IVR, hay còn gọi là Hệ thống trả lời thoại tự động, là công nghệ được sử dụng rộng rãi tại các tổng đài và trung tâm liên hệ nhằm tự động hóa tương tác với khách hàng và tối ưu hóa quy trình xử lý cuộc gọi. Một thành phần quan trọng của hệ thống IVR là các lời nhắc thoại giúp hướng dẫn người gọi lựa chọn các tùy chọn trong menu và cung cấp thông tin quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu IVR là gì, nguyên lý hoạt động, ví dụ về lời nhắc và lời chào, quy trình tạo ghi âm IVR chỉ với năm bước, vai trò của Speechify như một giải pháp hàng đầu cho ghi âm IVR, các câu hỏi thường gặp, cũng như khả năng cung cấp voice over IVR bằng nhiều ngôn ngữ.
IVR là gì?
IVR, hay còn gọi là Hệ thống trả lời thoại tự động, là một hệ thống điện thoại tự động cho phép người gọi tương tác với menu máy tính thông qua giọng nói hoặc phím bấm trên điện thoại. Hệ thống này thường được sử dụng để xử lý khối lượng lớn cuộc gọi, cung cấp các lựa chọn tự phục vụ cho khách hàng và chuyển hướng cuộc gọi đến các bộ phận hoặc nguồn thông tin phù hợp một cách hiệu quả.
Nguyên lý hoạt động của IVR
Khi người dùng gọi đến một số điện thoại, họ sẽ được chào bằng các lời nhắc thoại đã được thu âm sẵn để hướng dẫn qua các tùy chọn menu. Người gọi có thể lựa chọn thông qua bàn phím điện thoại hoặc bằng các lệnh giọng nói. Dựa trên lựa chọn của người dùng, hệ thống IVR sẽ áp dụng các quy tắc định tuyến để chuyển tiếp người gọi đến đúng điểm đến, có thể là kết nối với tổng đài viên, truy cập thông tin, hoặc để lại tin nhắn thoại.
Ví dụ về lời nhắc và lời chào:
Các lời nhắc và lời chào thoại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm IVR chuyên nghiệp và nhất quán. Một số ví dụ về lời nhắc thoại:
- Lời chào mở đầu: "Cảm ơn quý khách đã gọi! Cuộc gọi của quý khách rất quan trọng đối với chúng tôi. Vui lòng lắng nghe các lựa chọn sau đây."
- Tùy chọn menu: "Để được tư vấn bán hàng, bấm phím 1. Để được hỗ trợ khách hàng, bấm phím 2. Để được hỗ trợ về hóa đơn, bấm phím 3."
- Thông báo khi giữ máy: "Vui lòng chờ trong giây lát trong khi chúng tôi kết nối quý khách với tổng đài viên đang sẵn sàng tiếp theo. Cuộc gọi của quý khách rất quan trọng với chúng tôi."
Cách tạo giọng nói IVR trong 5 bước đơn giản:
- Xây dựng kịch bản IVR: Xác định các tùy chọn menu và lời nhắc thoại phù hợp với nhu cầu kinh doanh và khách hàng của bạn.
- Chọn giọng đọc chuyên nghiệp: Lựa chọn nghệ sĩ lồng tiếng chuyên nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ voice over để tìm giọng phù hợp với hình ảnh thương hiệu và tạo trải nghiệm tích cực cho người gọi.
- Ghi âm lời nhắc: Thu âm tại studio hoặc sử dụng dịch vụ ghi âm từ xa để có được các bản lồng tiếng chất lượng cao, tự nhiên và lôi cuốn.
- Chỉnh sửa và định dạng file âm thanh: Đảm bảo các lời nhắc được chỉnh sửa kỹ lưỡng, tối ưu và lưu dưới định dạng âm thanh phù hợp để tích hợp mượt mà vào hệ thống IVR của bạn.
- Kiểm tra và triển khai: Thử nghiệm toàn diện các bản ghi âm IVR trong hệ thống điện thoại để đảm bảo lời nhắc rõ ràng, chất lượng âm thanh tốt và quá trình chuyển hướng chính xác.
Speechify: Giải pháp hàng đầu cho ghi âm giọng nói IVR
Speechify cung cấp công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói hiện đại, giúp chuyển đổi nội dung thành các bản ghi âm giọng nói tự nhiên. Với nhiều lựa chọn giọng AI và ngôn ngữ khác nhau, Speechify mang đến giải pháp tạo file ghi âm IVR và voice over IVR chất lượng cao, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Speechify giúp bạn không cần thuê diễn viên lồng tiếng để tạo nội dung IVR, rút ngắn thời gian triển khai, đồng thời đảm bảo sự đồng bộ giữa các lời nhắc IVR. Để biết thêm thông tin và nhận báo giá, hãy truy cập speechify.com.
Câu hỏi thường gặp
TTS giúp tự động hóa IVR như thế nào?
Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói (TTS) giúp chuyển đổi nội dung chữ viết thành lời nói, cho phép hệ thống IVR tự động hóa lời nhắc mà không cần ghi âm bằng giọng người thật. TTS giúp IVR tạo các phản hồi linh hoạt và động theo thời gian thực.
Voice over cho IVR hỗ trợ bao nhiêu ngôn ngữ?
Voice over cho IVR có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ như tiếng Anh, Tây Ban Nha, Pháp, Đức, Ả Rập và nhiều ngôn ngữ khác. Số lượng ngôn ngữ hỗ trợ có thể thay đổi tùy vào diễn viên lồng tiếng và dịch vụ TTS cung cấp. Tóm lại, ghi âm giọng nói IVR giữ vai trò then chốt trong việc mang đến trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhờ có các lời nhắc chất lượng cao, hệ thống IVR có thể hướng dẫn khách hàng qua các tùy chọn menu và cung cấp thông tin quan trọng. Quy trình tạo ghi âm IVR bao gồm xây dựng kịch bản, lựa chọn giọng đọc chuyên nghiệp, ghi âm, định dạng tập tin âm thanh và kiểm tra triển khai. Speechify mang đến giải pháp tối ưu cho ghi âm IVR, sử dụng công nghệ chuyển đổi văn bản thành giọng nói tiên tiến để tạo các lời nhắc tự nhiên bằng nhiều ngôn ngữ. Với Speechify, doanh nghiệp có thể nâng cấp hệ thống IVR, tối ưu tương tác với khách hàng và tạo ấn tượng tích cực với người gọi.
