Productiviteitstips voor Notion

Notion is een krachtige app voor projectbeheer. Lees meer over de functies en voordelen en ontdek of het geschikt is voor jouw team.

Moe van de rompslomp dat iedereen in je organisatie verschillende programma's voor het delen van documenten gebruikt? Klaar om een betere oplossing te creëren voor het organiseren van vergaderingen en takenlijsten, eens en voor altijd? Als je je productiviteit wilt verhogen, heb je misschien al van Notion gehoord als een mogelijke productiviteitstool.

Wat is Notion?

Notion is een productiviteitsapp en taakbeheersoplossing waarmee jij en je team de gewenste workflow kunnen opbouwen, zonder dat iedereen verschillende platforms hoeft te synchroniseren. Hier bekijken we alles wat je moet weten om je productiviteit binnen het Notion-platform te maximaliseren.

Notion-tips voor productiviteit

Versieveranderingen bekijken

Per ongeluk iets belangrijks verwijderd? We hebben het allemaal wel eens meegemaakt, en als je Notion gebruikt, heb je geluk. Net als bij Google Docs kun je in Notion alle updates zien die op een pagina zijn aangebracht. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de zijbalk in je Notion-werkruimte en selecteer pagina-geschiedenis om alle wijzigingen te bekijken sinds het document is aangemaakt.

Pagina's delen

Als je Notion gebruikt om met je team te werken, hoef je je geen zorgen meer te maken over het verzenden van documenten en spreadsheets via e-mail, Google Drive of andere deelservices. Wanneer je wilt dat een collega een van je Notion-pagina's bekijkt, klik je gewoon op delen. De andere partij kan het document bekijken alsof het een website is. Wil je samenwerken aan het document? Klik op de optie "toon link" nadat je op delen hebt geklikt. Van daaruit kun je selecteren of de persoon met wie je je link deelt de Notion-pagina kan bekijken, bewerken, erop kan reageren of kan dupliceren.

Formules maken

Moe van het zelf doen van berekeningen in Notion? Net als Microsoft Excel en Google Sheets biedt Notion de mogelijkheid om formules te maken, zodat je bladen de berekeningen voor je doen. Of je nu een blad voor loonadministratie maakt of aan een persoonlijk budget werkt, Notion biedt je de tools die je nodig hebt om gegevens eenvoudig te beheren. Met eenvoudige toetsenbordcombinaties maakt Notion het gemakkelijk, zelfs voor beginners.

Pagina's vergrendelen

Als je een pagina met een groep hebt gedeeld en de bewerkingen moeten stoppen, kun je eenvoudig een pagina binnen het Notion-systeem vergrendelen. Ga naar de rechterbovenhoek van de pagina, klik op de toggle-lijst en selecteer de optie pagina vergrendelen. Je hebt ook de mogelijkheid om de pagina te ontgrendelen als je besluit dat verdere groepsbewerking nodig is.

Inhoudsopgave maken

Wanneer je grote documenten voor een groep mensen maakt, kan het toevoegen van een inhoudsopgave een eenvoudige manier zijn om de informatie die je nodig hebt te organiseren. Het maken van een inhoudsopgave in Notion is eenvoudig. Eerst typ je een schuine streep, daarna selecteer je inhoudsopgave. Er wordt automatisch een set links gegenereerd, zodat jij en je team gemakkelijk binnen je document kunnen navigeren.

Herinneringen instellen

Je leven is druk, en het kan moeilijk zijn om alles bij te houden wat je elke dag moet doen om alles soepel te laten verlopen. Gelukkig kunnen herinneringen in Notion projectbeheer eenvoudig maken, zodat je niet vergeet welke taken moeten worden voltooid voordat je verder kunt met je werk. Om een herinnering in Notion te maken, zoek je eerst de informatie waarvoor je een herinnering wilt instellen. Typ vervolgens een @-symbool gevolgd door de dag en tijd waarop je herinnerd wilt worden. Wil je liever een ander teamlid aan de informatie herinneren, typ dan nog een @-symbool en vervolgens hun naam naast de oorspronkelijke herinnering. Dit kan de noodzaak om Google Agenda of een ander kalendersysteem voor herinneringen te gebruiken, elimineren.

Kleurcodering gebruiken

Als je graag je werk visueel georganiseerd hebt zodat je altijd weet waar alles is, is het gebruik van kleurcodeblokken in Notion een slimme manier om de digitale werkruimte te creëren die voor jou logisch is. Sommige mensen geven de voorkeur aan kleurcodering voor elk individueel project, terwijl anderen kleuren gebruiken om werkgebieden aan te geven die actie vereisen (zoals groen voor een gebied dat klaar is, geel voor een gebied dat meer werk of verbetering nodig heeft, en rood voor een gebied dat moet worden verwijderd of volledig herzien). Je kunt kleuren gebruiken om subpagina's te labelen en teamleden een snelle blik te geven op wat er moet gebeuren.

Pagina's exporteren

Werk je met een klant of klanten die nog niet aan boord zijn met Notion? Geen zorgen – je kunt eenvoudig materialen exporteren in verschillende bestandsformaten, zodat iedereen letterlijk op dezelfde pagina werkt. Net als bij het delen van een document binnen Notion, begin je door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de pagina te klikken. Van daaruit selecteer je exporteren. Vervolgens kies je je bestandsformaat (je kunt kiezen uit PDF's, HTML-bestanden, Google Sheets of CSV's voor degenen die Excel gebruiken).

Maak een startpagina

Je kunt eenvoudig alles wat je aanbiedt in Notion organiseren door een startpagina te maken die functioneert als een website. Je kunt links toevoegen die het voor jou en je team gemakkelijk maken om de benodigde informatie te vinden zonder door al je Notion-documenten en -bladen te hoeven ploeteren. Deze pagina's kunnen vanaf nul worden gemaakt of met kant-en-klare Notion-sjablonen.

Maak een leeslijst

Een leeslijst maken in Notion stelt je in staat om bij te houden welke boeken je wilt lezen die je naar het volgende niveau brengen in zowel je zakelijke als persoonlijke leven.

Stel doelen in en volg ze

Een doelenoverzicht maken in Notion kan je helpen ervoor te zorgen dat je vooruitgang boekt in je persoonlijke en zakelijke ontwikkeling. Wanneer je regelmatig in Notion werkt, zie je hoe je vordert richting je doelen, en ben je minder geneigd ze op de lange baan te schuiven.

Maak pagina's met Notion-sjablonen

Met de Notion-database is het eenvoudig om pagina's te maken die zowel overzichtelijk als aantrekkelijk zijn. Wanneer je op de Sjablonen-knop in Notion klikt, zie je dat je veel opties hebt die zijn afgestemd op specifieke behoeften binnen de software. Of je nu op zoek bent naar een vergadersjabloon of een stappenplan om een nieuw product te ontwikkelen, sjablonen maken het eenvoudig om je Notion-pagina's op te zetten op een manier die logisch is voor jou en je team.

Donker thema in Notion

Om de donkere modus in Notion in te schakelen:

• Ga naar 'Instellingen en Leden'
• Selecteer Uiterlijk
• Verander het dropdown-menu naar 'Donker'

Je kunt ook ctrl+shift+L op een pc of cmnd+shift+L op een Mac indrukken om de donkere modus in Notion in te schakelen. Je interface verandert in een gebruiksvriendelijkere app en je ogen zullen je dankbaar zijn.

Snel zoeken in Notion

Een andere nuttige tutorial om de productiviteit met Notion te maximaliseren, is leren hoe je snel kunt zoeken. Om snel naar een nieuwe pagina in Notion te zoeken:

• Druk op cmnd+P op een Mac of ctrl+P op een pc.
• Dit opent een snelmenu dat al je pagina's scant.

Verwijs naar een andere pagina of persoon met het @-symbool in Notion

Je kunt direct naar een andere pagina linken door simpelweg het '@'-symbool te typen en de pagina te selecteren die je wilt verwijzen. Je kunt ook specifieke gebruikers en abonnees vermelden door het '@'-symbool te typen en hun naam te selecteren.

Opmerking: Elke keer dat je een persoon vermeldt, worden ze op de hoogte gesteld onder het tabblad 'Alle updates' in de linkerbovenhoek van het scherm.

Maak blokkolommen in Notion

Notion stelt je in staat om blokken naast elkaar te organiseren. Om een blokkolom in Notion te maken:

• Selecteer de zes grijze stippen aan de linkerkant van het blok of de blokken die je wilt organiseren.
• Verplaats het geselecteerde blok naar de zijkant van het blok waarmee je kolommen naast elkaar wilt maken
• Zodra je een blauwe verticale lijn ziet, kun je klikken.

Schuine streep sneltoets in Notion

In plaats van het pluspictogram te selecteren of met de rechtermuisknop te klikken om een nieuw blok te maken, druk je gewoon op '/' en typ je de naam van het blok dat je wilt maken. Dit stelt je in staat om snel nieuwe blokken in je sjabloon te maken zonder je muis aan te raken.

Verbeter je Notion-werkstroom met Speechify

Speechify zet tekst eenvoudig om in audio, waardoor het eenvoudig is om bij te blijven met de documenten waaraan jij en je team werken in Notion. Het is niet nodig om achter je computer te gaan zitten met Speechify. Je bibliotheek met audiobestanden synchroniseert automatisch met al je apparaten, van Android tot iPhone en verder, zodat je onderweg up-to-date kunt blijven.

Veelgestelde Vragen

Helpt Notion bij productiviteit?

In tegenstelling tot andere populaire apps zoals Evernote, Slack en Trello, is Notion veel meer dan een app voor notities en eenvoudige communicatie. Je kunt er een allesomvattende productiviteitsoplossing voor je leven mee bouwen. Ik heb eerder geschreven over hoe ik een Notion-gewoontetracker heb gemaakt, en ik gebruik het nog steeds om mijn trainingen bij te houden, mijn dagboek te catalogiseren en mijn schrijfwerk te verzamelen. Sterker nog, ik schrijf deze blogpost nu in Notion. 

Werkt Notion op mijn Apple- of Samsung-telefoon?

Notion heeft zowel desktop- als mobiele apps, zodat je overal up-to-date kunt blijven. De mobiele app is beschikbaar op zowel Android- als iOS-platforms.