Jak napsat skript pro telefonní zprávy: Krok za krokem

Jasný a profesionální skript pro telefonní zprávy je nezbytný pro každou firmu. Zde je návod, jak napsat a nahrát skript.

V dnešním rychlém obchodním světě je efektivní komunikace klíčem k úspěchu. Jedním z aspektů je, jak firmy spravují své telefonní interakce. Skript pro telefonní zprávy zde hraje klíčovou roli, vede dialog po telefonu, nabízí konzistenci a zlepšuje zákaznický servis. Ať už jde o zvládání přívalu telefonátů v call centru, vytváření prvního dojmu na nové zákazníky nebo efektivní směrování hovorů v malé firmě, dobře zpracovaný skript může být zásadní změnou.

Pojďme prozkoumat koncept skriptů pro telefonní zprávy, jejich důležitost, příklady a nejlepší tipy, jak vytvořit přesvědčivý a efektivní skript pro telefonní zprávy.

Co je skript pro telefonní zprávy?

Skript pro telefonní zprávy je předem připravený textový průvodce pro dialogy, které probíhají přes firemní telefonní systém. Tyto skripty se používají pro různé účely, od skriptů pro automatické záznamníky po profesionální uvítací zprávy na záznamníku. Jsou nezbytnou součástí strategie zákaznické podpory mnoha organizací, fungují jako automatizovaní asistenti nebo virtuální recepční, směrují volající a zajišťují, že telefonáty jsou řešeny efektivně a profesionálně.

Proč byste měli mít skript pro telefonní zprávy

Skripty pro telefonní zprávy hrají klíčovou roli v udržování pozitivní zákaznické zkušenosti. Především zajišťují konzistenci a profesionalitu v interakci s volajícími. Vytvářejí první dojem na nové zákazníky a posilují důvěru mezi stávajícími zákazníky. Přesnost skriptu pomáhá předcházet nedorozuměním, podporuje jasnou komunikaci s vašimi volajícími.

V malých firmách nebo větších korporacích s call centry jsou skripty pro telefonní zprávy obzvláště užitečné. Pomáhají při směrování hovorů na příslušné oddělení nebo k dalšímu dostupnému agentovi, ať už jde o obchodní oddělení, oddělení fakturace nebo technickou podporu. To se děje prostřednictvím hlavního menu možností, firemního adresáře nebo jmenného adresáře poskytnutého volajícím.

Navíc skripty pro telefonní zprávy pomáhají spravovat hovory mimo běžnou pracovní dobu. Skripty pro mimo pracovní dobu poskytují volajícím informace o provozní době vaší firmy, umožňují jim zanechat stručnou zprávu v hlasové schránce nebo požádat o zpětné volání během běžné pracovní doby.

Příklady skriptů pro automatické záznamníky

Skripty pro automatické záznamníky, často součást systému IVR (Interactive Voice Response), jsou nedílnou součástí firemního telefonního systému. Efektivně směrují hovory, zlepšují zákaznický servis a snižují potřebu plného úvazku recepční.

Zde je několik příkladů:

Hlavní menu skriptu pro automatický záznamník:

"Děkujeme, že jste zavolali do [název společnosti]. Pokud znáte klapku svého kontaktu, zadejte ji nyní. Pro obchodní oddělení stiskněte 1. Pro technickou podporu stiskněte 2. Pro fakturaci stiskněte 3. Pro firemní adresář stiskněte 4."

Skript pro automatický záznamník během pracovní doby:

"Děkujeme, že jste zavolali do [název společnosti]. Naše běžná pracovní doba je od 9:00 do 17:00 východního času. Zanechte prosím stručnou zprávu a my vám zavoláme zpět následující pracovní den."

Skript pro hlasovou schránku mimo pracovní dobu:

"Dovolali jste se do [název společnosti] mimo naši běžnou pracovní dobu. Zítra budeme opět v kanceláři. Zanechte prosím hlasovou zprávu a my vám zavoláme zpět během naší běžné pracovní doby. Pokud jste stávající zákazník a potřebujete okamžitou pomoc, navštivte prosím naše webové stránky pro často kladené dotazy nebo vytočte klapku našeho týmu podpory."

Nejlepší tipy pro psaní skriptu pro telefonní zprávy

Dobře zpracovaný skript pro telefonní zprávy může být efektivním nástrojem pro správu vašich telefonátů, posílení vaší značky a zajištění hladkého a pozitivního zážitku pro vaše volající. Ať už jde o zprávu pro automatický záznamník, profesionální uvítací zprávu na záznamníku nebo zprávu na záznamníku mimo pracovní dobu, váš telefonní skript mluví za vaši firmu. Takže si dejte čas, dobře to naplánujte a udělejte každý hovor důležitým.

Vytvoření efektivního skriptu pro telefonní zprávy vyžaduje promyšlený přístup. Zde jsou některé nejlepší tipy:

1. Udržujte to stručné a jednoduché

Udržujte svůj skript stručný, zaměřte se na poskytování potřebných informací a vedení volajícího k dalšímu kroku.

2. Použijte profesionální tón

Udržujte profesionální tón po celou dobu skriptu. Reprezentuje obraz vaší společnosti a nastavuje náladu pro konverzaci.

3. Zahrňte základní informace

Vždy zahrňte název vaší společnosti, telefonní číslo a pracovní dobu. Pokud používáte skript mimo pracovní dobu, dejte volajícímu vědět, kdy může očekávat zpětné volání nebo mu dejte možnost zanechat hlasovou zprávu.

4. Dejte jasné pokyny

Ujistěte se, že vaše možnosti v menu jsou jasné, a dejte pokyny, jak se volající mohou dostat na různá oddělení nebo jak se vrátit do hlavního menu.

5. Přizpůsobte pro vaše podnikání

Váš skript by měl odrážet povahu vašeho podnikání. Pokud jste firma zaměřená na nové zákazníky, zahrňte možnosti pro ceny, ukázky a obchodní zástupce. Pokud jste technická společnost, zajistěte, aby možnosti technické podpory byly výrazné.

6. Používejte šablony a příklady skriptů

Použití šablon nebo příkladů skriptů může být užitečné, zejména pokud píšete svůj první skript. Můžete je přizpůsobit specifickým potřebám vašeho podnikání.

7. Pravidelně aktualizujte

Váš telefonní skript by měl být aktuální, odrážející změny v provozní době, personálu nebo službách.

8. Zpětná vazba je klíčová

Podporujte zpětnou vazbu od volajících ohledně vašeho telefonního systému. Může vám pomoci identifikovat oblasti ke zlepšení a zlepšit zákaznickou zkušenost.

9. Použijte generátor hlasu AI

Pokud chcete, aby váš automatický skript zněl profesionálně, ale nechcete pokaždé najímat hlasového herce, když potřebujete aktualizovat skript, zvažte použití generátoru hlasu AI. Tyto jsou mnohem cenově dostupnější a snadněji přizpůsobitelné nebo měnitelné podle potřeby.

Nahrávejte telefonní skripty s Speechify Voice Over Studio

Místo nahrávání vlastního hlasu, hlasu zaměstnance nebo hlasu herce, můžete použít Speechify Voice Over Studio k vytvoření profesionálního zvuku pro váš telefonní systém. Speechify Voice Over Studio nabízí více než 120 přirozeně znějících hlasů ve více než 20 různých jazycích a dialektech, a můžete plně přizpůsobit AI řeč pro výslovnost, pauzy, tón a další. Užijte si neomezené nahrávání a stahování, 100 hodin generování hlasu ročně, práva na komerční použití, 24/7 zákaznickou podporu a mnoho dalších funkcí.

Vyzkoušejte Speechify Voice Over Studio dnes pro vaše telefonní skripty.