Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những cách để nâng cao dịch vụ khách hàng là áp dụng phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói cho trung tâm cuộc gọi của bạn. Phần mềm IVR này cho phép bạn tự động hóa một số phần trong quy trình chăm sóc khách hàng, giúp nhân viên có thời gian tập trung xử lý những vấn đề phức tạp hơn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu hơn về phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói và cách triển khai nó tại trung tâm cuộc gọi.
Tìm hiểu về phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói
Bạn có thể đã quen với các giải pháp tts dựa trên đám mây của Chrome hoặc thậm chí Microsoft, nhưng trong phần này chúng tôi sẽ đi sâu hơn để tìm hiểu về phần mềm IVR TTS.
IVR chuyển văn bản thành giọng nói là gì?
IVR, hay Phản hồi thoại tương tác, là một hệ thống giao tiếp tự động cho phép khách hàng tương tác với hệ thống điện thoại máy tính hóa. Nó thường được thiết kế cho người gọi và trung tâm liên lạc. Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là một dạng IVR sử dụng trí tuệ nhân tạo để chuyển đổi văn bản viết thành lời nói. Phần mềm này giúp bạn tạo ra các thông điệp được ghi âm sẵn và phát qua giọng nói máy tính, mang lại cho khách hàng trải nghiệm liền mạch và trực quan mỗi khi gọi đến doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp muốn mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho khách hàng. Với phần mềm tổng hợp giọng nói này, bạn có thể tạo các thông điệp tùy chỉnh cung cấp đầy đủ thông tin cho khách, mà không cần đến tổng đài viên trực tiếp.
API IVR chuyển văn bản thành giọng nói hoạt động như thế nào?
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói sử dụng các thuật toán phức tạp để chuyển đổi văn bản viết thành lời nói. Mỗi từ được phân tích thành các âm vị riêng lẻ, tức là đơn vị âm thanh nhỏ nhất trong ngôn ngữ. Phần mềm sau đó kết hợp các âm vị này để tạo thành từ đã nói. Kết quả là một giọng nói tự nhiên, do máy tính tạo ra để đọc các kịch bản mà bạn chuẩn bị.
Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là khả năng tạo các kịch bản tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh. Bạn có thể dựng các đoạn kịch bản cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng cũng như hướng dẫn họ trong hệ thống điện thoại để kết nối đúng phòng ban hoặc nhân viên phù hợp. Nhờ chức năng linh hoạt này, IVR TTS ngày càng được ứng dụng trong nhiều tình huống khác nhau.
Các tính năng chính của phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói có nhiều tính năng nổi bật giúp nâng cao trải nghiệm dịch vụ khách hàng:
- Tùy chỉnh giọng nói: Với phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói, bạn có thể lựa chọn nhiều giọng đọc khác nhau để đại diện cho doanh nghiệp. Điều này giúp xây dựng hình ảnh và giọng thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Kịch bản động: Phần mềm cho phép bạn xây dựng các kịch bản linh hoạt, thay đổi dựa trên phản hồi của khách hàng trong cuộc gọi. Nhờ đó, bạn có thể cung cấp thông tin và hỗ trợ mang tính cá nhân hóa mà không cần tổng đài viên thật.
- Báo cáo và phân tích: Phần mềm cung cấp các dữ liệu giá trị về hoạt động IVR như số lượng cuộc gọi, thời gian chờ,... giúp doanh nghiệp nhận diện điểm cần cải thiện và điều chỉnh hệ thống để phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, giúp bạn phục vụ khách hàng ở các thị trường khác nhau, mở rộng tệp khách hàng và nâng cao trải nghiệm cho mọi đối tượng.
- Chỉnh sửa chuyển văn bản thành giọng nói: Bạn có thể chỉnh sửa văn bản và thay đổi lời thoại dễ dàng, giúp cập nhật và điều chỉnh hệ thống một cách nhanh chóng.
Tóm lại, phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là một công cụ giá trị cho các doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng qua điện thoại một cách chuyên nghiệp, hiệu quả. Công nghệ này đã thay đổi hoàn toàn ngành hỗ trợ khách hàng bằng việc loại bỏ nhu cầu phải có nhân viên trực 24/7. Một số hệ thống thậm chí còn tích hợp nhận diện giọng nói để xác thực danh tính người gọi.
Nhờ phần mềm này, bạn có thể tạo thông điệp tùy chỉnh (bằng giọng người) để truyền tải đến khách hàng các thông tin cần thiết mà không cần tổng đài viên trực tiếp. Với các tính năng đa dạng như tùy chỉnh giọng đọc, kịch bản động, báo cáo phân tích, hỗ trợ đa ngôn ngữ và chỉnh sửa lời thoại, phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là công cụ mạnh mẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu vận hành doanh nghiệp.
Lợi ích khi triển khai phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói ngày càng phổ biến vì mang lại trải nghiệm cá nhân hóa, khác biệt cho khách hàng. Với TTS và phần mềm tổng đài hiện đại, bạn có thể chào khách hàng bằng các thông báo cá nhân và chuyển cuộc gọi tới đúng phòng ban hoặc nhân viên tùy theo nhu cầu. Điều này không chỉ giảm thời gian chờ và sự khó chịu mà còn mang lại trải nghiệm tích cực, tăng sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các lựa chọn tự phục vụ, giúp khách chủ động tra cứu thông tin và thực hiện các tác vụ cơ bản nhanh chóng, càng nâng cao trải nghiệm tổng thể.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một khách hàng gọi đến công ty viễn thông hỏi về sao kê hóa đơn. Với IVR chuyển văn bản thành giọng nói, khách hàng sẽ được chào bằng thông điệp cá nhân và hướng dẫn đến phòng thanh toán, nơi họ có thể tra cứu hóa đơn qua các tùy chọn tự phục vụ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho khách mà còn giảm tải công việc cho nhân viên trung tâm, giúp họ tập trung giải quyết các vấn đề phức tạp hơn.
Giảm thời gian chờ cuộc gọi
Một lợi ích quan trọng của phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là giúp giảm thời gian chờ khi gọi đến. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại và lọc bỏ những cuộc gọi không cần thiết, phần mềm giúp nhân viên tập trung giải quyết các vấn đề phức tạp hơn và giảm tải cho trung tâm liên lạc. Đồng thời, phần mềm còn có thể thông báo thời gian chờ dự kiến cho khách, giúp họ bớt khó chịu và cảm thấy thời gian chờ dễ chấp nhận hơn.
Ví dụ, một khách hàng gọi đến hãng hàng không để đặt vé có thể phải chờ rất lâu mới gặp được nhân viên. Nhờ IVR chuyển văn bản thành giọng nói, khách hàng sẽ biết thời gian chờ dự kiến và có thể chọn giữ máy hoặc nhận cuộc gọi lại khi có nhân viên sẵn sàng. Điều này không chỉ giảm bớt sự khó chịu của khách mà còn nâng cao hiệu quả xử lý của trung tâm tổng đài.
Nâng cao hiệu suất trung tâm cuộc gọi
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói giúp tối ưu hóa vận hành trung tâm cuộc gọi bằng cách tự động hóa một số nhiệm vụ và phân luồng cuộc gọi đến đúng bộ phận. Điều này giúp giảm tỷ lệ bỏ cuộc gọi và tăng tỷ lệ giải quyết ngay lần đầu tiên. Đồng thời, bạn cũng có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí vận hành.
Ví dụ, khách hàng gọi đến ngân hàng hỏi số dư tài khoản có thể được chuyển đến hệ thống IVR để nghe thông tin này mà không cần gặp nhân viên tổng đài. Nhờ đó, giảm tải cho nhân viên trung tâm và nâng cao hiệu quả xử lý cuộc gọi, giảm số lượng cuộc gọi cần sự can thiệp từ người thật.
Tiết kiệm chi phí và dễ mở rộng
Phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là giải pháp tiết kiệm chi phí lâu dài. Bằng việc tự động hóa một số công việc, bạn có thể giảm số lượng nhân viên cần thiết cho trung tâm cuộc gọi, từ đó tiết kiệm được một khoản lớn. Hơn nữa, phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép tăng hoặc giảm quy mô hệ thống tùy theo nhu cầu và lưu lượng cuộc gọi của tổ chức bạn.
Ví dụ, doanh nghiệp có lượng cuộc gọi tăng mạnh dịp lễ có thể dễ dàng nâng công suất IVR để đáp ứng nhu cầu mà không khiến khách chờ lâu, đồng thời không phải tốn chi phí thuê thêm nhân sự để xử lý lượng cuộc gọi tăng đột biến.
Tóm lại, phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm thời gian chờ, tối ưu hóa hiệu quả trung tâm cuộc gọi và tiết kiệm chi phí. Khi triển khai phần mềm này, doanh nghiệp có thể tự động hóa vận hành và mang đến cho khách hàng trải nghiệm cá nhân hóa, tiện lợi hơn.
Cách lựa chọn phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói phù hợp
Đánh giá nhu cầu doanh nghiệp
Trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói, bạn nên đánh giá kỹ nhu cầu kinh doanh. Xác định các vấn đề, thách thức hiện tại và xem xét IVR TTS có thể giải quyết như thế nào. Tìm nhà cung cấp có giải pháp tùy biến, phù hợp và linh hoạt với đặc thù doanh nghiệp của bạn.
So sánh các nhà cung cấp phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói hàng đầu
Khi so sánh các nhà cung cấp IVR TTS, bạn nên chú ý các tính năng cao cấp như: tùy chỉnh giọng nói, kịch bản động, báo cáo và phân tích. Đánh giá uy tín, kinh nghiệm và bảng giá của nhà cung cấp. Hãy ưu tiên những đối tác đã chứng minh được hiệu quả thực tế và có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn.
Tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt
Hãy chọn nhà cung cấp phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói có khả năng tùy chỉnh, hỗ trợ tích hợp với các hệ thống/công cụ khác. Như vậy, bạn có thể tạo trải nghiệm cá nhân hóa hơn về dịch vụ khách hàng, đồng thời phát triển giải pháp riêng biệt đúng với nhu cầu và quy định nội bộ doanh nghiệp.
Triển khai phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói tại trung tâm cuộc gọi
Đào tạo nhân sự
Sau khi bạn lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói, điều quan trọng là đào tạo cho nhân viên cách sử dụng hệ thống mới. Hướng dẫn họ về cách hoạt động, cách phần mềm hỗ trợ tối ưu hóa dịch vụ khách hàng. Cung cấp các công cụ, tài liệu cần thiết để đội ngũ có thể khai thác hiệu quả hệ thống.
Giám sát và điều chỉnh kịch bản IVR
Việc giám sát, điều chỉnh các kịch bản IVR là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động tối ưu. Phân tích lưu lượng và thời gian chờ cuộc gọi để xác định những điểm cần cải thiện. Tinh chỉnh lại các kịch bản nhằm nâng cao trải nghiệm và hiệu suất vận hành trung tâm cuộc gọi.
Đo lường tác động lên mức độ hài lòng của khách hàng
Để đánh giá tác động của hệ thống mới lên sự hài lòng của khách hàng, bạn nên khảo sát ý kiến phản hồi, tiến hành nghiên cứu và theo dõi các chỉ số như thời gian chờ, tỷ lệ giải quyết lần đầu, tỷ lệ bỏ cuộc gọi,... Từ đó đánh giá ảnh hưởng đến hoạt động trung tâm cuộc gọi và tiếp tục điều chỉnh, cải tiến nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thêm các giọng nói tự nhiên, tùy chỉnh vào IVR của bạn dễ dàng với giọng nói AI TTS hàng đầu của Speechify
Bạn đã chán những giọng nói máy móc, chung chung mà IVR truyền thống sử dụng và muốn khách hàng của mình có trải nghiệm tự nhiên, cá nhân hóa hơn khi liên hệ với hệ thống của bạn? Hãy lựa chọn ngay giọng AI TTS hàng đầu của Speechify. Speechify, một trong những nền tảng chuyển văn bản thành giọng nói tốt nhất, có khả năng chuyển đổi văn bản thành giọng nói sống động, tự nhiên trên nhiều định dạng. Nhờ công nghệ tiên tiến, bạn dễ dàng thêm giọng đọc tùy chỉnh vào hệ thống IVR của mình đến mức khách hàng sẽ ngỡ mình đang nói chuyện với tổng đài viên thật sự.
Các giọng nói tự nhiên của chúng tôi có sẵn nhiều ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Anh (Mỹ), nên bạn có thể phục vụ nhóm khách hàng rộng lớn hơn. Nhưng trình tạo giọng nói này còn hơn thế: nhờ tạo giọng đọc chất lượng cao theo thời gian thực, bạn có thể phát triển sự nghiệp mạng xã hội hoặc podcast của mình. Speechify cũng hỗ trợ học online và giúp bạn nghe nhanh hàng loạt sách nói, file audio từ Amazon hoặc các nền tảng khác. Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói của Speechify còn hỗ trợ người khuyết tật học tập, ví dụ người mắc chứng khó đọc, đảm bảo không ai bị bỏ lại phía sau. Hãy nâng cấp IVR của bạn với giọng AI TTS của Speechify để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Q1: Tôi nên chú ý điều gì khi chọn phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói?
Bạn nên lựa chọn phần mềm có giọng đọc tự nhiên, chất lượng cao, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, có giao diện thân thiện để dễ tùy chỉnh và thể hiện đúng chất giọng thương hiệu của bạn.
Q2: Tôi có thể tùy chỉnh các phản hồi trong phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói không?
Có, hầu hết các phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói đều cho phép bạn tùy chỉnh phản hồi và lựa chọn menu phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Q3: Có phần mềm IVR chuyển văn bản thành giọng nói miễn phí không?
Dù có thể tồn tại các lựa chọn miễn phí hoặc mã nguồn mở, nhưng đa phần chúng không có đầy đủ tính năng tiên tiến, khả năng tùy chỉnh cao và dịch vụ hỗ trợ như các giải pháp trả phí.
