Te-ai săturat de haosul creat de utilizarea diferitelor programe de partajare a documentelor în organizația ta? Ești gata să pui la punct, o dată pentru totdeauna, o soluție mai bună pentru organizarea întâlnirilor și a listelor de sarcini? Dacă îți dorești să-ți crești productivitatea, e posibil să fi auzit deja de Notion ca instrument de productivitate.
Ce este Notion?
Notion este o aplicație de productivitate și o soluție de management al sarcinilor care îți permite ție și echipei tale să construiți exact fluxul de lucru de care aveți nevoie – fără ca fiecare să încerce să sincronizeze platforme diferite. Aici vei descoperi tot ce trebuie să știi pentru a-ți maximiza productivitatea pe platforma Notion.
Sfaturi Notion pentru productivitate
Revizuiește modificările versiunilor
Ai șters din greșeală ceva important? Ni s-a întâmplat tuturor, iar dacă folosești Notion, ai noroc. La fel ca în Google Docs, Notion îți permite să vezi toate actualizările făcute într-o pagină. Dacă dai clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al barei laterale din spațiul tău de lucru Notion, apoi selectezi istoricul paginii, vei putea să revii și să vezi toate modificările făcute de la crearea documentului.
Partajează pagini
Dacă folosești Notion pentru a lucra cu echipa ta, nu trebuie să-ți mai faci griji că trebuie să trimiți documente și foi de calcul prin email, Google Drive sau alte servicii de partajare. Când vrei ca un coleg să vadă una dintre paginile tale Notion, apasă pur și simplu pe butonul de partajare. Cealaltă persoană va putea vizualiza documentul la fel ca pe un site. Vrei să lucrați împreună pe document? Apasă pe opțiunea „arată link” după ce ai dat share. De aici, poți selecta dacă persoana cu care partajezi linkul poate vizualiza, edita, comenta sau duplica pagina ta Notion.
Creează formule
Te-ai săturat să faci calcule singur atunci când lucrezi în Notion? La fel ca în Microsoft Excel și Google Sheets, Notion îți oferă opțiunea de a crea formule, astfel încât tabelele tale să calculeze automat pentru tine. Fie că faci o foaie pentru salarii sau lucrezi la un buget personal, Notion îți pune la dispoziție instrumentele necesare pentru a gestiona datele cu ușurință. Cu ajutorul scurtăturilor de la tastatură, totul devine simplu, chiar și pentru începători.
Blochează pagini
Dacă ai partajat o pagină cu un grup și ai nevoie să oprești modificările, poți bloca cu ușurință acea pagină în cadrul sistemului Notion. Mergi în colțul din dreapta sus al paginii, dă clic pe lista de opțiuni și alege opțiunea de blocare a paginii. Vei avea și opțiunea de a debloca pagina dacă decizi că e nevoie de editare suplimentară în grup.
Creează un cuprins
Când creezi documente voluminoase pentru un grup de persoane, adăugarea unui cuprins poate fi o modalitate simplă de a organiza informațiile necesare. Crearea unui cuprins în Notion este foarte ușoară. Mai întâi, tastezi o bară oblică înainte, apoi selectezi cuprins. Un set de linkuri va fi generat automat, permițând ție și echipei tale să navigați ușor prin document.
Setează memento-uri
Viața ta este aglomerată și poate fi greu să fii la zi cu tot ceea ce ai de făcut zilnic pentru a ține lucrurile în mișcare. Din fericire, memento-urile din Notion pot face managementul proiectelor mult mai ușor, reamintindu-ți ce sarcini trebuie finalizate înainte de a merge mai departe cu munca ta. Pentru a crea un memento în Notion, mai întâi găsește informația pentru care dorești să setezi o reamintire. Apoi, tastează simbolul @ urmat de ziua și ora la care vrei să fii notificat. Dacă dorești să reamintești altui membru al echipei, tastează încă o dată simbolul @ și numele acestuia lângă memento-ul inițial. Astfel poți renunța la Google Calendar sau la alte aplicații de calendar pentru memento-uri.
Folosește coduri de culoare
Dacă preferi ca munca ta să fie organizată vizual, astfel încât să știi mereu unde se află totul, folosirea blocurilor colorate din Notion este o metodă inspirată de a crea spațiul digital de lucru potrivit pentru tine. Unii preferă să folosească un cod de culori pentru fiecare proiect, iar alții folosesc culorile pentru a marca zonele care necesită acțiune (cum ar fi verde pentru zonele gata, galben pentru cele care mai au nevoie de lucru sau îmbunătățiri și roșu pentru cele care trebuie eliminate sau refăcute total). Poți folosi culorile pentru a marca subpagini și le poți oferi colegilor o imagine de ansamblu rapidă asupra a ceea ce trebuie făcut.
Exportă pagini
Lucrezi cu un client sau cu clienți care încă nu folosesc Notion? Nu-ți face griji – poți exporta cu ușurință materialele în diverse formate de fișiere, astfel încât toți să puteți lucra (la propriu) de pe aceeași pagină. La fel ca atunci când partajezi un document în Notion, începi făcând clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al paginii. De aici, selectezi „Export”. Apoi alegi formatul de fișier (poți selecta dintre PDF, fișiere HTML, Google Sheets sau CSV pentru cei care folosesc Excel).
Creează o pagină principală
Poți organiza cu ușurință tot ceea ce ai în Notion prin crearea unei pagini principale, asemănătoare cu un site web. Poți adăuga linkuri care să facă accesarea rapidă a informațiilor de care tu și echipa ta aveți nevoie, fără să fie nevoie să răsfoiți toate documentele și tabelele Notion. Aceste pagini pot fi create de la zero sau din șabloane gata făcute din Notion.
Creează o listă de lectură
Crearea unei liste de lectură în Notion îți permite să ții evidența cărților pe care vrei să le citești pentru a evolua atât pe plan personal, cât și profesional.
Setează obiective urmărite
Crearea unui grafic de obiective în Notion te poate ajuta să te asiguri că avansezi atât în plan personal, cât și în afaceri. Atunci când lucrezi constant în Notion, poți vedea progresul către obiectivele tale și este mult mai puțin probabil să le lași pe plan secund.
Creează pagini folosind șabloane Notion
Cu baza de date Notion, este ușor să creezi pagini ușor de urmărit și plăcute vizual. Când apeși pe butonul Templates (șabloane) în Notion, vei vedea că ai o mulțime de opțiuni concepute pentru nevoi specifice în cadrul aplicației. Fie că ai nevoie de un șablon pentru o întâlnire, fie că îți trebuie o foaie de parcurs pentru dezvoltarea unui produs nou, șabloanele îți vor face ușoară configurarea paginilor Notion într-un mod logic pentru tine și echipa ta.
Tema întunecată în Notion
Pentru a activa modul întunecat în Notion:
- Mergi la „Setări și Membri”
- Selectează „Aspect vizual”
- Schimbă meniul dropdown pe „Întunecat”
Poți folosi și ctrl+shift+L pe PC sau cmnd+shift+L pe Mac pentru a activa modul întunecat în Notion. Interfața va fi mai ușor de citit, iar ochii tăi îți vor mulțumi.
Căutare rapidă în Notion
Un alt truc util pentru a-ți maximiza productivitatea în Notion este să înveți cum să faci o căutare rapidă. Pentru a căuta rapid o pagină nouă în Notion:
- Apasă cmnd+P pe Mac sau ctrl+P pe PC.
- Aceasta va deschide rapid un meniu care va scana toate paginile tale.
Referențiază o altă pagină sau persoană folosind simbolul @ în Notion
Poți face legătura direct către o altă pagină tastând pur și simplu simbolul '@' și selectând pagina pe care dorești să o menționezi. De asemenea, poți menționa utilizatori sau abonați anumiți tastând simbolul '@' și selectând numele lor.
Notă: Ori de câte ori menționezi o persoană, aceasta va primi o notificare sub fila „Toate actualizările” din colțul din stânga sus al ecranului.
Creează coloane de blocuri în Notion
Notion îți permite să organizezi blocurile unul lângă altul. Pentru a crea o coloană de blocuri în Notion:
- Selectează cele șase puncte gri din partea stângă a blocului sau blocurilor pe care vrei să le organizezi.
- Mută blocul selectat lângă blocul unde vrei să creezi coloane unul lângă altul.
- Când vezi o linie albastră verticală, poți da clic oriunde pentru a fixa blocul.
Scurtătura cu bară oblică în Notion
În loc să selectezi pictograma plus sau să dai clic dreapta pentru a crea un nou bloc, pur și simplu apasă „/” și tastează numele blocului pe care dorești să-l creezi. Astfel poți adăuga rapid blocuri noi în șablonul tău fără să folosești mouse-ul.
Îmbunătățește-ți fluxul de lucru în Notion cu Speechify
Speechify convertește cu ușurință textul în audio, făcând simplă ținerea pasului cu documentele la care tu și echipa lucrați în Notion. Nu mai este nevoie să stai lipit de calculator cu Speechify. Biblioteca ta de fișiere audio se sincronizează automat cu toate dispozitivele tale, de la Android la iPhone și nu numai, pentru ca tu să fii la curent oriunde te-ai afla.
Întrebări frecvente
Ajută Notion la productivitate?
Spre deosebire de alte aplicații populare precum Evernote, Slack sau Trello, Notion este mult mai mult decât o aplicație pentru luat notițe și comunicare simplă. Îți poți construi o soluție completă pentru productivitate chiar în interiorul acesteia. Am scris anterior despre cum am creat un tracker de obiceiuri în Notion și încă îl folosesc pentru a-mi urmări antrenamentele, pentru a-mi cataloga jurnalul și pentru a-mi agrega scrierile. De fapt, scriu chiar acum această postare de blog în Notion.
Funcționează Notion pe telefonul meu Apple sau Samsung?
Notion are atât aplicații desktop, cât și mobile, permițându-ți să fii la curent oriunde te-ai afla. Aplicația mobilă este disponibilă atât pe Android, cât și pe iOS.
