À medida que o mundo dos negócios se torna cada vez mais digital, escolher o sistema telefônico adequado é fundamental para uma pequena empresa. O melhor sistema telefônico para pequenas empresas deve oferecer mensagens sem interrupções, correio de voz, videoconferência, gravação de chamadas, roteamento de chamadas, encaminhamento de ligações e muito mais. Seja você fã de um sistema telefônico em nuvem ou de um telefone de mesa tradicional, ele deve se integrar bem ao sistema telefônico do seu escritório e oferecer funcionalidades robustas também em dispositivos móveis.
O Que Procurar em um Sistema Telefônico para Pequenas Empresas
Ao escolher um sistema telefônico para pequenas empresas, vários aspectos devem ser levados em conta. Procure uma solução que suporte o volume de ligações da sua empresa, inclua um atendente automático para uma gestão eficiente de chamadas e conte com excelente suporte ao cliente. O sistema telefônico deve ter integrações simples com ferramentas de negócios populares, como Salesforce, Microsoft e Google Workspace, além de oferecer suporte a chamadas de vídeo, SMS e aplicativo móvel para dispositivos iOS e Android, garantindo comunicações unificadas, independentemente do número de usuários.
O número de linhas telefônicas que uma pequena empresa precisa pode variar. O ideal é ter linhas suficientes para suportar as ligações simultâneas feitas pelos membros da sua equipe. Isso inclui não apenas chamadas externas, mas também internas, para recados e coordenação entre a equipe.
Entendendo os Sistemas PBX e VoIP
Um sistema PBX (Private Branch Exchange) é uma rede telefônica privada dentro da sua empresa que permite roteamento de chamadas, transferência de chamadas e criação de grupos de toque. Ele pode ser hospedado localmente ou como um sistema telefônico em nuvem. Os benefícios de um sistema PBX para pequenas empresas incluem escalabilidade, recursos avançados e a possibilidade de usar uma combinação de telefones IP, aparelhos analógicos ou tradicionais e softphones.
Já um sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol) utiliza a conexão de internet para realizar chamadas telefônicas. Ele suporta chamadas de voz em tempo real, chamadas ilimitadas, reuniões por vídeo e envio de mensagens de texto, e normalmente inclui recursos como correio de voz para e-mail e transcrição de mensagens de voz.
PBX vs VoIP: Qual é Melhor?
A escolha entre um sistema telefônico PBX ou VoIP depende das necessidades do seu negócio. Os sistemas PBX oferecem maior controle sobre as comunicações e a qualidade das ligações. Eles geralmente são mais adequados para empresas maiores com escritório físico já estabelecido.
Os sistemas VoIP, por sua vez, oferecem mais flexibilidade e tendem a ter custos iniciais mais baixos. São mais indicados para negócios com equipes remotas, pois permitem que os funcionários façam chamadas por um aplicativo de desktop ou celular. Serviços VoIP também oferecem atualizações, complementos e são fáceis de escalar.
Top 8 Sistemas Telefônicos para Pequenas Empresas
1. RingCentral: Sistema tudo em um de telefone, vídeo e mensagens de equipe, com integrações avançadas de CRM e capacidade de chamadas internacionais.
2. Nextiva: Sistema telefônico em nuvem com excelente atendimento ao cliente, recursos avançados de gerenciamento de chamadas e serviço confiável em todos os Estados Unidos e Canadá.
3. Ooma: Conhecido por sua qualidade de chamada excepcional, oferece uma variedade de serviços telefônicos comerciais, incluindo sistema telefônico virtual, número gratuito e serviços de número local.
4. Dialpad: Oferece serviços de voz e mensagens com tecnologia de IA, com integração ao Google Workspace e Salesforce.
5. Vonage: Conhecida por seus aplicativos móveis e de desktop robustos, a Vonage oferece um serviço VoIP confiável, com ótima qualidade de chamada e diversos recursos.
6. Grasshopper: Ideal para pequenos empresários e empreendedores, fornece um número de telefone comercial diretamente no seu celular.
7. GoTo Connect: Oferece uma combinação de serviço VoIP para empresas e solução de videoconferência.
8. Microsoft Teams: Apesar de ser principalmente uma ferramenta de colaboração em equipe, o Teams adicionou funções de chamadas que se integram ao seu sistema de comunicação.
Escolher o sistema telefônico ideal para pequenas empresas exige entender suas necessidades e como cada solução pode atendê-las. Os proprietários devem considerar cuidadosamente o número de linhas necessárias, a capacidade do sistema de se integrar aos softwares e fluxos de trabalho já existentes, além do nível de suporte ao cliente oferecido pelo provedor. Se um sistema PBX ou VoIP é o mais adequado vai depender, principalmente, do tipo de negócio e do uso planejado do sistema.
Lembre-se: não se trata apenas de fazer chamadas telefônicas. Um sistema telefônico pode aprimorar a comunicação da empresa, oferecendo recursos como mensagens para equipe, videoconferência, correio de voz para e-mail e integrações com CRM. Os melhores sistemas telefônicos para pequenas empresas são aqueles que reúnem uma variedade de funcionalidades e serviços adaptados às necessidades do seu negócio. Portanto, dedique um tempo à pesquisa e com certeza encontrará a opção ideal.
