जैसे-जैसे व्यापार की दुनिया अधिक डिजिटल होती जा रही है, सही फोन सिस्टम चुनना एक छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। सबसे अच्छा छोटा व्यवसाय फोन सिस्टम निर्बाध संदेश, वॉइसमेल, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, कॉल रिकॉर्डिंग, कॉल रूटिंग, कॉल फॉरवर्डिंग और अधिक प्रदान करना चाहिए। चाहे आप क्लाउड-आधारित फोन सेवा पसंद करें या एक अधिक पारंपरिक डेस्क फोन, इसे आपके कार्यालय फोन सिस्टम के साथ अच्छी तरह से एकीकृत होना चाहिए और मोबाइल डिवाइस पर मजबूत कार्यक्षमता प्रदान करनी चाहिए।
छोटे व्यवसाय फोन सिस्टम में क्या देखें
एक छोटे व्यवसाय फोन सिस्टम का चयन करते समय, कई पहलू ध्यान में आते हैं। एक ऐसा सिस्टम देखें जो आपके व्यवसाय फोन कॉल की मात्रा को संभाल सके, कुशल कॉल प्रबंधन के लिए एक ऑटो अटेंडेंट शामिल हो, और उत्कृष्ट ग्राहक समर्थन हो। फोन सिस्टम में Salesforce, Microsoft, और Google Workspace जैसे लोकप्रिय व्यावसायिक उपकरणों के साथ आसान एकीकरण होना चाहिए, और इसे वीडियो कॉल, एसएमएस का समर्थन करने में सक्षम होना चाहिए, और iOS और Android डिवाइस के लिए एक मोबाइल ऐप होना चाहिए, जो उपयोगकर्ताओं की संख्या की परवाह किए बिना एकीकृत संचार प्रदान करता है।
एक छोटे व्यवसाय को कितनी फोन लाइनों की आवश्यकता होती है, यह भिन्न हो सकता है। आदर्श रूप से, आपके पास पर्याप्त लाइनें होनी चाहिए ताकि आपके टीम के सदस्य एक साथ फोन कॉल कर सकें। इसमें न केवल बाहरी कॉल शामिल हैं बल्कि टीम संदेश और समन्वय के लिए आंतरिक कॉल भी शामिल हैं।
PBX और VoIP सिस्टम को समझना
एक PBX (प्राइवेट ब्रांच एक्सचेंज) सिस्टम आपके कंपनी के भीतर एक निजी फोन नेटवर्क है जो कॉल रूटिंग, कॉल ट्रांसफर, और रिंग ग्रुप्स के निर्माण की अनुमति देता है। इसे ऑन-प्रिमाइसेस या क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम के रूप में होस्ट किया जा सकता है। छोटे व्यवसायों के लिए एक PBX फोन सिस्टम के लाभों में स्केलेबिलिटी, उन्नत सुविधाएँ, और IP फोन, एनालॉग या पारंपरिक फोन हैंडसेट, और सॉफ्टफोन के संयोजन का उपयोग करने की क्षमता शामिल है।
दूसरी ओर, एक VoIP (वॉइस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल) फोन सिस्टम आपके इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करके फोन कॉल करता है। यह रियल-टाइम वॉइस कॉल, असीमित कॉलिंग, वीडियो मीटिंग्स, और टेक्स्ट मैसेजिंग का समर्थन करता है, और आमतौर पर वॉइसमेल टू ईमेल और वॉइसमेल ट्रांसक्रिप्शन जैसी सुविधाएँ शामिल होती हैं।
PBX बनाम VoIP: कौन सा बेहतर है?
PBX और VoIP फोन सिस्टम के बीच चयन आपके व्यवसाय की जरूरतों पर निर्भर करता है। PBX सिस्टम आपके व्यवसाय संचार और कॉल गुणवत्ता पर अधिक नियंत्रण प्रदान करते हैं। वे आमतौर पर बड़े व्यवसायों के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं जिनके पास एक स्थापित कार्यालय स्थान होता है।
हालांकि, VoIP सिस्टम अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं और आमतौर पर कम अग्रिम लागत होती है। ये सिस्टम उन व्यवसायों के लिए बेहतर होते हैं जिनकी टीम दूरस्थ होती है, क्योंकि वे कर्मचारियों को डेस्कटॉप ऐप या मोबाइल फोन से कॉल करने की अनुमति देते हैं। VoIP सेवाएँ अपग्रेड्स, ऐड-ऑन के साथ आती हैं, और इन्हें आसानी से स्केल किया जा सकता है।
शीर्ष 8 छोटे व्यवसाय फोन सिस्टम
1. रिंगसेंट्रल: एक ऑल-इन-वन फोन, वीडियो, और टीम मैसेजिंग सिस्टम जिसमें मजबूत CRM एकीकरण और अंतर्राष्ट्रीय कॉलिंग क्षमताएँ हैं।
2. नेक्स्टीवा: एक क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम जिसमें उत्कृष्ट ग्राहक सेवा, उन्नत कॉल प्रबंधन सुविधाएँ, और संयुक्त राज्य अमेरिका और कनाडा में विश्वसनीय सेवा है।
3. ऊमा: अपनी असाधारण कॉल गुणवत्ता के लिए जाना जाता है, यह एक वर्चुअल फोन सिस्टम, टोल-फ्री नंबर, और स्थानीय नंबर सेवाओं सहित कई व्यवसाय फोन सेवाएँ प्रदान करता है।
4. डायलपैड: AI-चालित वॉइस और मैसेजिंग सेवाएँ प्रदान करता है जिसमें Google Workspace और Salesforce एकीकरण है।
5. वोनाज: अपने मजबूत मोबाइल और डेस्कटॉप ऐप्स के लिए जाना जाता है, वोनाज एक मजबूत VoIP सेवा प्रदान करता है जिसमें शानदार कॉल गुणवत्ता और कई कॉलिंग सुविधाएँ हैं।
6. ग्रासहॉपर: छोटे व्यवसाय मालिकों और उद्यमियों के लिए आदर्श, यह एक सेल फोन पर एक व्यवसाय फोन नंबर प्रदान करता है।
7. गो टू कनेक्ट: एक संयुक्त व्यवसाय VoIP फोन सेवा और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान प्रदान करता है।
8. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स: जबकि मुख्य रूप से एक टीम सहयोग उपकरण है, टीम्स ने कॉलिंग क्षमताएँ जोड़ी हैं जो इसके समग्र संचार प्रणाली के साथ एकीकृत होती हैं।
सही छोटे व्यवसाय फोन सिस्टम चुनना आपके व्यवसाय की जरूरतों को समझने और एक संभावित फोन सेवा उन्हें कैसे पूरा कर सकती है, इस पर निर्भर करता है। छोटे व्यवसाय मालिकों को सावधानीपूर्वक विचार करना चाहिए कि कितनी फोन लाइनों की आवश्यकता है, सिस्टम की मौजूदा सॉफ़्टवेयर और वर्कफ़्लो के साथ एकीकृत करने की क्षमता, और सेवा प्रदाता द्वारा पेश किए गए ग्राहक समर्थन का स्तर। चाहे PBX या VoIP सिस्टम सबसे उपयुक्त हो, यह काफी हद तक व्यवसाय की प्रकृति और सिस्टम के इरादे के उपयोग पर निर्भर करेगा।
याद रखें, यह केवल फोन कॉल करने के बारे में नहीं है। एक फोन सिस्टम व्यापार संचार को बेहतर बना सकता है, जैसे टीम मैसेजिंग, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, वॉइसमेल से ईमेल, और सीआरएम इंटीग्रेशन जैसी सुविधाएँ प्रदान करके। सबसे अच्छे छोटे व्यवसाय फोन सिस्टम वे हैं जो आपकी व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुसार सुविधाओं और सेवाओं की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं। इसलिए, अपना शोध करने के लिए समय निकालें, और आपको निश्चित रूप से सही विकल्प मिलेगा।
