Voice over IP (VoIP) là một bước tiến mang tính cách mạng trong lĩnh vực viễn thông. Thông qua việc chuyển giọng nói của bạn thành dữ liệu số, VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi qua kết nối internet thay vì dùng đường dây điện thoại truyền thống. Sau đây là hướng dẫn sử dụng VoIP, các lợi ích nổi bật và những giải pháp phần mềm VoIP hàng đầu hiện nay.
Tìm Hiểu Về VoIP
VoIP, viết tắt của Voice over Internet Protocol, là công nghệ cho phép thực hiện cuộc gọi thoại qua internet. Cụ thể, VoIP chuyển giọng nói của bạn thành các gói dữ liệu số và truyền qua internet đến người nhận. Ví dụ, với dịch vụ VoIP như Skype, bạn có thể gọi thoại hoặc gọi video trực tiếp từ máy tính, thiết bị di động, hoặc thậm chí từ điện thoại VoIP, mà không cần thông qua mạng điện thoại truyền thống hay cố định.
Ưu Điểm Của VoIP
VoIP mang đến rất nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí: So với hệ thống điện thoại truyền thống, dịch vụ VoIP thường có chi phí thấp hơn, đặc biệt là với các cuộc gọi đường dài và quốc tế.
- Đa năng: VoIP hỗ trợ gọi thoại, họp video, hộp thư thoại và nhiều tính năng khác. Bạn có thể dễ dàng truy cập từ điện thoại bàn, điện thoại di động hoặc thậm chí là điện thoại IP.
- Tính năng nâng cao: Hầu hết các giải pháp VoIP đều đi kèm các tính năng như trả lời tự động, định tuyến cuộc gọi và thêm lời nhắc ghi âm (voice prompt).
- Truyền thông hợp nhất: Dễ dàng tích hợp với các công cụ làm việc, giúp nâng cao trải nghiệm liên lạc tổng thể.
Sự Khác Biệt Giữa VoIP và VoATM
VoIP và Voice over ATM (VoATM) đều là các công nghệ viễn thông cho phép thực hiện cuộc gọi thoại qua những loại mạng khác nhau. VoIP hoạt động trên nền tảng mạng IP như internet hoặc mạng nội bộ (LAN), trong khi VoATM lại chạy trên mạng Chế độ Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transfer Mode). VoIP thường tối ưu băng thông tốt hơn và tương thích với các dịch vụ internet, nên phổ biến hơn VoATM.
Cách Sử Dụng VoIP
Cách sử dụng VoIP khá đơn giản:
- Chuẩn bị đường truyền internet: Đảm bảo bạn có kết nối băng thông rộng hoặc Ethernet ổn định, với băng thông đủ lớn để duy trì chất lượng cuộc gọi.
- Chọn dịch vụ VoIP: Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ VoIP với các gói tính năng và mức giá khác nhau. Hãy cân nhắc nhu cầu như lưu lượng cuộc gọi, hoặc có cần thêm tính năng như hội nghị trực tuyến hay không.
- Cấu hình hệ thống VoIP: Sau khi chọn nhà cung cấp, bạn cần tiến hành thiết lập hệ thống. Quá trình này có thể khác nhau nhưng thường bao gồm việc cài đặt thiết bị, phần mềm hoặc ứng dụng di động, và có thể phải tinh chỉnh một số thiết lập trên router.
Thêm Lời Nhắc Ghi Âm Cho Hệ Thống VoIP
Lời nhắc ghi âm là các đoạn thông báo ghi âm sẵn hoặc hướng dẫn giúp người dùng thao tác khi gọi đến hệ thống. Dưới đây là cách thêm lời nhắc ghi âm vào hệ thống VoIP của bạn:
- Chuẩn bị lời nhắc ghi âm: Bạn có thể tự ghi âm các thông báo này hoặc thuê dịch vụ lồng tiếng chuyên nghiệp. Hãy đảm bảo thông báo rõ ràng, dễ nghe, dễ hiểu.
- Tải lên lời nhắc: Cách tải lời nhắc ghi âm sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ VoIP của bạn. Thông thường, bạn sẽ tải file âm thanh lên qua giao diện quản trị dịch vụ.
- Cấu hình phát lời nhắc: Sau khi tải lên, cần cấu hình hệ thống để tự động phát các lời nhắc tại những thời điểm phù hợp (ví dụ: khi giữ máy, hoặc khi khách điều hướng qua tổng đài tự động).
Top 8 Phần Mềm & Ứng Dụng VoIP Hàng Đầu
- RingCentral: Giải pháp VoIP “tất cả trong một” với nhiều tính năng mạnh mẽ cho doanh nghiệp nhỏ, như tổng đài tự động, họp video và gọi quốc tế.
- 8x8 X Series: Nền tảng truyền thông hợp nhất với các tính năng nâng cao như nhắn tin nhóm và ghi âm cuộc gọi.
- Vonage Business Cloud: Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, dễ dàng tích hợp với các nền tảng CRM và có ứng dụng di động mạnh mẽ.
- Microsoft Teams: Là một phần của bộ Office 365, cung cấp cuộc gọi VoIP, họp video và tích hợp mượt mà với các sản phẩm Microsoft khác.
- Nextiva: Nổi tiếng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, Nextiva cung cấp dịch vụ VoIP với tổng đài tự động, gọi thoại, video và tích hợp CRM.
- Mitel MiCloud Connect: Giải pháp đầy đủ tính năng, bao gồm gọi thoại, họp video và nhắn tin tức thời.
- Ooma Office: Lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ, với các tính năng như lễ tân ảo, quay số nội bộ và hội nghị.
- Grasshopper: Dành cho doanh nhân và doanh nghiệp nhỏ, Grasshopper cung cấp hệ thống điện thoại VoIP với tùy chọn giữ lại số cũ của bạn.
Các giải pháp VoIP là một bước tiến vượt trội so với điện thoại truyền thống, mang lại nhiều tính năng hơn với chi phí hợp lý hơn. Nắm rõ cách thêm lời nhắc ghi âm và lựa chọn phần mềm VoIP phù hợp sẽ giúp nâng cao đáng kể trải nghiệm liên lạc cá nhân hoặc cho doanh nghiệp của bạn.
