Ärimaailma digitaliseerumisega on õige telefonisüsteemi valik väikesele ettevõttele üha tähtsam. Parim lahendus pakub sujuvat sõnumivahetust, kõneposti, videokoosolekuid, kõnesalvestust, kõnede suunamist, edastust ja muud. Olgu tegu pilvepõhise lahenduse või klassikalise lauatelefoniga, süsteem peab sujuvalt toimima nii kontoris kui ka mobiilis.
Mida arvestada väikeettevõtte telefonisüsteemi valimisel
Väikeettevõtte telefonisüsteemi valides tuleb arvestada mitut tegurit. Vali lahendus, mis tuleb toime kõnemahuga, sisaldab automaatvastajat ja pakub head kliendituge. Süsteem peaks ühilduma tuntud tööriistadega nagu Salesforce, Microsoft ja Google Workspace, toetama videokõnesid, SMS-e ja mobiiliäppi, pakkudes ühtset suhtlust olenemata kasutajate arvust.
Telefoniliinide arv võib erineda. Liine peaks olema piisavalt, et kõik tiimiliikmete samaaegsed kõned oleksid kaetud – nii väljuvad kõned kui ka sisekõned tiimi suhtluseks.
PBX ja VoIP süsteemide mõistmine
PBX (Private Branch Exchange) on ettevõttesisene telefonivõrk, mis võimaldab kõnede suunamist, edastamist ja grupeerimist. PBX-i saab majutada kohapeal või pilves. See pakub paindlikku laiendamisvõimalust, arenenud funktsioone ning võimalust kasutada nii IP- ja analoogtelefone kui ka tarkvaratelefone.
Teisalt VoIP (Voice Over Internet Protocol) kasutab kõnede tegemiseks internetiühendust. Toetab reaalajas kõnesid, piiramatut helistamist, videokõnesid ja sõnumeid ning sisaldab sageli kõneposti saatmist e-postile, transkriptsiooni jm.
PBX või VoIP: kumb on parem?
PBX-i ja VoIP-i vahel valimine sõltub sinu ettevõtte vajadustest. PBX pakub rohkem kontrolli ja kõnekvaliteeti ning sobib pigem suurematele ettevõtetele, kellel on kindel kontor.
VoIP-süsteemid on paindlikumad ja soodsamad. Need on paremad kaugtööd tegevatele firmadele, sest võimaldavad helistada arvuti- või mobiilirakendusest. VoIP-teenuseid on lihtne laiendada ja lisafunktsioonidega täiendada.
8 parimat väikese ettevõtte telefonisüsteemi
1. RingCentral: Kõik-ühes lahendus telefoni, video ja tiimisuhtluse jaoks, tugevate CRM-i integreeringute ja rahvusvahelise helistamisega.
2. Nextiva: Pilvepõhine telefonisüsteem väga hea klienditoe, täiustatud haldusfunktsioonide ja usaldusväärse teenusega USA-s ja Kanadas.
3. Ooma: Tuntud erakordse kõnekvaliteedi poolest, pakub mitmekülgseid ärilahendusi nagu virtuaalnumber ning tasuta- ja tavatelefoninumber.
4. Dialpad: Pakub tehisaru toega kõne- ja sõnumiteenuseid, mis on integreeritud Google Workspace’i ja Salesforce’iga.
5. Vonage: Tugevate mobiili- ja lauaarvutirakendustega, väga hea kõnekvaliteedi ning rohke funktsioonivalikuga.
6. Grasshopper: Hea valik ettevõtjale – pakub ärinumbrit otse sinu mobiilile.
7. GoTo Connect: Koondab VoIP-teenuse ja videokoosolekute lahenduse ühte paketti.
8. Microsoft Teams: Peamiselt koostöörakendus, millel on nüüd ka helistamise võimalus ja mis seob telefonikõned ülejäänud suhtlusega.
Õige telefonisüsteem sõltub sinu ettevõtte vajadustest ja sellest, kuidas uus teenus neid katab. Väikeettevõtte omanik peaks läbi mõtlema vajaliku liinide arvu, integratsiooni olemasolevate tööriistadega ja teenusepakkuja klienditoe taseme. PBX-i või VoIP-i sobivus oleneb sinu ärist ja kasutuseesmärgist.
Pea meeles – telefonisüsteemi kaudu ei tehta ainult kõnesid. See aitab parandada suhtlust, pakkudes meeskonnasõnumeid, videokoosolekuid, kõneposti e-postile ja CRM-i integreeringuid. Parimad lahendused pakuvad just sinu vajadustele vastavaid funktsioone, seega tee eeltöö ja leiadki õige süsteemi.
