การดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบันจำเป็นต้องมีระบบการสื่อสารที่แข็งแกร่ง ซึ่งระบบนี้มักจะมีพื้นฐานมาจากระบบโทรศัพท์ธุรกิจและระบบฝากข้อความเสียงที่เชื่อถือได้ บทความนี้มีเคล็ดลับสำคัญ 5 ข้อในการตั้งระบบโทรศัพท์ธุรกิจ VoIP (Voice over Internet Protocol) และระบบฝากข้อความเสียง พร้อมแนะนำซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน 8 อันดับแรกที่จะช่วยคุณในงานนี้
ฉันจะตั้งระบบโทรศัพท์ธุรกิจได้อย่างไร?
การตั้งระบบโทรศัพท์ธุรกิจต้องทำตามขั้นตอนหลายขั้นตอน:
- ประเมินความต้องการของคุณ: กำหนดจำนวนสายโทรศัพท์ ฟีเจอร์ และประเภทของระบบโทรศัพท์ที่คุณต้องการ (VoIP หรือสายโทรศัพท์พื้นฐาน)
- เลือกผู้ให้บริการ: เลือกผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่มีฟีเจอร์ ความน่าเชื่อถือ และโครงสร้างราคาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
- ตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณ: ติดตั้งโทรศัพท์จริงหรือเซ็ตอัพโทรศัพท์เสมือนบนอุปกรณ์มือถือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรหากคุณใช้ระบบ VoIP
- กำหนดค่าระบบของคุณ: ตั้งค่าการโอนสาย กล่องฝากข้อความเสียง ระบบตอบรับอัตโนมัติ และฟีเจอร์อื่น ๆ ตามความต้องการของธุรกิจของคุณ
ฉันจะตั้งระบบโทรศัพท์ VoIP สำหรับธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร?
การตั้งระบบโทรศัพท์ VoIP มีขั้นตอนดังนี้:
- เลือกผู้ให้บริการ VoIP: มองหาความน่าเชื่อถือ คุณภาพของบริการ ราคา และฟีเจอร์ที่มีให้
- เตรียมอุปกรณ์ของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เสถียร คุณสามารถใช้สมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ หรือโทรศัพท์ VoIP พิเศษที่มีอยู่แล้ว
- กำหนดค่าระบบของคุณ: ติดตั้งซอฟต์แวร์หรือแอป VoIP บนอุปกรณ์ของคุณ ตั้งค่าฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น การโอนสาย ระบบตอบรับอัตโนมัติ การบันทึกการโทร เป็นต้น
ฉันควรมองหาอะไรในระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก?
ฟีเจอร์สำคัญที่ควรพิจารณาในระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ได้แก่:
- ความสามารถในการโอนสาย การส่งต่อสาย และการบันทึกการโทร
- บริการฝากข้อความเสียง
- การรวมเข้ากับระบบ CRM
- ฟีเจอร์ระบบตอบรับอัตโนมัติ
- คุณภาพของบริการและความน่าเชื่อถือ
- ความคุ้มค่าและความสามารถในการขยายตัว
- การสนับสนุนแอปมือถือ
วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจคืออะไร?
วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจคือการติดต่อผู้ให้บริการโทรศัพท์ธุรกิจ พวกเขาจะมีตัวเลือกให้เลือก เช่น หมายเลขท้องถิ่น หมายเลขโทรฟรี หรือหมายเลขพิเศษ เลือกสิ่งที่เหมาะสมกับภาพลักษณ์และความต้องการของธุรกิจของคุณ
ประโยชน์ของการฝากข้อความเสียงคืออะไร?
การฝากข้อความเสียงช่วยให้ธุรกิจจัดการการโทรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะนอกเวลาทำการ มันช่วยให้มั่นใจว่าไม่มีการโทรใดพลาด และข้อความสามารถถอดความและส่งไปยังอีเมลเพื่อการเรียกดูที่ง่ายดาย มันให้ภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและสนับสนุนการบริการลูกค้าโดยให้ผู้โทรฝากข้อความที่ละเอียดได้
ข้อดีของ VoIP คืออะไร?
VoIP มีข้อดีหลายประการ เช่น การประหยัดค่าใช้จ่าย (โดยเฉพาะการโทรทางไกล) ความสามารถในการใช้งานบนอุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต บริการที่มีฟีเจอร์หลากหลาย (เช่น การโอนสาย ฝากข้อความเสียง การบันทึกการโทร) และการรวมเข้ากับเครื่องมือธุรกิจอื่น ๆ เช่น ระบบ CRM
ฉันจะตั้งค่าการฝากข้อความเสียงได้อย่างไร?
การตั้งค่าการฝากข้อความเสียงโดยทั่วไปประกอบด้วย:
- การเข้าถึงการตั้งค่าการฝากข้อความเสียงบนระบบโทรศัพท์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ
- การบันทึกข้อความต้อนรับที่เป็นมืออาชีพและชัดเจน
- การตั้งค่ากล่องฝากข้อความเสียงที่แตกต่างกันหากจำเป็น
- เปิดใช้งานบริการถอดความข้อความเสียงหากมี
ความแตกต่างระหว่างเครื่องแฟกซ์และเครื่องแฟกซ์คืออะไร?
นี่ดูเหมือนจะเป็นคำถามซ้ำเพราะถามถึงการแยกแยะระหว่างสิ่งที่เหมือนกันสองอย่าง - เครื่องแฟกซ์ หากคุณหมายถึงสิ่งอื่น โปรดชี้แจง
ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์ VoIP คืออะไร?
ระบบโทรศัพท์ VoIP มีประโยชน์มากมายรวมถึงการประหยัดค่าใช้จ่าย ความยืดหยุ่น (สามารถใช้งานได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) ความสามารถในการขยายตัว (เพิ่มหรือลดสายได้ง่าย) และการรวมเข้ากับเครื่องมือธุรกิจอื่น ๆ
ความแตกต่างระหว่างการฝากข้อความเสียงธุรกิจและส่วนตัวคืออะไร?
ข้อความเสียงธุรกิจควรมีความเป็นทางการและให้ข้อมูลมากกว่าข้อความเสียงส่วนตัว มักจะรวมถึงเวลาทำการ วิธีการติดต่อทางเลือก และคำสัญญาว่าจะตอบกลับอย่างรวดเร็ว ข้อความเสียงส่วนตัวมักจะเป็นกันเองและไม่เป็นทางการมากกว่า
ความแตกต่างระหว่างระบบโทรศัพท์ธุรกิจกับระบบโทรศัพท์ VoIP คืออะไร?
ระบบโทรศัพท์ธุรกิจเป็นคำทั่วไปที่อาจรวมถึงระบบโทรศัพท์พื้นฐานแบบดั้งเดิมหรือระบบ VoIP สมัยใหม่ ระบบโทรศัพท์ VoIP เป็นประเภทหนึ่งของระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่ใช้อินเทอร์เน็ตในการโทร ให้ความยืดหยุ่นและประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น
8 ซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชันระบบโทรศัพท์ธุรกิจยอดนิยม:
- RingCentral: ให้บริการ VoIP และระบบโทรศัพท์เสมือน, ระบบตอบรับอัตโนมัติ, การบันทึกการโทร, ข้อความ และการเชื่อมต่อกับระบบ CRM ต่างๆ
- Nextiva: ให้บริการ VoIP ที่แข็งแกร่ง, การประชุมทางโทรศัพท์, ระบบตอบรับอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับ CRM
- Vonage: เป็นที่รู้จักในด้านโซลูชัน VoIP สำหรับธุรกิจ รองรับการโอนสาย, อุปกรณ์มือถือ และมีแอปมือถือที่ใช้งานง่าย
- 8x8: ให้บริการระบบโทรศัพท์ VoIP, การทำงานร่วมกันของทีม, การบันทึกการโทร และการเชื่อมต่อกับ CRM
- Grasshopper: เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ให้บริการการจัดเส้นทางการโทร, หมายเลขพิเศษ และสายธุรกิจเฉพาะ
- Dialpad: เป็นที่รู้จักในด้านความสามารถ AI เช่น การถอดเสียง, Dialpad ยังให้บริการการจัดเส้นทางการโทรและข้อความธุรกิจ
- Mitel: ให้บริการระบบ PBX บนคลาวด์และในสถานที่, ระบบตอบรับอัตโนมัติ และฟีเจอร์การจัดเส้นทางการโทร
- Jive: ให้บริการ VoIP บนคลาวด์, ระบบ PBX, การบันทึกการโทร และการเชื่อมต่อกับ CRM
สรุปแล้ว การตั้งค่าระบบโทรศัพท์ธุรกิจและข้อความเสียงต้องมีการวางแผนและพิจารณาความต้องการของธุรกิจอย่างรอบคอบ โดยการเลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่เหมาะสม และการตั้งค่าระบบ VoIP และข้อความเสียงอย่างถูกต้อง คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของธุรกิจได้อย่างมาก
