতুন মেইল পেতে সমস্যা হতে পারে। কাজের ট্র্যাকে থাকতে এটা জরুরি।
• কালার ও ফ্ল্যাগ দিয়ে ইনবক্স কাস্টোমাইজ করুন। এতে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল চোখে পড়ার মতো করে আলাদা করতে পারবেন।
• ফোন নম্বর বা স্কাইপ ইউজারনেমসহ কনট্যাক্ট তথ্য আপডেট রাখুন। চাইলে কখনও ‘Jack Smith’-এর মতো ছদ্মনামও ব্যবহার করতে পারেন।
• নোটিফিকেশন সেটিংস নিজের মতো করে ঠিক করুন। গুরুত্বপূর্ন মেইলের জন্য অ্যালার্ট নিন, কম গুরুত্বপূর্ণের জন্য অযথা বিরক্ত হবেন না।
• সব সময় হটমেইলের সর্বশেষ সংস্করণ ব্যবহার করুন। তাতে নতুন সফটওয়্যার আপডেটের সাথে সাথে প্রোডাক্টিভিটিও বাড়বে।

এই কাস্টোমাইজেশনগুলো মাথায় রাখলে, হটমেইল থেকে বেশ ভালো সুবিধা তুলতে পারবেন। অনেক দিন ধরেই এটি জনপ্রিয় ইমেইল প্ল্যাটফর্ম, আর এতে সহজেই সহকর্মী ও আপনজনদের সঙ্গে যোগাযোগ রাখবেন।

হটমেইলের বিল্ট-ইন ফিচার দিয়ে workflow কীভাবে ভালো হবে

ওয়েবমেইল সার্ভিসে এমন কিছু ইনবিল্ট ফিচার থাকে, যা আপনার workflow অনেকটা মসৃণ করে। ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে ফ্রি অ্যাকাউন্ট দিয়েই শুরু করুন, পরে দরকার হলে বাড়তি ফিচারের জন্য আপগ্রেড করুন। ড্রপ-ডাউন মেনুতে নজর দিন কিছু ফিচারে:

• নতুন ফিচার যোগ হওয়া নিয়মিত খেয়াল করুন। অনেক প্রোভাইডার আছে, নতুন মেইল ও ডেস্কটপ আপডেটে নিয়মিত ফিচার যোগ হয়। এগুলো কাজে লাগিয়ে অভিজ্ঞতাকে আরও ভালো করুন।
• জাঙ্ক ইমেইল ফিল্টার অন রাখুন। প্রায় সবাই স্প্যাম পেয়ে থাকে, এগুলো কোথা থেকে আসছে ধরতে পারলে ফিল্টার সেট করে ইনবক্স পরিষ্কার রাখা সহজ হবে।
• হটমেইলের ইমেইল ডেলিভারি সময়সূচি ফিচার ব্যবহার করতে পারেন। নির্দিষ্ট সময়ে নির্দিষ্ট ধরনের মেইল আসবে, ফলে রাতের বেলা জরুরি না হলে আর বিরক্ত করবে না।
• ফোল্ডার ব্যবহার করে ইমেইল গুছিয়ে রাখুন। স্কুল/কাজের জন্য এক ফোল্ডার, ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য আরেকটি বানান। এতে আলাদা করে ধরতে সুবিধা হবে।
• সময় করে ব্যাকআপ নিন। কখনো কেউ আপনার MSN হটমেইল হ্যাক করতে চাইতে পারে, যাতে তথ্য হারিয়ে না যায় বা ঝুঁকিতে না পড়ে, তাই ব্যাকআপ খুব জরুরি।

আপনি Firefox, Internet Explorer বা অন্য যে কোনো ISP-তেই ইমেইল ব্যবহার করুন না কেন—এই বিল্ট-ইন ফিচারগুলো মনে রাখুন। Hotmail-এ এমন অনেক সুবিধা আছে যেগুলো Yahoo-তে নেই, তাই উইন্ডোজ লাইভ হটমেইল থেকে সর্বোচ্চ পেতে এসব টিপস কাজে লাগান।

হটমেইলে ইমেইল আরও দক্ষতার সাথে কীভাবে ম্যানেজ করবেন

আপনি মাইক্রোসফ্ট প্রোডাক্ট (যেমন মাইক্রোসফ্ট অফিস) ব্যবহার করুন বা Outlook থেকে হটমেইলে চলে আসুন, চেষ্টা করুন যেন হটমেইলকে যতটা সম্ভব দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে পারেন। কিছু মূল টিপস:

• সাইবার নিরাপত্তা নিয়ে কথা না বললে হটমেইল ব্যবহারের দক্ষতার আলোচনা পুরো হয় না। ইমেইলে থাকে গুরুত্বপূর্ণ অনেক তথ্য, তাই হ্যাক ঠেকাতে সজাগ থাকুন। MSN.com-এ মাঝেমধ্যে সাইবার সমস্যা দেখা দিলেও, উইন্ডোজ লাইভ মেইলের অনেক বিপত্তি আসলে ব্যবহারকারীর ভুলে হয়। ফিশিং সম্পর্কে জেনে নিন, আর কখনোই লগইন তথ্য মেসেজ বা ইমেইলে পাঠাবেন না।
• www.hotmail.com-এ বেশ কিছু অটোমেটেড ফিচার আছে। যেমন, নির্দিষ্ট ধরনের মেইল আসামাত্রই নিজে থেকেই ডিলিট হয়ে যেতে পারে, বা প্রোমোশনাল মেইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ঠিক সময়ে চলে যেতে পারে। এতে ইমেইল ট্র্যাক রাখা অনেক সহজ হয়।
• অর্গানাইজড থাকতে ফোল্ডার ব্যবহার করতে ভুলবেন না। সাবস্ক্রিপশন, গ্রুপ চ্যাট, কাজ, পড়াশোনা বা পরিবার—এসবের জন্য আলাদা ফোল্ডার বানালে খুঁজে পেতে সময় কম লাগবে।
• সফটওয়্যার আপডেট এলেই সম্ভব হলে দ্রুত ইনস্টল করুন। এতে নতুন ফিচার তো পাবেনই, সঙ্গে গুরুত্বপূর্ণ নিরাপত্তা আপডেটও পাওয়া যাবে।
• ইমেইল অ্যাকাউন্ট ক্যালেন্ডারের সাথে ইন্টিগ্রেট করুন। এতে প্রতিদিনের রুটিন মেইল আর ক্যালেন্ডার দুদিকেই ঠিকঠাক দেখা যাবে। আপনার অন্য ডিভাইসেও ক্যালেন্ডার সিঙ্ক আছে কিনা দেখে নিন। এতে বাড়ি থেকে কাজ করলেও অনেক সুবিধা হবে।

হটমেইল দক্ষভাবে ব্যবস্থাপনার জন্য এগুলোই কয়েকটি জরুরি টিপস। সফটওয়্যারটি জনপ্রিয় ঠিকই, তবে হাতের কাছে আছে বলেই এর পুরো ক্ষমতা কাজে লাগাতে ভুলবেন না।

চলতে ফিরতে হটমেইল ব্যবহারের টিপস ও ট্রিকস

আপনি যদি মোবাইল থেকে হটমেইল ব্যবহার করতে চান, তাহলে কিছু বাড়তি টিপস কাজে লাগাতে পারেন। সেগুলো হলো:

• অ্যাপ: আপনার ডিভাইসের জন্য সঠিক অ্যাপ ইনস্টল করুন। সব বড় প্ল্যাটফর্মের জন্যই অ্যাপ আছে, সব ফিচার ঠিকঠাক পেতে অ্যাপ আপডেটেড রাখুন।
• নোটিফিকেশন: কোন ধরনের নোটিফিকেশন চাই, তা সেটিংস থেকে ঠিক করুন। সব মেসেজের জন্য অ্যালার্ট নাও চাইতে পারেন; কখনো শুধু ব্যানার চলবে, কিন্তু সাউন্ড না হলেই ভালো লাগে।
• ফন্ট সাইজ: যেন আরামে পড়তে পারেন, তা নিশ্চিত করুন। ডিফল্ট ফন্ট খুব ছোট থাকলে বা স্ক্রিন ডিম হলে চোখে চাপ পড়ে। তাই ফন্ট যথেষ্ট বড় ও পরিষ্কার আছে কিনা দেখে নিন।

আরও একটি বাড়তি উপায় আছে, যেটা ব্যবহার করলে আপনি এই প্রোগ্রামের আসল সুবিধা তুলতে পারবেন।

Speechify দিয়ে হটমেইল ইমেইল শোনে নিন

গাড়ি চালাতে চালাতে ইমেইল পড়া ভীষণ ঝুঁকিপূর্ণ, অথচ পথে থাকতে থাকতে অনেক মেইল চলে আসে। সহজ সমাধান: মেইল পড়ে শোনান। Speechify দিয়ে ঠিক এ কাজটাই করতে পারবেন।

Speechify এমন একটি অ্যাপ, যা যেকোনো লেখা, যেমন ইমেইল, অডিওতে রূপান্তর করে–তাই চলার পথেও আরামে শুনতে পারবেন। আপনি চাইলে ভয়েস কাস্টোমাইজ করতে পারবেন, ফলে আরও জীবন্ত শোনাবে। পিচ, টোন, ভলিউম–সবই নিজের মতো করে নিয়ন্ত্রণ করুন।

এছাড়াও, আপনি রিডিং স্পিড বাড়াতে পারেন, তাতে অল্প সময়ে বেশি ইমেইল শেষ হয়ে যাবে। ফলে কম সময়ে পড়া সেরে নিয়ে চলতে চলতে একসঙ্গে একাধিক কাজ সামলাতে পারবেন। গাড়িতে বা পথে থাকতে হটমেইল থেকে সর্বোচ্চ সুবিধা তুলতে Speechify ব্যবহার করে দেখুন। হটমেইল ইউজারদের জন্য দারুণ এই HTML প্রোগ্রাম।