Khi thế giới kinh doanh ngày càng số hóa, việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp trở nên vô cùng quan trọng với doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất nên hỗ trợ nhắn tin liền mạch, hộp thư thoại, hội nghị video, ghi âm cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và nhiều tính năng hữu ích khác. Dù bạn ưu tiên dịch vụ điện thoại dựa trên đám mây hay thích điện thoại bàn truyền thống hơn, hệ thống đó vẫn phải tích hợp tốt với hệ thống điện thoại văn phòng hiện có và mang lại đầy đủ tính năng mạnh mẽ trên thiết bị di động.
Những Yếu Tố Cần Cân Nhắc Khi Chọn Hệ Thống Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Khi lựa chọn hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ, có nhiều yếu tố bạn cần tính đến. Hãy tìm các hệ thống có thể xử lý tốt lưu lượng cuộc gọi của doanh nghiệp, có tính năng tổng đài tự động để quản lý cuộc gọi hiệu quả và hỗ trợ khách hàng thật tốt. Hệ thống điện thoại nên dễ dàng tích hợp với các công cụ doanh nghiệp phổ biến như Salesforce, Microsoft và Google Workspace, đồng thời hỗ trợ cuộc gọi video, SMS và có ứng dụng di động cho iOS và Android, giúp kết nối thông suốt bất kể số lượng người dùng.
Số lượng đường dây điện thoại mà doanh nghiệp nhỏ cần có thể khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có đủ đường dây để xử lý các cuộc gọi đồng thời mà các thành viên trong nhóm thực hiện. Điều này bao gồm không chỉ các cuộc gọi ra ngoài mà còn cả các cuộc gọi nội bộ phục vụ trao đổi, nhắn tin và phối hợp trong nhóm.
Tìm Hiểu Về Hệ Thống PBX và VoIP
Hệ thống PBX (Private Branch Exchange) là một mạng điện thoại riêng trong doanh nghiệp, cho phép định tuyến cuộc gọi, chuyển cuộc gọi và tạo các nhóm chuông. PBX có thể được triển khai tại chỗ hoặc dưới dạng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây. Lợi ích của hệ thống điện thoại PBX cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm khả năng mở rộng linh hoạt, nhiều tính năng nâng cao và khả năng kết hợp sử dụng điện thoại IP, điện thoại analog/truyền thống cùng với phần mềm gọi điện trên máy tính.
Trong khi đó, hệ thống điện thoại VoIP (Voice Over Internet Protocol) sử dụng kết nối internet của bạn để thực hiện các cuộc gọi. Hệ thống này hỗ trợ đàm thoại thời gian thực, gọi không giới hạn, họp video và nhắn tin văn bản, thường đi kèm các tính năng như chuyển hộp thư thoại sang email và chuyển đổi nội dung hộp thư thoại sang văn bản.
PBX và VoIP: Lựa Chọn Nào Phù Hợp Hơn?
Việc chọn giữa hệ thống điện thoại PBX và VoIP phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. PBX mang lại khả năng kiểm soát cao hơn đối với hệ thống liên lạc nội bộ và chất lượng cuộc gọi. Kiểu hệ thống này thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn, đã có văn phòng ổn định, hạ tầng sẵn có.
Ngược lại, hệ thống VoIP linh hoạt hơn và thường có chi phí đầu tư ban đầu thấp. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, vì cho phép nhân viên gọi điện ngay trên ứng dụng máy tính hoặc điện thoại di động. Dịch vụ VoIP cũng thường đi kèm nâng cấp, tiện ích mở rộng và dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển.
Top 8 Hệ Thống Điện Thoại Dành Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
1. RingCentral: Nền tảng hợp nhất điện thoại, video và nhắn tin nhóm, tích hợp CRM mạnh mẽ cùng khả năng gọi quốc tế.
2. Nextiva: Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây nổi bật với dịch vụ khách hàng tận tâm, các tính năng quản lý cuộc gọi nâng cao và độ tin cậy cao tại Hoa Kỳ và Canada.
3. Ooma: Nổi tiếng với chất lượng cuộc gọi ổn định, cung cấp các dịch vụ điện thoại doanh nghiệp như hệ thống điện thoại ảo, số tổng đài miễn phí và số điện thoại địa phương.
4. Dialpad: Cung cấp dịch vụ gọi thoại và nhắn tin ứng dụng AI, tích hợp chặt chẽ với Google Workspace và Salesforce.
5. Vonage: Nổi bật với ứng dụng di động và máy tính, Vonage mang đến dịch vụ VoIP mạnh mẽ, chất lượng cuộc gọi tốt và nhiều tính năng tiện lợi.
6. Grasshopper: Lý tưởng cho chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân, Grasshopper cung cấp số điện thoại doanh nghiệp chạy trên chính điện thoại di động cá nhân của bạn.
7. GoTo Connect: Kết hợp dịch vụ điện thoại VoIP cho doanh nghiệp với giải pháp hội nghị truyền hình trong một nền tảng thống nhất.
8. Microsoft Teams: Dù chủ yếu là công cụ cộng tác nhóm, Teams còn tích hợp thêm tính năng gọi điện, kết nối với toàn bộ hệ thống liên lạc của doanh nghiệp.
Để chọn được hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ phù hợp, bạn cần hiểu rõ nhu cầu của mình và cách dịch vụ điện thoại có thể đáp ứng những nhu cầu đó. Chủ doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc kỹ số lượng đường dây cần dùng, khả năng tích hợp với phần mềm và quy trình hiện tại, cũng như mức độ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp. Việc chọn PBX hay VoIP tối ưu hơn chủ yếu phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và cách bạn dự định sử dụng hệ thống.
Đừng quên rằng đây không chỉ là chuyện nghe gọi đơn thuần. Một hệ thống điện thoại tốt có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp, mang đến các tính năng như nhắn tin nhóm, hội nghị video, chuyển hộp thư thoại sang email và tích hợp CRM. Hệ thống điện thoại lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ là hệ thống đáp ứng linh hoạt nhiều nhu cầu, với dịch vụ được thiết kế sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy dành thời gian tìm hiểu và so sánh kỹ lưỡng để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
