PDF vs PDF/a

Số hóa tài liệu đã mang đến nhiều định dạng tệp khác nhau, mỗi loại phục vụ những mục đích riêng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào sự khác biệt giữa PDF và PDF/a, làm rõ ý nghĩa, ứng dụng và lợi ích cụ thể của từng loại.

Các loại PDF khác nhau là gì?

PDF là viết tắt của Portable Document Format (Định dạng Tài liệu Di động). Đúng như tên gọi, đây là một định dạng tệp được chấp nhận rộng rãi để hiển thị tài liệu điện tử một cách nhất quán, bất kể phần cứng, phần mềm hay hệ điều hành. Tài liệu PDF có thể bao gồm liên kết, nút bấm, biểu mẫu, âm thanh, video và các logic nghiệp vụ.

Có nhiều phiên bản và biến thể PDF khác nhau, như PDF/a, PDF/X và PDF gốc. Mỗi loại hoặc phiên bản PDF lại phục vụ một mục đích riêng, trong đó PDF gốc là phổ biến nhất.

PDF là gì?

PDF, hay Định dạng Tài liệu Di động, là một định dạng tệp có khả năng giữ lại toàn bộ các yếu tố của một tài liệu in như một hình ảnh điện tử. Những tài liệu này có thể được điều hướng, in hoặc chia sẻ với người khác mà không cần phần mềm gốc đã tạo ra chúng.

Tệp PDF có phần mở rộng là .pdf

Tại sao và khi nào nên dùng PDF?

• Chia sẻ: Dễ dàng chia sẻ tài liệu mà không phải lo về sự tương thích phần mềm.
• Bảo mật: Tích hợp chữ ký số và chữ ký điện tử để tăng cường bảo mật cho tài liệu.
• Đa dụng: Có thể xem trên hầu hết mọi thiết bị mà không bị vỡ hay mất định dạng.

Tính năng của PDF

1. Tương tác:
2. • Liên kết: Liên kết tới nguồn bên ngoài hoặc các trang khác trong tài liệu.
   • Nút bấm: Có thể thực hiện các thao tác như gửi biểu mẫu.
   • Biểu mẫu: Các trường có thể điền để thu thập thông tin từ người dùng.
2. Nhúng đa phương tiện:
3. • Âm thanh và Video: Nhúng và phát nội dung đa phương tiện ngay trong tài liệu.
   • Hình ảnh: Nhúng hình ảnh độ phân giải cao với nhiều kỹ thuật nén khác nhau.
3. Ghi chú: Thêm bình luận, ghi chú, đánh dấu và nhiều hơn nữa vào tài liệu.
4. Bảo mật:
5. • Mã hóa: Bảo vệ nội dung khỏi truy cập trái phép.
   • Chữ ký số: Xác thực nguồn gốc và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu.
   • Đóng dấu watermark: Nhúng thông tin vô hình hoặc hữu hình lên tài liệu.
5. Nén: Giảm kích thước tài liệu bằng cách nén hình ảnh, văn bản và các thành phần khác.
6. Tính năng hỗ trợ tiếp cận: Các yếu tố như tag, văn bản thay thế và đánh dấu trang giúp người khuyết tật sử dụng dễ dàng hơn.
7. Hỗ trợ JavaScript: Thêm tính tương tác và tự động hoá tác vụ trong tài liệu.
8. Đồ họa lớp: Cho phép nhúng đồ họa nhiều lớp như được tạo trong phần mềm CAD.
9. Nội dung 3D: Nhúng và tương tác với mô hình 3D ngay trong tài liệu.
10. Cấu trúc tài liệu: Giữ nguyên bố cục, phông chữ và thiết kế đồng nhất trên mọi nền tảng

Lợi ích của PDF:

1. Giữ nguyên hình thức của tài liệu gốc.
2. Cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao.
3. Đảm bảo hiển thị đồng nhất trên nhiều nền tảng khác nhau.

Top 3 ứng dụng tạo PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (Tính năng "Lưu dưới dạng PDF")
3. PDFCreator cho Windows

Top 3 ứng dụng đọc PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Các trường hợp sử dụng PDF

1. Sách điện tử (E-books): PDF được dùng rộng rãi để tạo và phân phối sách điện tử nhờ khả năng tương thích đa nền tảng.
2. Hợp đồng kinh doanh: Các doanh nghiệp thường dùng PDF để chia sẻ và ký hợp đồng nhờ khả năng chú thích và ký điện tử tiện lợi.
3. Báo cáo và sách trắng: PDF mang lại định dạng chuẩn, giữ nguyên phông chữ, hình ảnh và bố cục, rất lý tưởng cho báo cáo và sách trắng.
4. Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn sản phẩm/phần mềm dạng PDF đảm bảo người dùng luôn xem đúng định dạng trên mọi thiết bị.
5. Biểu mẫu: Nhiều tổ chức lựa chọn PDF cho biểu mẫu vì có thể điền trực tuyến.
6. Thuyết trình: Đảm bảo chia sẻ và giữ nguyên định dạng slide.
7. Tạp chí và bản tin: Bản điện tử của ấn phẩm in thường ở định dạng PDF để đảm bảo giống bản in.
8. Vé và thẻ lên máy bay: Hãng hàng không, rạp hát, đơn vị tổ chức sự kiện thường sử dụng PDF cho vé điện tử.
9. Hóa đơn và biên lai: Doanh nghiệp thường gửi hóa đơn và biên lai dưới dạng PDF tới khách hàng.
10. CV và hồ sơ năng lực: Người đi làm sử dụng PDF để gửi CV và hồ sơ năng lực, đảm bảo giữ đúng định dạng.

PDF/a là gì?

PDF/a là một nhánh của PDF, được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Không giống như PDF thông thường, PDF/a yêu cầu nhúng tất cả các yếu tố (phông chữ, hình ảnh, văn bản, v.v.) sử dụng trong tài liệu, đảm bảo tài liệu sẽ hiển thị giống nhau sau nhiều năm.

Tệp PDF/a cũng có phần mở rộng là .pdf

Tại sao và khi nào nên dùng PDF/a?

• Lưu trữ tài liệu: Đặc biệt hữu ích khi cần lưu trữ lâu dài trong các lĩnh vực như pháp lý, y tế, cơ quan nhà nước.
• Bảo tồn: Đảm bảo tài liệu luôn đầy đủ và có thể xem được mà không phụ thuộc vào nguồn bên ngoài.

Tính năng của PDF/A

1. Bảo quản lâu dài: Được thiết kế riêng cho việc lưu trữ tài liệu điện tử lâu dài.
2. Tài liệu tự chứa:
3. • Nhúng phông chữ: Đảm bảo mọi phông chữ trong tài liệu luôn nhất quán.
   • Không phụ thuộc bên ngoài: Mọi thứ cần thiết để hiển thị tài liệu đều được lưu trong tệp.
3. Không có nội dung thực thi: JavaScript và các nội dung thực thi khác bị cấm nhằm đảm bảo khả năng bảo quản lâu dài.
4. Quản lý màu sắc: Cho phép màu sắc hiển thị đồng nhất và ổn định trên nhiều thiết bị, theo thời gian.
5. Tuân thủ tiêu chuẩn ISO: Tuân thủ tiêu chuẩn ISO 19005, đảm bảo khả năng đọc về sau.
6. Lưu trữ siêu dữ liệu: PDF/a hỗ trợ nhúng siêu dữ liệu ở định dạng XML, cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu.
7. Không có nội dung âm thanh hoặc video: Để bảo đảm lưu trữ lâu dài, không cho phép nhúng nội dung đa phương tiện có thể nhanh chóng lỗi thời.
8. Giới hạn nén: Chỉ những phương pháp nén phổ biến, ổn định như JPEG 2000 mới được chấp nhận.
9. Hỗ trợ tiếp cận: Hỗ trợ các tính năng như PDF có gắn thẻ để đảm bảo dễ tiếp cận.
10. Tính minh bạch: Việc sử dụng hiệu ứng trong suốt được quy định rõ ràng để đảm bảo hiển thị đồng nhất theo thời gian.

Lợi ích của PDF/a:

1. Đảm bảo lưu trữ tài liệu số lâu dài.
2. Tài liệu tự chứa; mọi thành phần hiển thị tài liệu đều đã được nhúng sẵn trong tệp.
3. Tuân thủ tiêu chuẩn ISO 19005, đảm bảo khả năng đọc trong tương lai.

Top 3 ứng dụng tạo PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Tạo file chuẩn PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (Tính năng lưu dưới dạng PDF/a)

Top 3 ứng dụng đọc PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer cho Windows
3. Foxit PhantomPDF

Trường hợp sử dụng PDF/a

1. Tài liệu pháp lý: Nhờ khả năng lưu trữ lâu dài, PDF/a là lựa chọn lý tưởng cho các tài liệu pháp lý cần truy xuất sau nhiều năm, thậm chí nhiều thập kỷ.
2. Hồ sơ y tế: PDF/a đảm bảo hồ sơ bệnh nhân, với phông chữ và hình ảnh nhúng, luôn nhất quán và dễ truy cập theo thời gian.
3. Tài liệu chính phủ: Chính quyền các cấp sử dụng PDF/a để lưu trữ những tài liệu quan trọng về mặt lịch sử/pháp lý.
4. Luận văn và luận án: Nhiều trường đại học yêu cầu sinh viên nộp luận văn dưới dạng PDF/a để bảo quản lâu dài các công trình học thuật.
5. Lưu trữ thư viện: Thư viện khi chuyển đổi tài liệu sang dạng số thường chọn PDF/a để lưu trữ sách, tạp chí, bản thảo cũ.
6. Lưu trữ doanh nghiệp: Công ty dùng PDF/a để lưu trữ báo cáo thường niên, biên bản họp và các tài liệu quan trọng khác.
7. Lưu trữ bảo tàng: Bảo tàng số hóa bộ sưu tập và hồ sơ thường ưu tiên PDF/a nhờ khả năng lưu trữ lâu dài.
8. Lưu trữ tin tức: Các cơ quan truyền thông khi số hóa dữ liệu thường sử dụng PDF/a để bảo quản bài báo, ảnh, ấn phẩm.
9. Dữ liệu nghiên cứu: Các nhà khoa học sử dụng PDF/a để lưu trữ dữ liệu tham khảo cho tương lai.
10. Tài liệu bất động sản: Với đặc thù cần lưu trữ lâu dài, PDF/a là lựa chọn tối ưu cho tài liệu liên quan tới bất động sản.

Sự khác biệt chính giữa PDF và PDF/a:

Dù cả hai định dạng đều dựa trên tiêu chuẩn PDF cơ bản, nhưng PDF/a được tối ưu hóa riêng cho việc lưu trữ với các tính năng và ràng buộc giúp đảm bảo tuổi thọ lâu dài. PDF thông thường thì linh hoạt hơn và cung cấp nhiều tính năng tương tác, phù hợp cho nhu cầu sử dụng và chia sẻ ngay lập tức.

1. Mục đích: PDF dùng để tạo tài liệu điện tử phục vụ sử dụng và chia sẻ ngay. PDF/a dành cho lưu trữ lâu dài.
2. Nhúng phông chữ: PDF/a bắt buộc phải nhúng phông chữ, trong khi PDF chỉ là tuỳ chọn.
3. JavaScript và tệp thực thi: Không cho phép trong PDF/a, nhưng PDF có hỗ trợ.
4. Tiêu chuẩn lưu trữ: PDF/a tuân thủ ISO 19005; PDF tuân thủ ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Tính năng</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Mục đích</td>

<td>Sử dụng chung</td>

<td>Lưu trữ lâu dài</td>

</tr>

<tr>

<td>Nhúng phông chữ</td>

<td>Tùy chọn</td>

<td>Bắt buộc</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Hỗ trợ</td>

<td>Không hỗ trợ</td>

</tr>

<tr>

<td>Tiêu chuẩn ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Tóm lại, dù PDF và PDF/a đều thuộc nhóm Định dạng Tài liệu Di động, nhưng chúng phục vụ những mục đích khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp người dùng lựa chọn đúng định dạng, phù hợp nhất với nhu cầu của mình.