Dicas de produtividade para o Dropbox

O Dropbox pode ser uma ferramenta poderosa para armazenar e transferir arquivos. Aprenda a se organizar e aumentar a produtividade com estas dicas.

O Dropbox é uma excelente ferramenta que você pode usar para transferir arquivos e manter tudo o que precisa em um só lugar. Como está na nuvem, é uma ferramenta útil que permite salvar, compartilhar e acessar seus arquivos de qualquer um dos seus dispositivos.

Se você deseja manter seu Dropbox organizado, há algumas etapas que pode seguir para isso. Reunimos algumas dicas úteis para que você possa aproveitar ao máximo os melhores recursos do Dropbox.

Dicas para se manter organizado no seu Dropbox

Existem várias maneiras de se manter organizado no Dropbox. Aqui estão nossas quatro principais dicas.

Crie uma pasta no Dropbox para cada projeto em que você está trabalhando

Nossa primeira dica é criar uma pasta no Dropbox para cada tópico ou projeto diferente em que você está trabalhando. Usando o organizador de múltiplos arquivos, você pode classificar todos os seus documentos onde pode encontrá-los facilmente no iOS, Mac, Android ou Windows.

Use a função de busca para encontrar rapidamente os arquivos que você precisa

Outra dica útil do nosso Dropbox é usar a função de busca para encontrar o que você está procurando de forma rápida e fácil. É útil nomear os arquivos de acordo com o que você planeja fazer com eles primeiro. Por exemplo, se você está coletando documentos sobre pássaros, nomear cada arquivo com o título do documento ajuda a encontrar os documentos no futuro. Estratégias de nomenclatura consistentes tornam a busca simples.

Compartilhe pastas com outras pessoas para colaborar em projetos

Outra coisa a considerar é usar pastas compartilhadas nas quais você pode colocar arquivos ao colaborar com outros no Dropbox.com. No aplicativo móvel do Dropbox ou no novo software do Dropbox no seu computador, faça login e passe o mouse sobre o arquivo ou pasta que deseja compartilhar com outra pessoa.

Clique no ícone de compartilhamento e você pode digitar o nome, e-mail ou grupo com o qual deseja compartilhar o arquivo. Você pode até ajustar para permitir que eles editem ou apenas visualizem o arquivo (isso funciona de forma semelhante ao Google Docs no seu Google Drive).

Use o recurso de comentários do Dropbox para deixar notas e feedback em arquivos  

Comentar é outro benefício de usar o Dropbox para negócios ou uso pessoal no seu dispositivo móvel ou em outros formatos. Quer você coloque seus arquivos em uma pasta compartilhada ou trabalhe em arquivos individualmente, você pode deixar comentários neles, assim como faria com Google Docs.

Em planilhas, você pode adicionar um comentário diretamente no arquivo, e ele aparecerá na barra lateral à direita da tela. No seu atual Dropbox Paper compartilhado, você pode clicar em “Todos os Arquivos” e “Comentários” para deixar um comentário também no lado direito da tela.

As notas geralmente são atualizadas com cada histórico de versão, mas certifique-se de verificar versões anteriores para comentários que possam ter sido removidos. Maximize a funcionalidade do Dropbox 

Para maximizar a funcionalidade do Dropbox, você deve explorar as diferentes integrações que acompanham este software de armazenamento em nuvem. Por exemplo, você pode instalar um leitor TTS para suporte em tempo real de texto para fala.

Arquivos do Dropbox 

Pronto para revisar seus arquivos do Dropbox? Talvez você precise verificar os novos arquivos compartilhados que acabou de receber?

É nesse momento que um leitor TTS será útil para você. Leitores TTS ajudam a melhorar os fluxos de trabalho ao reduzir o tempo necessário para ler documentos. Este é um dos poucos atalhos que você deve conhecer se estiver procurando por dicas de produtividade ao usar o Dropbox.

Leitor de texto para fala (TTS) 

Texto para fala é um tipo de tecnologia assistiva que lê qualquer texto digital em voz alta para você. Com apenas o pressionar de um botão no software certo, você pode converter as palavras na sua tela em áudio, para que possa ouvir o conteúdo do seu Dropbox em vez de ter que lê-los manualmente.

É possível usar um leitor de texto para fala com o Dropbox para tornar seu dia um pouco mais fácil. Você pode ouvir todos os seus documentos com o Speechify, permitindo que você ouça o que está no seu Dropbox em vez de ter que ler cada documento por conta própria. Na verdade, o Speechify é uma extensão simples do Chrome. Adicione ao Chrome e você pode ouvir todos os seus arquivos do Dropbox com o apertar de um botão. Esta é, talvez, a extensão de navegador mais produtiva que você encontrará para o Dropbox.

Como o Speechify funciona?

Se você tem o Speechify no seu iPad, por exemplo, você pode usar o Speechify para ler todos os seus documentos diretamente no Dropbox. Se você o tem no Chrome, use a extensão para ler qualquer texto na tela.

Você pode não estar familiarizado com software de conversão de texto em fala, mas muitas pessoas o utilizam hoje em dia. Não é apenas para pessoas que têm dificuldade em ler ou que vivem com TDAH, dislexia ou outras condições.

Então, quem usa TTS para Dropbox?

Advogados que têm centenas de arquivos para revisar antes do tribunal. Equipes de conteúdo que estão ouvindo o conteúdo que precisam revisar antes de ser publicado na web. Qualquer pessoa pode ser mais produtiva com essa tecnologia.

Por que usar o Speechify para converter seu conteúdo do Dropbox em áudio?
Você pode reduzir a fadiga ocular, ouvir áudio enquanto realiza outras tarefas longe do computador, baixar o arquivo de áudio para ouvir seu conteúdo do Dropbox em movimento e muito mais.

Se você precisa de um leitor TTS como auxílio para ler mais rápido ou apenas quer acelerar o áudio para concluir tarefas mais rapidamente do que se estivesse lendo, este é um excelente complemento para ter pronto para uso com o Dropbox.

Perguntas Frequentes

O Dropbox é uma ferramenta de produtividade?

Sim. O Dropbox é uma ferramenta de produtividade que permite acessá-lo a partir do seu dispositivo móvel, no Chrome e por outros meios. Funciona de forma semelhante ao Gmail, Google Docs e Google Drive, pois é uma plataforma baseada em nuvem.

O Dropbox permite que você gerencie tarefas com facilidade, pois você pode acessar sua conta do Dropbox de qualquer lugar. Está disponível no Microsoft Windows, Mac e outros sistemas.

Como posso aproveitar ao máximo o meu Dropbox?

Para aproveitar ao máximo o Dropbox, você deve considerar maximizar o espaço que é oferecido gratuitamente, habilitar a verificação em duas etapas para maior segurança e sincronizar suas pastas entre dispositivos para que possa acessá-las de qualquer lugar.

A vantagem de usar a sincronização seletiva é que você escolhe quais arquivos serão atualizados entre seus dispositivos. Assim, se você quiser manter alguns arquivos seguros no seu computador principal, mas planeja compartilhar outros com sua equipe, pode movê-los para o espaço de trabalho compartilhado para fácil acesso online ou offline.

Quais são algumas dicas de produtividade para o Dropbox? 

Existem algumas dicas de produtividade para o Dropbox que você pode querer experimentar. A primeira é usar o MeisterTask Attachment Picker para anexar arquivos importantes à sua tarefa no MeisterTask (esta é uma integração útil a considerar). Você pode escolher o arquivo que deseja usar e adicioná-lo como um anexo que outros podem baixar, interagir, visualizar e mais.

Outra coisa a considerar ao usar o Dropbox é vincular documentos relacionados a uma tarefa na descrição da tarefa. Isso ajuda a manter a organização, para que você possa encontrar rapidamente os itens que está procurando.

Uma terceira dica incrível de produtividade é usar o Speechify com seu Dropbox. Toda vez que alguém enviar um novo arquivo para você revisar ou quando estiver pronto para sentar e analisar documentos que você vem coletando, o Speechify pode convertê-los em fala semelhante à humana para você, para que possa ouvir em vez de ler. Ou, ler junto com o áudio tocando ao fundo.

Em qualquer um desses casos, as dicas de produtividade certamente ajudarão você a lidar com suas tarefas mais rapidamente enquanto usa o Dropbox.

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